Модератор круглого стола это

Обновлено: 25.04.2024

Круглые столы — это один из самых популярных «имиджевых» форматов для проведения специальных мероприятий.

По сути своей, круглый стол как ивент-формат представляет собой площадку для дискуссии ограниченного количества человек (по умолчанию, экспертов, гуру, уважаемых в той или иной области специалистов), но чаще всего подается аудитории как шоу, в разумных пределах, разумеется.

С другой стороны, дискуссия является все же обязательной, определяющей и самой объемной частью подобных специальных мероприятий. В рамках нашего сегодняшнего материала речь пойдет об особенностях круглых столов как ивент формата, практике их проведения и возможных ошибках, которых организатору следует избегать.

Сразу отметим, что суть описываемого ивент-формата кроется в его названии — «круглый стол». Если схематично, то происходящее на таких специальных мероприятиях выглядит примерно следующим образом.

Некое количество человек собираются в определенном месте и общаются на заданную тему, обсуждают какую-то проблему, совместно ищут решение или просто спорят. Но очевидно, что в современном мире сухое и «исключительно по делу» общение пусть даже и именитых персон вряд ли будет интересно аудитории. Поэтому каждый проект, сработанный в описанных условиях, может нести в себе некую развлекательную составляющую, определенные элементы шоу.

Кроме того, не менее важным моментом является доступ аудитории к такому специальному мероприятию, ведь понятно, что какими бы полезными не были названные цели проекта (в качестве примера — «способы выхода индустрии из кризиса»), он не будет иметь того резонанса, если единственным, что получит аудитория, будет небольшая статья по итогам в индустриальном издании. Но обо всем по порядку.

Итак, одной из важнейших особенностей круглых столов как ивент-формата является их непредсказуемость, не реальная, ведь очевидно, что любой организатор пожелает максимально контролировать происходящее, а теоретическая.

Именно этот момент и делает круглые столы очень и очень привлекательным форматом для аудитории. Вообще, любые дискуссионные ивент-форматы (допустим, те же дебаты, которых в последнее время в некоторых общественных областях становится все больше и больше) одновременно являются относительно рискованным решением и в то же время предоставляют организатору несколько существенных преимуществ.

Татьяна Михайличенко, директор по развитию клуба бизнес-тренеров: «Круглый стол — это удобный формат для проведения дискуссий или обмена мнениями, который организуется для небольшого количества людей. Его цель — предоставить участникам возможность высказать свою точку зрения на обсуждаемую проблему, а в дальнейшем сформулировать либо общее мнение, либо чётко разграничить разные позиции сторон».

Игорь Чернов, компания «Корпоративные технологии»: «Круглые столы — очень специфичный формат. С одной стороны, он прост в проведении, но с другой, мало, где подойдет. В целом, организация круглых столов — это, в первую очередь, pR компании-организатора, а любые другие последствия являются косвенными. Плюс, судя по нашему опыту, круглые столы зачастую являются рискованными проектами: удалось найти классную тему, подобрать ярких гостей — вам повезло, если же нет, то это будет провал, о котором журналисты не преминут написать в газетах».

Главное заключается в следующем: любой проект в формате круглого стола автоматически привлекает внимание. Здесь сразу приведем пример. Одна крупная региональная транспортная компания столкнулась с проблемой узнаваемости ее бренда среди целевой аудитории. Было испробовано множество самых разнообразных инструментов, и в итоге выбор пал на описываемый ивент-формат.

Следующим шагом стал выбор темы. Добавим, что выбор темы, проблематики, актуальных вопросов для круглого стола — еще один определяющий момент. В нашем случае темой стали взаимоотношения частных транспортных компаний с чиновниками.

На специальное мероприятие были приглашены представители нескольких компаний, а также крупные региональные чиновники, что автоматически повысило статус проекта в значительной мере. Достаточно упомянуть, что упомянутый круглый стол освещался всеми телевизионными каналами региона; разумеется, в разной мере (от короткого сюжета в вечерних новостях до приглашения участника в воскресное ток-шоу).

Единственный минус того круглого стола, о котором идет речь, заключался в его закрытости: по понятным причинам на него пригласили лишь журналистов, а у любых других, желавших попасть, возможности сделать это не было.

Татьяна Михайличенко: «Если говорить о каких-то рекомендациях, то отмечу, что, регулярно организуя и принимая участие в круглых столах, я пришла к тому, что разделила функции модератора и человека, ответственного за регламент. Если одновременно следить за ходом обсуждения и временем, можно что-то упустить, особенно если количество участников больше 20-ти».

Из организационных же особенностей круглых столов как ивент-формата нельзя не упомянуть следующие:

· относительная дешевизна проведения по сравнению с некоторыми другими «открытыми» форматами;

· фокус на выступающих персонах, а не на контенте;

· серьезные ограничения в плане количества посетителей;

· упрощение в рамках проекта решений в области привлечения внимания средств массовой информации;

· определенная «камерность» мероприятий.

И в заключение этой части материала добавим несколько слов об еще одной особенности круглых столов как ивент-формата: в отличие от многих других видов специальных мероприятий они фактически не имеют жесткой структуры контента, — и это также очень важный момент.

Иными словами, у организатора практически нет инструментов прямого влияния на программу (мы не можем заставить гостей говорить то, что требуется нам), а есть лишь косвенные. К примеру, мы можем поделить все обсуждение на несколько смысловых блоков, оформив тем самым структуру ивента, но вот все происходящее в рамках этих блоков целиком и полностью зависит от ведущего круглого стола, модератора.

Ключевой элемент любого круглого стола — это модерация. Не будет преувеличением следующее утверждение: при прочих равных от ведущего на ивенте описываемого формата зависит практически все.

Его задача — не просто объявить состав участников, обозначить главные темы мероприятия и дать старт круглому столу, а держать в своих руках все происходящее от начала до конца.

Поэтому требования к профессиональным качествам ведущих в случае проведения круглого стола вырастают вдвое, а то и втрое.

Татьяна Михайличенко: «Основные сложности, на мой взгляд, заключаются в модерации. Ведущий должен уметь чётко формулировать проблему и не давать растекаться мыслью по древу. Умело выделять основную мысль предыдущего выступающего и с плавным логичным переходом предоставлять слово следующему, следить за регламентом и в идеале, быть беспристрастным».

Игорь Чернов: «От ведущего круглого стола зависит 80% успеха, я думаю. Это должен быть, прежде всего, профессионал своего дела, он должен уметь направлять разговор, вести его и добиваться от собеседников определенных реплик. Ну, как минимум, задавать направление. Также случаются на круглых столах и конфликты, так что ведущему необходимо быть готовым гасить их. В общем, круглый стол — «живое мероприятие», и уровень ведущего определяет многое».

Кроме того, не стоит забывать, что ведущий или модератор круглого стола ко всему прочему является еще и его фактическим участником. Таким образом, он должен не просто направлять дискуссию, но и частично принимать в ней участие, плюс акцентировать внимание участников на той информации, на которой требуется, где-то заострить внимание аудитории, где-то наоборот постараться максимально быстро перевести разговор в новое русло.

Очень часто на роль модератора круглого стола приглашают профессиональных телевизионных или радийных ведущих, что представляется, несомненно, правильным решением, но тут следует учитывать, что модератор обязан в минимально необходимом объеме обладать знаниями по заявленной теме.

Участие в круглом столе

Круглые столы как ивент-формат могут быть интересны нам не только как организаторам, но и как участникам. Специальные мероприятия описываемого типа предполагают некое равноправие между всеми заинтересованными лицами, поэтому участие в круглом столе может оказаться отличным способом для продвижения нашей компании.

Однако тут необходимо помнить, что неудачное участие в подобном проекте может оказаться очень серьезным негативным фактором в нашей дальнейшей работе.

Примерный список правил для компании, которая участвует в круглом столе, выглядит примерно следующим образом :

· круглый стол, как уже отмечалось, — это шоу для аудитории, поэтому наш представитель должен быть не только знатоком в обсуждаемой теме, но и уметь работать с аудиторией; к примеру, в ивенте участвуют двое: один прекрасно разбирается в проблеме, но все время бубнит в усы, а второй ведет себя ярко и говорит громко, — и в этом случае аудитория будет на стороне последнего, даже если он где-то ошибется;

· во время подготовки к участию в круглом столе мы должны изучать не только тему ивента, но и тех, кто будет в нем участвовать помимо нас, чтобы застраховаться от неприятных неожиданностей;

· ни в коем случае не стоит соглашаться на участие в круглом столе лишь ради самого факта участия: если нам нечего сказать, то лучше молчать;

· не следует в рамках круглого стола открыто заниматься продвижением нашего бренда, ведь главное на нем — это тема, которую предлагают к обсуждению организаторы, а мы всего лишь пришли отвечать и задавать вопросы.

В заключение же материала нам остается упомянуть еще пару любопытных мыслей. Во-первых, участие нашей компании (как, впрочем, и организация) в круглом столе является тем, о чем следует говорить. К примеру, всегда имеет смысл упомянуть подобные ивенты в резюме компании или, допустим, выложить собственный пост-релиз о том или ином ивенте на корпоративном веб-сайте.

А, во-вторых, круглые столы — это такой ивент-формат, которым не следует злоупотреблять: некоторые компании проводят десяток круглых столов в год, и этот путь, по мнению ряда экспертов, ошибочен, ведь со временем подобные проекты попросту приедаются аудитории. Специальное мероприятие, проводимое в таком формате, успешно лишь в том случае, если проводится в правильное время, в правильном месте и посвящено правильной теме.

Вы — модератор круглого стола

Для чего проводятся круглые столы? Чтобы создать аналитический контент. Подготовить одно выступление — серьезная задача для спикера, но успех круглого стола — в первую очередь забота модератора. Эта статья поможет организатору круглого стола определиться со стратегией проведения мероприятия и подготовиться к нему.

Мой первый раз

Свой первый настоящий круглый стол я провел 20 лет назад, на второй конференции «Компьютерный бизнес России». Я тогда понятия не имел, что это за работа и почему организатор конференции Александр Прокин, глава агентства «Дейтор», доверил мне, молодому журналисту, организовать и провести открытую дискуссию на тему «Имидж компании».

Источник: фотоархив Dator Communications

Учиться пришлось по ходу подготовки. Первый приглашенный топ-менеджер спросил: «Кто еще будет?». Тут же сочинился список приглашенных, который мы в итоге реализовали на 80%. Еще один директор по маркетингу поинтересовался списком вопросов — и список появился точно так же, на лету. Елена Жуплатова — участница, которой я особенно благодарен — тогда руководила продажами и маркетингом в московском представительстве компании OCS. Она спросила: «А не будет скучно?» — и подбросила две идеи. Первая: пригласить на дискуссию участника с заведомо непопулярными взглядами, которые тот не побоится высказать. Вторая: начать мероприятие с аудиовизуальной заставки, которая поможет слушателям адаптироваться к теме.

Круглый стол прошел на ура. Ролик с рекламой компьютерных компаний за последние восемь лет под аккомпанемент «The Entertainer» Скотта Джоплина с первых минут «включил» аудиторию. «Антагонист» — вице-президент компании, которого я попросил на полтора часа забыть о политкорректности — рубил правду-матку о PR и скрытой рекламе, чем снискал восторг и негодование зала в пропорции 50/50.

Как работает профессионал

Я понимал, что мне повезло. Вскоре мне повезло гораздо больше — я познакомился с настоящим профессиональным подходом Сергея Петровича Капицы. Сценарист «Очевидного — невероятного» и писатель-фантаст Виталий Бабенко пригласил меня вместе с педагогом Александром Гиглавым поговорить о проблемах взаимодействия человека и компьютера.

Мы обсуждали сценарий передачи несколько часов, моя личная подготовка к записи заняла несколько полных дней, за которые я перевернул горы материалов. Зато я смог, постукивая карандашом по экрану первой модели «коммуникатора» U.S. Robotics Pilot, сделать аудитории Первого канала крутое предсказание: в XXI веке с человеком, где бы он ни оказался, можно будет связаться при помощи вот таких вот устройств. Подключенные к интернету и наделенные функциями мобильных телефонов, они станут самым популярным аксессуаром.

Источник: «Очевидное — невероятное». Передачу можно посмотреть здесь

В ответ на мои футуристические откровения ученый и опытный телеведущий отреагировал без всякой подготовки и очень остроумно: лично ему иногда хотелось бы иметь телефон, на который вообще нельзя дозвониться, и далеко не ему одному. Так я узнал, что такое профессиональная подготовка к открытой дискуссии, когда экспертизу в теме показывают и спикеры, и ведущий.

Есть журналисты широкого профиля. Они разбираются в политике, бизнесе, технологиях, воспитании и животноводстве. Они проведут любую дискуссию, опираясь на харизму и интерес к себе как медийной личности. Если вы недостаточно популярны и не слишком разбираетесь в теме дискуссии, нужно серьезно подготовиться.

Одолейте столько статей по теме, сколько успеете. Посоветуйтесь со знающими людьми, какие книги стоит прочитать, — и прочитайте. Найдите документальные фильмы по вашей теме и устройте себе день кино. И помните — чем больше экспертов вы пригласили, тем более свободно вам нужно ориентироваться в теме.

Зачем это все?

Круглый стол — только форма. Подготовка круглого стола — организационная и аналитическая работа: вам предстоит собрать экспертов и квалифицированно вытащить из них информацию. Вы становитесь главным «автором» круглого стола как источника пользы для слушателей в зале, зрителей или читателей. На вас ложится основная часть работы по формированию контента. Какой бы тщательной ни была самостоятельная подготовка участников, ваша задача — вести дискуссию в заданном направлении, возвращаться к тому, о чем забыли сказать, корректно и вовремя останавливать тех, кто увлекся.

Последнее важно, даже когда круглый стол не идет в прямом эфире или на живую аудиторию. Пусть спикера «видит» только камера и «слышит» только микрофон, не стоит растрачивать его энергию на то, что не войдет в окончательный монтаж передачи или в готовый текст. Говорить, как и слушать, — работа. Далеко не все умеют делать это непрерывно. Планируйте круглый стол на полтора, максимум два часа и не теряйте бдительности: упустили время и не успели спросить спикера о главном — сами виноваты.

Форма и содержание: от нуля до пяти экспертов

Даже если вы подготовили повестку круглого стола заранее, не исключено, что в ходе подготовки ее придется дорабатывать. Это связано, в числе прочих факторов, с моделью проведения круглого стола. Представьте, что вы составили исчерпывающий список из пяти вопросов. Есть мнение, что идеальный состав круглого стола — шесть выступающих. Я в своей практике не ориентируюсь на эту цифру, но допустим, вы позвали шестерых. Это значит, что потребуется тридцать выступлений. Вы тридцать раз передадите слово. Если круглый стол длится один час, то на каждое выступление вместе с ремарками модератора придется отвести две минуты. «Скорость доверия» составляет 120 слов в минуту — как в этом абзаце. Смогут ли эксперты уложить смысл своих выступлений по каждому вопросу — мнение, личный опыт и советы слушателям — в два таких абзаца?

Вывод такой: на повестку из пяти вопросов у вас времени не хватит. Но остается коллизия — этот список вопросов придется подготовить и опубликовать, иначе эксперты или их PR-специалисты решат, что вы несерьезный организатор и в вашем мероприятии не стоит участвовать. Предложите эксперту ваш список не как повестку, а как тезисный план, из которого он волен выбрать вопросы, зная, что у него только пять минут на выступление.

Другое дело, если вы готовите «дуэль» — популярный вариант открытой дискуссии, в которой участвуют только два выступающих. Тут вы развернетесь с пятью вопросами, но не забывайте следить за драматургией дискуссии. Если в пылу спора эксперты пропустят какие-то тезисы, ничего страшного, лишь бы стаканами не кидались.

Мне приходилось вести и такие круглые столы, в которых не было никаких приглашенных экспертов, только зал. За полтора часа успеют выступить 10–12 слушателей. Еще раз призываю вас помнить: чтобы провести такое мероприятие, важно как можно лучше разбираться в теме. Или пригласите эксперта-соведущего.

Кто говорит?

Не забывайте, что вы — ведущий, а не выступающий. Ваша работа — вести дискуссию, а не высказывать собственное мнение. Во время подготовки сосредоточьтесь на личностях экспертов. Продумайте вопросы для каждого. Чем их опыт интересен аудитории? Нащупайте что-то, чем вызовете непосредственную реакцию и откроете фонтан их красноречия.

С каждым экспертом надо обязательно обсудить, что он расскажет, особенно — с чего начнет. У неопытных выступающих, как и у неопытных журналистов, есть слабость — они вкладывают душу, знания и опыт уже в пролог выступления. Это не работает. Во-первых, получится неописуемый сумбур, сложится впечатление, что у докладчика каша в голове. Во-вторых, докладчик выдохнется не через час, а уже через пять минут. Поэтому репетируйте. Пусть эти пять минут вечных истин услышите только вы, а на круглом столе эксперт сразу начнет с сути.

Где аудитория?

Важно, придут ли на круглый стол слушатели, которые зададут спикерам вопросы, выступят через интернет или по телефону. Если вы собрали дискуссию у себя в редакции и участников слушаете только вы и диктофон, ответственность чуть ниже. Вы потом отредактируете материал и уберете лишнее. Даже при поверхностном, но бережном редактировании устной речи цитата преображается.

«Не без минусов, конечно. Минус на данном этапе в том, что юридическая практика пока объективно оставляет желать лучшего, и не так много кейсов решения каких-то вопросов в судах. Не скрою, это не та вещь, которую хотелось бы обсуждать „на берегу“ с клиентами, но мы должны понимать, что если что-то пойдет не так, если наши дороги разойдутся, либо если мы вступим в состояние какого-то спора, то, возможно, мы будем прибегать к арбитражу в виде суда. Суд тоже должен понимать, как ему работать с этими бумагами, если суд у нас немного консервативен в этой части, то нам будет сложно наши позиции отстаивать. Но по большому счету, мы вкладываемся в будущее, мы движемся сами и понемногу подвигаем нашего законодательного регулятора тем, что все больше и больше компаний переходит на такой документооборот, все больше спрос на это. Так что это такая эволюционная штука, но, очевидно, какое-то количество грабель мы на этом пути соберем».

Стало

«Минус заключается в том, что юридическая практика пока скудновата — мало кейсов решения спорных вопросов в судах. Поэтому суды пока еще плохо понимают, как им работать с такими документами. Остается только вкладываться в будущее — чем больше компаний перейдет на новый вид документооборота, тем скорее наполнится и юридическая практика».

Чтобы получился приличный продукт, вы вольны редактировать текст, менять порядок изложения материала и выступлений, а потом просто утвердите материал со спикерами. Аналогичная лазейка останется у вас и в случае, если аудитория все-таки была, но крайне ограниченная. Например, редакционный междусобойчик с постоянными спикерами и слушателями. Такие я ежемесячно проводил в 2015–2016 годах, работая главным редактором журнала Intelligent Enterprise. Посмотрите на сайте этого издания, как мы готовили анонсы круглых столов и итоговые стенограммы. Никто из слушателей не будет возражать, если вы удалите ненужные и случайные реплики и общение спикеров между собой не по теме.

Другое дело — работа на обширную аудиторию в радио-, теле- или интернет-эфире. Время и внимание слушателей здесь ограничены, а вы, как модератор, отвечаете и за то, и за другое. Вы имеете право и даже обязаны прервать спикера, который слишком увлекся или повернул не туда, задавать наводящие вопросы, передавать слово, менять тему. Если это происходит в живом зрительном зале, то позаботьтесь о том, чтобы у вас был микрофон. Иногда организаторы мероприятий о подобных «мелочах» забывают, но микрофон — ваш штурвал, орган управления дискуссией.

Вопросы из зала определяют логику открытой дискуссии. Если вопросы приходят по телефону, СМС или через интернет, ваша команда их отфильтрует, чтобы не допускать реплик не по делу и не тратить эфирное время.

Раньше вместо звонков и СМС зрители писали записки из зала. Вот забавный случай из советского прошлого — встречу писателя Вениамина Александровича Каверина с читателями записывали для трансляции на телевидении. Ему передали пару «лишних» записок, одна гласила: «В романе „Два капитана“ доктор Иван Иванович учит Саню Григорьева говорить слова: „кура“, „седло“, „ящик“, „вьюга“, „пьют“, „Абрам“, а в телефильме Евгения Карелова слова „Абрам“ нет, почему?» Как рассказывают, Вениамин Александрович спокойно перешел к следующему вопросу, а соответствующие фрагменты передачи бдительное Центральное телевидение вырезало на монтаже.

Живой зрительный зал, который задает вопросы громко и вслух через микрофон, — это дракон, с которым все средства хороши. Действуйте по обстоятельствам: нормально отшутиться, потребовать передать микрофон по очереди, вызвать охрану. Я видел, как во время пленарного выступления бывшего генерального директора компании Cisco Systems Джона Чемберса на ежегодной конференций COMDEX в Лас-Вегасе к сцене пятитысячного зрительного зала прорвался незапланированный оратор с криками: «Джон Чемберс! Вы увольняете людей! Вы оставили тысячи людей без работы!». Такое происходит в любой стране и на форуме любого масштаба. Будьте готовы.

Чтобы провести круглый стол, недостаточно придумать тему, выбрать место, пригласить участников и слушателей, заказать легкие закуски. Вести круглый стол — серьезнее, чем выступать на нем. Именно от ведущего зависит, какой контент в конечном счете получат слушатели.

Как модерировать панельную дискуссию?

У тех, кто часто выступает на публичных мероприятиях, рано или поздно появляется приглашение выступить в качестве модератора панельной дискуссии (или круглого стола). И тут возникает вопрос: как модерировать панельную дискуссию?

Сразу скажем, что дело это очень непростое, более того — гораздо более сложное, чем собственное выступление с докладом или презентацией — и кроме того, к этому не готовят специально, поэтому мы опубликуем несколько советов для будущего модератора дискуссии:

1. Модератор готовит темы на круглый стол, поэтому:

Ему необходимо просмотреть заранее программу конференции и не готовить вопросы на те темы, которые будут подробно обсуждаться до вашего круглого стола. Иначе дискуссия может иметь бледный вид, а на все вопросы участники станут говорить, что эту тему только что обсудили, и на все заданные вопросы ответили в предыдущих докладах.
Во время конференции модератору необходимо присутствовать на всех предыдущих сессиях (чтобы знать, о чем уже говорили ранее и не задавать вопросы, на которые уже ответили полчаса назад). Надо всегда иметь запасные вопросы, на тот случай, если такое случилось и ваши заранее подготовленные вопросы обсудили до вас.

3. Темы должны быть сформулированы в виде конкретных открытых вопросов. Если просто предложить что-то обсудить, люди могут замешкаться и не начать обсуждение. Хороший вопрос состоит из двух, максимум трех предложений. Хороший вопрос должен быть «открытым» и давать широкие возможности для ответа.

Как модерировать панельную дискуссию

4. Необходимо четко спланировать время дискуссии: в среднем на один вопрос люди отвечают в течение 5 минут, хотя все зависит от вопроса — бывает и быстрее и дольше. Кроме того, необходимо заранее проговорить свои части (вступление, заключение, вводные к вопросам) чтобы понимать, сколько времени займет именно ваша речь.

5. Обязательно потребуется написать вступительное и заключительное слово, а также вводные по всем вопросам — это все нужно будет выучить наизусть.

6. Нужно быть готовым к тому, что в стрессе участники круглого стола, могут в своей речи ответить сразу на все ваши вопросы (поскольку они получили их заранее, и готовились), и спросить их потом будет не о чем.

7. На любой вопрос нужно быть готовым обстоятельно и аргументированно ответить самому, если участники не найдутся с ответом.

8. Будьте готовы, что участники могут быть опытнее и экспертное, чем вы (а так скорее всего и будет, если это ваш первый опыт модерации панельной дискуссии).

9. Нужно на конференции заранее познакомиться с каждым из участников, ещё раз обсудить вопросы и пообщаться, в том числе, чтобы потом не путать имена (табличек с текстом может не быть или вы их можете не видеть), а участников нужно будет называть по именам.

10. Состав участников должен быть разнородным, чтобы получилась хорошая дискуссия, но среди них могут быть неадекватны, которые либо будут говорить слишком много (и их не остановишь), либо не будут говорить вообще. Желательно иметь возможность отключать микрофоны участникам :). Ваш микрофон должен быть громче, чем у остальных.

11. Не стоит рассчитывать, что дискуссия пойдет по вашему сценарию — для этого нужно уметь манипулировать, перебивать людей (и иметь громкий голос).

12. Желательно иметь какую-то презентацию с вопросами (в том числе, чтобы участники видели, что сейчас обсуждается), но нужно быть готовым эту презентацию поменять в последний момент (если изменятся вопросы).

12. Хорошо, когда вопросы последовательно выстроены в цепочку и содержат какую-то логику. Но обсудить их в таком порядке, как запланировано будет очень сложно, люди скорее всего в первом своем ответе начнут отвечать на все вопросы сразу.

13. Для модератора вполне нормально иметь лист и ручку для записи каких-то моментов — заодно можно иметь с собой и подсказку в виде распечатки вопросов.

14. Не нужно обращать на себя много времени и внимания — главные в дискуссии эксперты, а не вы. 3-5 минут на вступление, 1-2 минуты чтобы задать вопрос (тезис), пара минут на заключение — вот так вполне нормально.

15. При планировании тайминга необходимо заложить время на вопросы и мнения из зала (если формат дискуссии их предполагает): 10-15 минут, если сессия длинная, больше часа. Если сессия короткая, то можно не закладывать.

16. Лучше заранее просмотреть записи на Youtube по панельными дискуссиям схожей тематики — чтобы понять смысл мероприятия. Не менее трёх видео, с разной динамикой, уровнем спикеров и уровнем организации.

Фрагмент из книги: "Модерация: искусство проведения заседаний, конференций, семинаров"

Добиваться большой продуктивности заседаний, конференций, семинаров и т.п., правильно готовить, проводить и заканчивать их, превращать пассивных слушателей в активных участников, закреплять достигнутые результаты — все это и многое другое позволяют сделать техники и инструменты модерации.

Что такое модерация? Что дает модерация?

Кого не тяготят нудные заседания, в конце которых из потока предоставленной информации не сделано никаких выводов? Между тем групповая работа становится все более важной, задания становятся комплексными, сил и компетенции отдельного сотрудника зачастую недостаточно. Модерация в свою очередь способствует достижению цели с оптимальным использованием креативности каждого члена коллектива, без лишних потерь рабочего времени.

Основная идея проведения модерации

Цель проведения модерации – наиболее полное вовлечение всех участников в рабочее заседание и во все фазы рабочего процесса. Таким образом обеспечивается оптимальное использование идей и энергии членов группы и гарантируется, что за счет перераспределения заданий все делают общее дело.

Принципы работы модерации:

систематичность (каждое отдельное действие логически следует за другим);
структурированность (каждый раздел работы рационально делится на части);
прозрачность (исключаются манипуляции любого рода).

Такая совместная работа доставляет удовольствие. А работа, приносящая удовольствие, приводит к хорошим результатам.

Модерация – способ систематического, структурированного ведения заседания с прозрачными методами в целях эффективной подготовки, проведения и подведения итогов встреч (конференций, семинаров). Модерация заседаний имеет и много других преимуществ.

Участники концентрируются на сути.
Результаты приобретают прозрачность.
Повышается уровень корпоративной культуры.
Растет мотивация коллектива.

Концентрация на сути

Профессиональная модерация может значительно повысить качество работы.

Помощь модератора позволяет участникам сконцентрироваться на существе темы рабочего заседания и заняться сбором и передачей своих профессиональных знаний независимо от прочих задач.

Доступность и прозрачность результатов Другой важный эффект: совместно полученные выводы и решения значительно повышают мотивацию каждого участника коллектива, так как каждый не просто информирован, а принимает посильное участие в принятии решения, опираясь на совместные разработки.

Многочисленные недопонимания, задерживающие движение к новым целям, в систематически организованной группе будут быстрее обнаружены и устранены. В результате по завершении модерированного заседания ни один участник не будет испытывать страх перед принятием важных решений.

Повышение уровня корпоративной культуры

Профессиональная модерация может значительно повысить уровень культуры общения и дискуссий, а также эффективность совместной работы в команде и организации в целом. Успех правильно модерированного рабочего заседания влияет на дальнейшую совместную работу в группах, повышает желание участников рассматривать другие точки зрения, принимать их и использовать в работе. Полученными знаниями и информацией сотрудники будут охотно пользоваться и обмениваться. В рамках модерированного рабочего заседания часто возникают неформальные контакты, которые в рабочее время могут оказаться чрезвычайно ценными.

Рост мотивации

Не в последнюю очередь модерация нацелена на устранение факторов, снижающих уровень мотивации сотрудников. Слишком часто рабочие заседания становятся скучными и бессмысленными из-за монологов и единоличных решений начальника, длительных выступлений словоохотливых сотрудников, отклонений и отступлений от темы, не относящихся к делу дискуссий, как то: личные нападки, многочасовые переговоры без видимых результатов. Хороший модератор в этом случае может вмешаться и инициировать открытое креативное обсуждение.

Когда стоит проводить модерацию?

Модерация требуется там, где люди стремятся достигнуть общей цели в командной работе, проектной группе, в ходе круглого стола или какой-то иной встречи.

Значение компетентных модераторов для организации невозможно переоценить.

Классическими предпосылками модерации служат ситуации, в которых группе или команде предстоит совместное достижение результатов. Вот некоторые типичные примеры.

Группе представили новый проект, организационную структуру или решения, и появляется удобный случай это обсудить.
На круглом столе хотят проанализировать проблему и принять верные решения.
Необходимо уточнить задачу проектной группы и сформулировать четкую цель с планированием времени и этапов работы.
Команда хотела бы произвести четкое распределение рабочих заданий по конкретному проекту.
Команде перед принятием важного решения необходимо встретиться и обсудить все аспекты.
Команда хочет собрать, обобщить и взвесить все идеи по поводу нерешенного вопроса и в итоге разработать проект его решения.
Два отдела должны найти выход из длительного конфликта.
Команда руководителей отделов хочет понять типичные причины несогласованности действий своих подразделений и устранить их навсегда.
Команда руководителей среднего и высшего звеньев хочет выработать годовую стратегию дальнейшей деятельности компании.

Что нужно для проведения успешной модерации?

Модерация не панацея и не волшебное средство. Модерация – определенный принцип действия, с помощью которого Вы соберете команду, сможете систематизировать энергию и идеи для работы над общими целями. Для этого требуются определенные условия. Важнейшее условие – достоверность и доверие, оказывающие влияние на культуру управления и общения. Проявляется это следующим образом.

Сотрудники должны быть в полной мере информированы о поводе, цели, основании и ожидаемых результатах работы, а также о пользе, которую принесет работа.
Вся важная информация должна быть доступна сотрудникам.
Совместная работа и общение в процессе модерации не должны блокироваться и тормозиться из-за иерархичности, субординации в коллективе. Должен быть гарантирован свободный и открытый обмен мнениями.
Во время совместной работы предпочтение отдается качеству аргументов, а не иерархическому статусу человека, их выдвигающего.
Особую ценность имеет принцип доверия: что сказано, то остается принципиальным в процессе модерации.

Обязанности модератора

Модератор должен играть роль посредника. Он оказывает помощь команде в постановке цели и ее эффективном достижении. Модератор может быть приглашен на заседание со стороны, а может быть выбран из сотрудников коллектива специально для проведения модерации.

Итак: будьте самим собой, не притворяйтесь, не играйте никакой роли — это залог успешной модерации.

Что входит в Ваши обязанности?

Как правило, Вы как модератор берете на себя подготовку, проведение и оценку результатов рабочего заседания. Команда должна быть освобождена от всех организационных вопросов, технических и методических процедур.

Как провести "круглый стол"

Круглые столы - это один из самых популярных форматов проведения научных мероприятий. По сути, Круглый стол представляет собой площадку для дискуссии ограниченного количества человек (обычно не более 25 человек; по умолчанию, экспертов, уважаемых в той или иной области специалистов).

Но не стоит использовать понятие «круглый стол» как синоним понятий «дискуссия», «полемика», «диалог». Это не правильно. У каждого из них свое содержание, и оно лишь отчасти совпадает с содержанием других. «Круглый стол» - это форма организации обмена мнениями. Каким при этом будет характер обмена мнениями, данный термин не указывает. В отличие от него, понятие «дискуссия» предполагает, что в ходе, например, «круглого стола» его участники не просто выступают с докладами по какому-то вопросу, но и обмениваются репликами, уточняют позиции друг друга и пр. В рамках дискуссии происходит свободный обмен мнениями (открытое обсуждение профессиональных проблем). «Полемика» же представляет собой особый вид дискуссии, в ходе которой одни участники пытаются опровергнуть, «уничтожить» своих оппонентов. «Диалог», в свою очередь, есть вид речи, характеризующийся ситуативностью (зависимостью от обстановки разговора), контекстуальностью (обусловленностью предыдущими высказываниями), малой степенью организованности, непроизвольностью и незапланированным характером.

Цель Круглого стола – предоставить участникам возможность высказать свою точку зрения на обсуждаемую проблему, а в дальнейшем сформулировать либо общее мнение, либо четко разграничить разные позиции сторон.

Организационные особенности круглых столов:

относительная дешевизна проведения по сравнению с другими «открытыми» форматами мероприятий;

отсутствие жесткой структуры, регламента проведения. То есть, у организатора практически нет инструментов прямого влияния на программу (нельзя заставить гостей говорить то, что требуется организаторам), а есть лишь косвенные. К примеру, можно поделить все обсуждение на несколько смысловых блоков, оформив, тем самым, структуру мероприятия, но вот всё происходящее в рамках этих блоков целиком и полностью зависит от ведущего Круглого стола; • существенные ограничения в плане количества посетителей;

Модерация (ведение).

Ключевой элемент любого Круглого стола – это модерация. Термин «модерация» произошел от итальянского «moderare» и означает «смягчение», «сдерживание», «умеренность», «обуздывание». Модератором называют ведущего «круглого стола». В современном значении под модерацией понимают технику организации общения, благодаря которой групповая работа становится более целенаправленной и структурированной.

Задача ведущего – не просто объявить состав участников, обозначить главные темы мероприятия и дать старт Круглому столу, а держать в своих руках все происходящее от начала до конца.

Правила для участников круглого стола:

участник должен быть знатоком обсуждаемой темы;

не стоит соглашаться на участие в Круглом столе лишь ради самого факта участия.

Этапы подготовки круглых столов:

1.Выбор темы. Здесь следует учитывать общее правило: чем конкретнее сформулирована тема, тем лучше. Кроме того, тема должна представлять интерес для слушателей.

2.Подбор ведущего (модератора) и его подготовка. Модератор должен обладать такими качествами, как коммуникабельность, артистичность, интеллигентность. Немаловажным является личное обаяние и чувство такта.

3.Подбор участников и определение экспертов Круглого стола. Суть любого Круглого стола в том, чтобы осуществить попытку «мозговой атаки» по определенной проблеме и найти ответы на какие-то важные вопросы. Для этого необходимо собрать в одном месте людей, обладающих необходимыми знаниями по проблеме, требующей освещения. Этих людей называют экспертами или специалистами. Инициатору необходимо наметить потенциальных экспертов, которые могли бы дать квалифицированные ответы на вопросы, возникающие в рамках обсуждения заявленной темы Круглого стола.

4.Предварительная рассылка вопросов предполагаемым участникам – осуществляется за 7-10 дней до Круглого стола;

5.Подготовка анкеты для участников Круглого стола – цель анкетирования состоит в том, чтобы быстро и без больших затрат времени и средств получить объективное представление о мнении участников Круглого стола по обсуждаемым проблемам. Анкетирование может быть сплошным (при котором опрашиваются все участники Круглого стола) или выборочным (при котором опрашивается часть участников Круглого стола).

6. Подготовка предварительной резолюции Круглого стола. Проект итогового документа должен включать констатирующую часть, в которой перечисляются те проблемы, которые обсуждались участниками Круглого стола. Резолюция может содержать конкретные рекомендации библиотекам, методическим центрам, органам управления разных уровней, выработанные в ходе обсуждения или решения, которые могут быть реализованы через определенные мероприятия с указанием сроков их выполнения и ответственных.

Методика проведения Круглого стола.

Варианты проведения «круглых столов»:

Первый вариант - участники выступают с докладами, затем проводится их обсуждение. При этом ведущий принимает в заседании относительно скромное участие - распределяет время выступлений, предоставляет слово участникам обсуждения.

Второй вариант - ведущий интервьюирует участников Круглого стола или выдвигает тезисы для обсуждения. В этом случае он следит за тем, чтобы высказались все участники, «держит» ход обсуждения в русле главной проблемы, ради которой организована встреча за «круглым столом». Такой способ проведения Круглого стола вызывает больший интерес у аудитории. Но он требует от ведущего большего мастерства и глубокого знания «нюансов» обсуждаемой проблемы.

Третий вариант - «методические посиделки». Организация такого круглого стола имеет свои особенности. Для обсуждения предлагаются вопросы, существенные для решения каких-то ключевых задач учебно-воспитательного процесса. Тема обсуждения заранее не объявляется. В этом случае мастерство ведущего Круглого стола заключается в том, чтобы в непринужденной обстановке вызвать слушателей на откровенный разговор по обсуждаемому вопросу и подвести их к определенным выводам. Целью таких «посиделок» является формирование правильной точки зрения по определенной педагогической проблеме; создание благоприятного психологического климата в данной группе слушателей.

Четвертый вариант - «методический диалог». В рамках такой формы Круглого стола слушатели заранее знакомятся с темой обсуждения, получают теоретическое домашнее задание. Методический диалог ведется по определенной проблеме между ведущим и слушателями или между группами слушателей. Движущей силой диалога является культура общения и активность слушателей. Большое значение имеет общая эмоциональная атмосфера, которая позволяет вызвать чувство внутреннего единства. В заключение делается вывод по теме, принимается решение о дальнейших совместных действиях.

Изложение материалов Круглого стола.

Наиболее часто встречающиеся варианты публикаций итогов дискуссий за «круглым столом» следующие:

краткое (редуцированное) изложение всех выступлений участников Круглого стола. В этом случае отбирается самое главное. Текст дается от имени участников в форме прямой речи. При этом ведущий Круглого стола должен обговорить с выступавшими, что именно будет отобрано для печати из каждого выступления. Данные правила диктуют этические требования, которые всегда необходимо соблюдать при работе с авторами текстов.

общее резюме, извлеченное из разных выступлений, прозвучавших в ходе обсуждения. По сути, это общие выводы по тому материалу, который прозвучал в ходе беседы или дискуссии Круглого стола.

Читайте также: