Рапорт о командировке на столе босса

Обновлено: 20.05.2024

Для оформления командировки руководителю достаточно выпустить приказ и ознакомить с ним работника. А сотрудник после возвращения составляет и передает в бухгалтерию авансовый отчет с подтверждающими документами. Кроме того, внутренним документооборотом могут быть предусмотрены и другие документы — заявления, распоряжения и т.д. Но в некоторых случаях работодателю понадобится один особый — служебная записка. О ней и расскажем сегодня. Также вы сможете скачать готовый образец.

Зачем нужна служебная записка

Какие обычно в командировке возникают расходы:

проезд;
проживание;
суточные.

Кроме того, могут быть расходы на материалы, страховку, оплату пошлин и т.д. Но основных затрат всего три.

Чтобы подтвердить стоимость проезда, работник предъявляет проездные документы — билеты, квитанции, посадочные талоны и т.п.
Проживание подтверждается счетом, актом из гостиницы, договором на аренду жилья, чеками.
Суточные не требует документального подтверждения. Для их расчета достаточно приказа, в нем ведь указаны даты командировки. Правда точно определить суточные по приказу можно не всегда.

Представим себе, что работник должен был поехать в командировку поездом, прожить в гостинице четыре дня и вернуться. Но в итоге обстоятельства сложились так, что он отправился в поездку на личном автомобиле; вместо гостиницы, на которую рассчитывали изначально, ему пришлось снять посуточно квартиру по договору, а в командировке он пробыл меньше времени, чем планировалось.

В итоге то, что указано в приказе, и фактические условия командировки отличаются. К тому же, даже если в приказе было указано, что сотрудник направляется в поездку на своем авто, бухгалтер может не знать подробностей — какой это автомобиль, например.

Конечно руководитель может издать еще один приказ, которым утвердит новые сроки и способ проезда, но для этого может использоваться и служебная записка. Работнику достаточно изложить в ней обстоятельства, приложить документы, а руководителю завизировать расходы.

В п. 7 Постановления Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки» устанавливается, что:

Срок пребывания в командировке по факту определяется документами на проезд. Если же он отправился в поездку на служебном, собственном или ином транспорте ( например, арендованном ), то срок указывается в служебной записке, а подтверждением служат прилагаемые к ней документы.
Если же и проездных документов нет, то срок будет определяться по документам о найме помещения для проживания.
Когда нет ни тех, ни других документов, тогда в служебной записке нужно просто указать фактический срок командировки, а подтвердить ее должен сотрудник принимающей стороны. Например, это может быть руководитель компании, в которую был направлен сотрудник .

Работодатель, в Положении о командировках или ином внутреннем нормативном акте, может предусмотреть и иные сведения, которые необходимо включить в записку (это не противоречит закону, ведь ни утвержденной формы служебной записки, ни жестких требований по ее заполнению нет). Это могут быть: данные об автомобиле, объяснения (например, почему сотрудник вместо гостиницы арендовал квартиру или задержался в дороге), информация об итогах командировки (ранее для этого использовался отчет о командировке, но он не является обязательным документом и его вполне можно объединить с запиской).

Благодаря служебной записке бухгалтер сможет точно определить, за какое количество дней нужно выплатить работнику суточные, узнать, на каком именно транспорте он ездил, где проживал, есть ли подтверждающие документы для этих расходов и почему сведения отличаются от указанных в приказе (если такие отличия есть).

Служебную записку следует составлять на имя непосредственного начальника или того, кто направлял сотрудника в командировку и санкционировал расходы. Именно после того, как ответственное лицо (лица) завизирует расходы, записка должна попасть к бухгалтеру, чтобы он принял ее к учету.

Какие документы приложить к служебной записке

Что касается проезда , то главным документом будет путевой лист . Проверяющие настойчиво его требуют и он содержит все необходимые данные — сведения об автомобиле, водителе, маршруте, километраже, расходе и марке топлива (например, если сотрудник расходовал бензин АИ 92, а принес чеки на дизтопливо — возместить такие расходы ему нельзя, т.к. этот вид топлива он не мог использовать в своем авто).

А вот остальные документы зависят от того, на каком именно транспорте работник передвигался.

Служебное авто

Т.к. автомобиль или в собственности, или в аренде у организации, то есть договоры, карточки учета и т.п. Поэтому документы на само авто не понадобятся. Зато нужны документы по расходам на топливо — чеки.

Если сотрудник покупал топливо по корпоративной карте, то следует указать это в служебной записке. Подтверждающим документом об оплате будет выписка со счета.

Арендованный автомобиль

Как правило, для того, чтобы такие расходы понести, работник должен предварительно согласовать с работодателем аренду (каршеринг), особенно, если изначально предполагался другой вариант поездки.

Планы на командировку могли измениться:

из-за аварии на железной дороге;
отсутствия билетов;
значительной задержки рейса;
производственной необходимости (к примеру, объект, на который необходимо добраться, находился в местности, куда можно доехать только на авто).

Если использование авто было внеплановым, сотруднику стоит дать пояснения — с чем связан выбор транспорта. Также необходимо предъявить такие документы как — договор аренды, чеки, акт приемки-передачи авто, акт оказания услуг (при аренде необязателен).

Если авто арендовано у физического лица вместо чека можно предъявить выписку со счета карты, подтверждающую перевод денег, расписку в получении наличных или чек из приложения «Мой налог», если физлицо является самозанятым.

Личный автомобиль

Оплата таких расходов может происходить несколькими способами. Если это авто организация брала в аренду у сотрудника на время командировки, то нужно смотреть условия договора аренды:

Если по договору в сумму аренды входят все сопутствующие расходы, в т.ч. топливо, то в авансовый отчет эти затраты не попадут. Они будут выплачены сотруднику по договору в сумме вознаграждения. В служебной записке достаточно сослаться на договор, к которому должны быть приложены копии (внесены сведения) водительского удостоверения и документа о праве собственности на авто.
Если ГСМ не входят в сумму аренды, то их расход можно компенсировать сотруднику отдельно, в т.ч. по авансовому отчету о командировке. Для этого нужно приложить чеки на бензин к отчету и указать на эти расходы в служебной записке.

По датам чеков можно косвенно определить сроки командировки и места, где побывал сотрудник. Если, например, он был командирован в Москву из Санкт-Петербурга, а чек на бензин у него из Тулы, то маршрут явно не совпадает и нужно запросить дополнительные объяснения или снять данные расходы из авансового отчета.

Главное — в служебной записке нужно отразить причины, по которым были понесены конкретные затраты. Примеры ситуаций, когда это может потребоваться:

Работник проживал не в гостинице, а арендовал квартиру.
Класс номера в гостинице выше, чем положено по положению о командировках

Кстати, тоже можно сказать и о проезде в поезде или самолете, если сотруднику положена оплата за эконом, а он купил билеты в бизнес-класс, то должен объяснить свой выбор. Если это было пожеланием сотрудника — лететь классом получше, то ему могут компенсировать только часть стоимости билета, соответствующую эконом-классу (для этого работник может запросить у перевозчика справку о стоимости). Если же билетов эконом-класса не было, а полет нельзя было перенести, то руководитель может решить компенсировать полную стоимость билета.

В счет включены дополнительные услуги — оплата стоянки, питания, интернета, бара и т.д.

Обратите внимание! В подпункте 12 пункта 1 статьи 264 НК указано, что принять в налоговом учете (по налогу на прибыль и аналогично для целей УСН) расходы на обслуживание в барах, ресторанах, в номере гостиницы нельзя (при условии, что такие услуги выделены в счете отдельно). Если же расходы включены в стоимость номера (например, по принципу all inclusive, «все включено») и отдельно не выделяются, то принять их в расходы можно.

Возместить сотруднику такие расходы и учесть их в бухгалтерском учете можно в любом случае, достаточно утверждения авансового отчета руководителем.

Наконец о суточных . Если иным образом утвердить срок пребывания в командировке нельзя, то бухгалтеру придется ориентироваться на отметки в служебной записке. Например, там может быть указано следующее:

Т.е. сделана отметка принимающей стороной. В форме служебной записки можно заранее предусмотреть соответствующие графы. Или приложить такое подтверждение как отдельный документ (справку).

Документальное подтверждение изложенных в служебной записке обстоятельств — обязательно. Без подтверждения, все, что написано в документе — только ничем не подкрепленные слова работника.

Образец служебной записки

Форма служебной записки может быть заранее разработана организацией и включена в комплект документов, участвующих в документообороте.

Целесообразно сделать бланк приложением к Положению о командировках, с которым нужно знакомить работников под роспись. В этом случае они также должны будут ознакомиться с формой и требованиями по ее заполнению.

Образец вы также можете скачать вот тут .

Читайте и другие статьи по теме командировок и авансовых отчетов из нашего блога:

Под служебной командировкой признается поездка сотрудника по распоряжению организации на определенный срок для выполнения какого-либо служебного поручения вне места его постоянной работы. Нормы и правила возмещения так называемых суточных, то есть командировочных расходов, а также оплату проезда и проживания компания устанавливает локальным нормативным актом. Таким актом может быть положение о служебных командировках, о котором и пойдет речь в нашей статье.

Рассмотрим, как разработать и утвердить данный локальный нормативный акт, а также приведем образцы необходимых для этого документов, которые можно скачать.

Как разработать положение о служебных командировках

При направлении работников в служебную командировку работодатель обязан сохранить за ними место работы, должность и средний заработок, а также возместить расходы, связанные с командировкой (ч. 1 ст. 167 ТК). Указанные гарантии в полном объеме должны быть предоставлены и работникам-совместителям (ч. 2 ст. 287 ТК).

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом, например, положением о служебных командировках, если иное не установлено Трудовым кодексом, другими федеральными законами, иными нормативными правовыми актами (ч. 4 ст. 168 ТК). Поэтому если работников часто отправляют в командировки, положение о таких поездках необходимо (ст. 168 ТК).

При разработке собственного локального нормативного акта о командировках фирма должна руководствоваться положением, утвержденным Постановлением Кабмина от 13.10.2008 № 749. Поскольку этим актом урегулированы далеко не все вопросы, касающиеся командирования сотрудников, многие моменты могут быть определены работодателем самостоятельно.

Теперь поэтапно рассмотрим порядок разработки положения о служебных командировках:

1. В первую очередь компании нужно отразить категории сотрудников, которые будут направляться в командировки. Обычно на практике в фирмах есть работники, которые бывают в командировках регулярно. А есть такие сотрудники, которые командируются крайне редко.

2. Нужно установить суточные, то есть суммы командировочных расходов. Они могут устанавливаться как в повышенном, так и в стандартном размере.

Налоговым кодексом (абз. 12 п. 1 ст. 217) предусмотрены предельные размеры суточных, которые не облагаются налогом на доходы физлиц. Если выплачиваются повышенные суточные: более 700 рублей по нашей стране и 2 500 рублей при командировании в зарубежные государства, то такие суммы сверх лимита будут облагаться страховыми взносами и НДФЛ. В некоторых случаях, например, для муниципальных служащих, могут быть установлены и более низкие нормы, например 100 рублей.

3. Нелишним будет прописать особенности оплаты командировки в выходной или праздничный день. В общем порядке за время пребывания в служебной командировке, в том числе за дни отъезда и приезда, а также дни в пути, за сотрудником сохраняется средняя зарплата. Но если работник находится в пути в свой выходной день, он считается привлеченным к работе в выходные дни. При этом рабочее время должно быть оплачено фирмой работнику в повышенном размере (ст. 153, 167 ТК, пп. 5, 9 положения, утвержденного постановлением Кабмина № 749).

Вместо повышенной оплаты выходного дня по заявлению сотрудника компания может предоставить другой день отдыха. Тогда день нахождения в пути оплачивается в одинарном размере, а день отдыха не оплачивается (ч. 4 ст. 153 ТК).

4. Работодатель вправе установить, в каком порядке будет происходить оформление работника в служебную командировку. Главным документом, свидетельствующим о таком направлении, служит приказ о командировании сотрудника. В этом документе необходимо указать цель, с которой работодатель отправляет сотрудника в командировку. Причины для рабочей поездки могут быть любые, необходимые организации, в рамках выполнения сотрудником своих должностных обязанностей в месте командировки. Но требовать от человека выполнения работы, не обусловленной трудовым договором, запрещается, за исключением случаев, предусмотренных Трудовым кодексом и иными федеральными законами (ст. 60 ТК).

Сейчас отменена обязанность работодателей выписывать командировочные удостоверения. Хотя некоторые компании продолжают использовать эти документы для внутреннего документооборота, чтобы прописать основания для командировки и цели направления своего сотрудника.

5. В положении о командировании целесообразно отразить документы, которые будут подтверждать пребывание работника в командировке и понесенные им расходы. Особенно актуально это в случае, если сотрудник отправляется в служебную командировку на личном автомобиле. В этой ситуации подтверждающими документам могут быть, к примеру, путевой лист, квитанции, кассовые чеки и счета.

6. Прописать особые случаи командирования. На практике возникают различные ситуации, когда сотрудник вернулся из командировки раньше или, наоборот, задержался посмотреть достопримечательности, заболел во время командирования и взял больничный. Порядок действия в таких случаях работодатель может определить заранее.

За время задержки в пути без уважительных причин сотруднику не выплачивается заработная плата, не возмещаются суточные расходы, расходы на наем жилого помещения и другие издержки. Если дата проездного документа не совпадает с датой начала или окончания командировки согласно приказу о направлении в командировку, а также в случае утраты проездных документов возмещение расходов на проезд облагается налогом на доходы физлиц по ставке 13%.
Продление срока командировки допускается на основании письменного заявления сотрудника, утвержденного руководителем организации либо другим уполномоченным лицом.
Досрочное возвращение из командировки, которое может произойти из-за более быстрого, чем планировалось, выполнения служебного поручения или, наоборот, невозможности его выполнения, согласовывается с непосредственным руководителем. Оплата командировочных расходов в этом случае производится за время фактического пребывания в командировке.
Самовольный выезд из служебной командировки сотрудника без уважительных причин и согласования с непосредственным руководителем является нарушением трудовой дисциплины. В данном случае транспортные командировочные расходы оплате не подлежат.
Если на период командировки пришелся больничный работника, работодатель при необходимости может продлить ее срок. За весь период болезни компания должна выплатить работнику суточные в полном объеме и компенсировать расходы на жилье, не включая дни нахождения сотрудника в стационаре. А вот средний заработок за дни болезни работодатель сохранять не обязан. За первые три дня фирма выплачивает пособие по временной нетрудоспособности, за остальные дни его выплатит территориальный орган ФСС.

7. Спорным вопросом, который фирма может решить в положении о командировании на свое усмотрение, являются выплаты при направлении в однодневные командировки. С одной стороны, работник находится вне места осуществления основной работы. С другой — может возвратиться в тот же день домой.

Приказ об утверждении положения о командировках

Положение о служебных командировках, как и любой другой локальный нормативный акт предприятия, должно быть утверждено приказом руководителя. Этот приказ составляется в свободной форме. Специальные требования к его оформлению могут быть установлены инструкцией по делопроизводству или другим локальным нормативным актом компании. В приказе могут быть указаны:

дата ввода положения в действие;
срок ознакомления с ним работников;
перечень лиц, ответственных за исполнение приказа.

При составлении приказа можно ориентироваться на ГОСТ Р 7.0.97-2016, утвержденный Приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст, которым регламентируется оформление организационно-распорядительных документов, в том числе и приказов. В целях применения ГОСТ Р 7.0.97-2016 также разработаны методические рекомендации к нему.

Формулировки приказа должны быть исчерпывающе точными, конкретными, не допускающими различных толкований. Приказ об утверждении положения может быть составлен на фирменном бланке организации. Вверху указывают полное или краткое наименование компании, а также ее эмблему и товарный знак, при его наличии. Ниже прописывают наименование вида данного документа — приказ, регистрационный номер и дату приказа, город места составления, наименование приказа (к примеру, «Об утверждении положения о служебных командировках»).

В вводной части документа необходимо отразить основание для его подготовки, указать пункты и статьи законодательных актов, регулирующих вопросы направления сотрудников в служебные командировки. Преамбула может звучать так:

«Руководствуясь статьей 8, ч. 1 ст. 22, ст. 166–168 Трудового кодекса, постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749 „Об особенностях направления работников в служебные командировки“ и в связи с необходимостью регулирования порядка направления работников в командировки, приказываю. ».

В тексте приказа нужно отразить следующую информацию:

сведения об утверждении разработанного положения, которое в обязательном порядке должно являться приложением к приказу. При этом на первом листе приложения в правом верхнем углу необходимо написать «Приложение № 1», затем указать реквизиты приказа. К примеру: «Приложение № 1 к приказу ООО „Весна“ от 19.04.2022 № 23/2022». Следует прописать дату ввода в действие положения. Это может быть либо конкретная дата, либо указание на то, что документ вступает в силу со дня подписания приказа о его утверждении;
сведения о лице, на которое возлагается контроль за исполнением приказа. Это может быть как руководитель, так и другой назначенный работник;
сведения о лицах, с которыми согласован данный приказ, если подобный порядок координирования применяется в компании.

Подписывается приказ руководителем организации или иным уполномоченным лицом. Порядок следующий: указывается должность, ставится подпись и ее расшифровка. Ознакомление с приказом ответственных лиц должно проходить под подпись, перечень таких лиц указывается в тексте документа.

Когда приказ утвержден, порядковый номер документа необходимо проставить в журнале регистрации распоряжений. Только после утверждения приказом положение о командировании вступает в силу и должно быть доведено до сведения работников.

Организация может когда угодно и сколько угодно раз вносить изменения и дополнения в положение о служебных командировках. Для этого нужно издать приказ об изменении прежнего локального нормативного акта или утвердить новый в рассмотренном выше порядке (п. 1 письма Роструда от 22.03.2012 № ).

Служебная записка на командировку - образец 2022

Служебная записка на командировку - образец 2022 года приведен в нашей статье - понадобится, если командированный не использует для проезда общественный транспорт дальнего следования и у него отсутствуют проездные документы, подтверждающие даты отъезда и возвращения. Рассмотрим как составить такую записку и разъясним нюансы оформления командировки.

Чем обычно подтверждают даты командировки

Для оформления служебной поездки действуют всего 2 документа:

распоряжение (приказ) работодателя о направлении в командировку;
отчет работника о расходах по командировке (авансовый отчет).

Важным показателем для служебной поездки является ее фактическая продолжительность (количество дней нахождения в ней), от которой зависит общая сумма начисляемых работнику суточных.

В приказе о командировке обычно указываются ориентировочные даты отъезда и приезда, а фактические дни пребывания в командировке можно подтвердить несколькими способами (постановление Правительства РФ от 13.10.2008 № 749):

при наличии проездных документов — по датам, указанным в них, с учетом времени, которое необходимо для того, чтобы добраться до места отправления (прибытия) транспорта, если оно находится за пределами населенного пункта отъезда (приезда);
при отсутствии проездных документов — по датам документов о проживании. При этом даты отъезда и приезда можно обосновать служебной запиской, поясняющей способ отъезда в командировку и возвращения из нее;
при отсутствии и проездных документов, и документов о проживании — служебной запиской, ссылающейся на иные подтверждения дат пребывания в командировке, одним из которых может быть документ, составленный принимающей стороной.

Можно ли подтвердить расходы электронными документами? Ответ дали эксперты КонсультантПлюс. Оформите пробный бесплатный доступ к системе и переходите в Путеводитель по кадровым вопросам.

Как оформить служебную записку на командировку

Отсутствие проездных документов обычно возникает при служебной поездке в одну или обе стороны на транспорте, не являющемся общественным. Это могут быть поездки:

На служебном автомобиле.
Личном транспорте.
Транспорте третьих лиц (по доверенности или в качестве пассажира). Возможность использования второго варианта (он отсутствует среди перечисленных в постановлении Правительства РФ от 13.10.2008 № 749) подтверждает письмо ФНС от 24.11.2015 № СД-4-3/20427.

Такой способ отъезда-приезда окажется возможным только при наличии предварительного разрешения работодателя и должен подтверждаться документами, свидетельствующими о реальном использовании транспорта. Основным из них будет путевой лист, оформленный на то транспортное средство, в отношении которого получено предварительное согласование. Косвенными подтверждениями явятся платежные документы на расходы, осуществленные по пути следования. Даты и наименования населенных пунктов в них должны соответствовать периоду и маршруту следования в место назначения.

О документе, устанавливающем особенности расходов, принимаемых работодателем при командировках, читайте в статье «Положение о служебных командировках - образец 2022».

Документальное подтверждение фактов, изложенных в служебной записке, является обязательным условием удостоверения реальности перемещения командированного. Не имеющая таких подтверждений служебная записка сама по себе не может считаться оправдательным документом, свидетельствующим об использовании служебного, личного или чужого транспорта для поездки в командировку (письмо МФ РФ от 20.04.2015 № 03-03-06/22368).

Соответственно, в случае отсутствия документов и на проезд, и на проживание наиболее разумным будет взять в месте командирования документ, подтверждающий пребывание командированного в месте назначения, и, главное, зафиксировать документально даты нахождения его там. Документ можно оформить в виде справки, имеющей подпись ответственного лица принимающей стороны и ее печать. Эта справка станет приложением к служебной записке командированного, обосновывающей даты нахождения в поездке.

Вариант документа, который может послужить образцом служебной записки на командировку, можно увидеть и скачать на нашем сайте по ссылке ниже:

Итоги

При отсутствии проездных документов даты нахождения в командировке могут быть подтверждены служебной запиской работника, направленного в командировку. Записка должна сопровождаться документальными свидетельствами фактов, изложенных в ней.

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Служебное задание на командировку - образец

Служебное задание на командировку в 2015 году попало в разряд необязательных бумаг при оформлении служебных поездок. Из нашего материала вы узнаете о порядке оформления задания и возможности применения заменяющих его документов.

Роль служебного задания

Служебное задание с незапамятных времен выступало обязательным звеном цепочки оформления командировочных бумаг: на его основе издавался приказ, вслед за которым появлялось командировочное удостоверение – с ним сотрудник фирмы отправлялся в служебную поездку.

Основная информация, отражаемая в служебном задании, – цель командировки. Ее заполняют перед отправкой сотрудника в поездку. После выполнения служебного поручения оформляется вторая часть документа с названием «Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении», из содержания которой делается вывод об эффективности служебного путешествия сотрудника фирмы и обоснованности командировочных расходов.

Такой механизм до 2015 года позволял документально отследить каждый шаг командированного работника и подтвердить расходы, что соответствовало требованиям закона о бухучете от 06.12.2011 № 402-ФЗ. Для целей налогового учета это было не менее важно – контролеры тоже не обходили вниманием степень полноты «командировочного» пакета документов.

ВАЖНО! Обязанность оформлять служебное задание была закреплена в п. 6 Положения о командировках, утв. постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749.

Эту налаженную и проверенную годами систему оформления и сбора «командировочного» комплекта бумаг нарушило постановление Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595, внесшее корректировки в Положение о командировках.

В результате с января 2015 года из вышеуказанного «командировочного» комплекта исчезли все звенья (кроме приказа), включая служебное задание.

Альтернативный вариант

Исчезновение служебного задания из текста Положения о командировках совсем не означает, что бумагу с таким названием необходимо исключить из внутрифирменного документооборота.

Для оформления командировки по-прежнему можно использовать всю вышеописанную документальную цепочку. Единственное ограничение: статус «командировочного» пакета документов изменился – он больше не может служить официальным подтверждением ни факта служебной поездки, ни понесенных в связи с этим расходов.

Выйти из положения в этой ситуации поможет простой прием – можно модифицировать приказ о направлении сотрудника в командировку (унифицированной ф. Т-9), включив в него строку «Цель командировки».

С формой основного документа, отправляющего работника в командировку, знакомьтесь на нашем сайте: см. материал «Унифицированная форма № Т-9 - приказ на командировку».

Но следует соблюсти условие: разработанная собственными силами форма приказа должна быть закреплена локальным актом, например внутрифирменным Положением о командировках (ч. 1 ст. 8 ч. 1 ст. 22 ТК РФ).

Для оформления командировочного удостоверения, служебного задания и отчета о его выполнении можно применять унифицированные формы № Т-10 и №Т-10а (утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 №1) или формы, самостоятельно разработанные работодателем.

Для принятия решения о том, нужно ли вам оформлять служебное задание на командировку, советуем изучить несколько мнений. Авторитетное мнение экспертов К+ смотрите в Путеводителе по кадровым вопросам, получив бесплатный пробный доступ .

Как заполнить служебное задание

Если фирма решила не отказываться от привычного набора командировочных документов и предусмотрела их форму во внутреннем локальном акте, порядок оформления служебного задания будет содержать следующие этапы:

получить решение руководителя о направлении сотрудника в командировку;
заполнить гр. 1–11 табличной части служебного задания;
ознакомить сотрудника, отправляющегося в служебную поездку, с его заданием и целью командировки.

Обычно для оформления служебного поручения применяется унифицированная форма Т-10а, основная часть которой представлена таблицей из 12 граф.

Венчает форму общая информация: наименование фирмы, номер и дата служебного задания. На центральном месте этого одностраничного документа расположена информация о сотруднике, отправляющемся в служебную поездку (Ф. И. О., табельный №, место работы и должность). Графы 3–8 посвящены непосредственно командировке: они включают наименование пункта назначения и срок командировки (даты начала, окончания и ее длительность).

Графа 9 предназначена для указания организации-плательщика. В большинстве случаев таковой является сама фирма, чей сотрудник направляется в командировку. В отдельных ситуациях специалисты фирмы могут выезжать в командировки по просьбе (заявке) сторонних контрагентов (заказчиков), тогда возмещение командировочных расходов может возлагаться на заказчиков (это условие оговаривается в договоре).

Графа 10 «Основание» заполняется реквизитами приказа (распоряжения) руководства о командировке или в ней может присутствовать формулировка «План командировок» (если поездка осуществляется по плану).

Заполненная графа 11 описывает задание (цель) служебной поездки, и на этом оформление служебного задания останавливается до момента возвращения командированного сотрудника к месту постоянной работы.

Впоследствии служебное задание заполняется уже самим сотрудником – в графе 12 ему необходимо кратко отчитаться о проделанной в командировке работе.

Завершает процесс заполнения служебного задания подписание этого документа работником и руководителем, а также заполнение строки «Заключение о выполнении задания». В указанной строке руководитель дает оценку проделанной сотрудником в командировке работе.

Образец служебного задания смотрите на нашем сайте.

Считается ли прогулом невыход на работу после возврата из командировки раньше установленного срока, узнайте в консультации эксперта Роструда, получив бесплатный пробный доступ к КонсультантПлюс.

Служебное задание на командировку состоит из двух частей – поручения руководства и отчета сотрудника о его выполнении. Документ стал носить необязательный характер с 2015 года, но может применяться для внутренней внутрифирменной отчетности.

Читайте также: