Завал бумаг на столе
Обновлено: 17.05.2024
Мы знаем несколько эффективных приемов, которые помогут достичь максимальной продуктивности и не сойти при этом с ума.
Как только большинство из нас перешло на удаленный режим работы, всем сразу стало понятно, что это не так просто, как могло показаться изначально. Наталья Семичева, соучредитель HR-агентства Harwest и платформы MotionTailor, поделилась методами, которые помогают ее командам оставаться эффективными.
Продуктивная работа в онлайн-среде требует такой же динамики личного взаимодействия, как и в оффлайне. Без этого мы начинаем чувствовать себя одинокими и социально неустроенными. Именно поэтому разговор о методах по повышению продуктивности лучше начать с обзора конкретных советов, как создать рабочую офисную атмосферу дома — со всеми ее плюсами и минусами.
Совет №1. Для эффективной работы надо эффективно общаться
Может показаться, что это не самое важное правило, но я бы поставила его на первое место. Ведь человек — существо социальное, и наш мозг не может определять себя без других людей. Если мы перестаем общаться и социализироваться, мы теряем часть своей личности. Поэтому во время удаленной работы особенно важно ощущать общность с людьми со схожими интересами.
Регулярные встречи — это индикатор здоровья вашей команды. Если ваши сотрудники раз в неделю по доброй воле приезжают в офис — просто подвести итоги недели, вместе поиграть в настольные игры, поболтать, съесть пиццу — это признак того, что атмосфера в вашей команде здоровая.
А еще это отличный способ командообразования. Безусловно, коллектив, как и личность, будет проходить через ряд кризисов и конфликтов — без них невозможно развитие. Но благодаря неформальному общению вы сможете урегулировать кризисные ситуации и помочь команде выйти на новый уровень.
Что делать в условиях удаленной работы, когда пятничные сборы в офисе стали невозможны? Переведите встречи в онлайн. Составьте всем коллективом правила регулярных созвонов и встречайтесь, чтобы подвести итоги недели.
Совет №2. Привычки и ритуалы
Формируйте онлайн-привычки, которые будут не только дисциплинировать, но и приносить удовольствие. Это как разгрести завал бумаг на столе в начале рабочего дня или разобрать почтовый ящик за первой чашкой кофе. В работе с распределенными командами такими ритуалами могут стать онлайн-митинги. На них могут решаться не только практические вопросы вроде оценки результатов, но и выстраиваться сплоченные отношения в коллективе.
Совет №3. Доверие
Эффективная работа может проходить только в условиях доверия участников друг к другу. Выстраивать и укреплять доверие возможно не только при личном общении, но и при переходе в онлайн. Например, при видеозвонках нужно включать камеру, чтобы все участники видели друг друга и могли отслеживать мимику и эмоции.
Еще один момент — важно внимательно слушать говорящего. Поэтому специалисты советуют отключать микрофон всем, кто в данный момент молчит — так никто не отвлечется на мяукающего кота или кричащего на заднем плане ребенка. А еще важно разнести в разные плоскости рабочие вопросы, чтобы совещание не превращалось в кавардак.
Совет №4. Готовьтесь к онлайн-встречам
Чтобы не тратить на переговоры и совещания большую часть дня, даже к онлайн-встречам обязательно нужно готовиться.
Есть отличная техника IDOARRT: до начала созвона определите цель встречи, желаемый результат, наметьте повестку, распределите ответственных, установите правила и ограничьте встречу по времени. И в самом начале озвучьте все эти пункты участникам. Так все смогут быть более эффективными, а митинг не превратится в разговор на отвлеченные темы, который закончится ощущением «что это было и зачем я потратила на это полчаса своей жизни».
Еще один полезный инструмент для проведения митингов — так называемые whiteboards, или аналоги обычным доскам. Если в офисе вы записывали основные моменты или рисовали удобные схемы на досках, то вам просто необходимо зарегистрироваться в одном из сервисов (читайте также: «Онлайн-этикет: как общаться в рабочих чатах, чтобы не испортить карьеру»).
Совет №5. Берегите свое и чужое время
Тайм-менеджмент помогает лучше организовать свой рабочий день и повысить личную и командную эффективность. Существует ряд полезных техник, о которых поговорим подробнее.
Хронометраж
Кому подходит: руководителю, чтобы оптимизировать рабочий процесс; сотрудникам для оптимизации личного и рабочего времени.
Зачем использовать: учет рабочего времени с помощью хронометража проводят, чтобы установить среднюю продолжительность операций, разработать нормы времени, а также изучить приемы и методы передовых рабочих (то есть перенять лучший опыт).
Описание: замеряйте и фиксируйте продолжительность всех выполняемых действий. А после изучите, сколько времени занимают различные операции, и сделайте выводы.
Контекстное планирование
Кому подходит: метод актуален для всех.
Зачем использовать: исчезает необходимость выделять под гибкие несрочные задачи отдельные слоты — их можно выполнять в подходящий момент без риска забыть.
Описание: структурируйте список дел в соответствии с оптимальными для выполнения конкретных задач контекстами. Например, по месту или исходя из общения с конкретными людьми. Так, созваниваясь с руководителем, вы сможете обсудить все важные вопросы и ничего не упустить.
Матрица Эйзенхауэра
Кому подходит: актуален для всех.
Зачем использовать: если у вас очень много задач или же нужно срочно принимать решение о том, чем заняться, с помощью этого метода удобно расставлять приоритеты.
Описание: все задачи нужно вписать в таблицу из четырех квадратов с двумя осями. По горизонтали матрица делится на поля «срочно» и «не срочно», по вертикали — «важно» и «неважно». В итоге у вас получится четыре типа задач: срочные и важные, срочные и неважные, несрочные и важные, несрочные и неважные. Так проще понять, чему действительно нужно уделить свое время (читайте также: «Как расставить приоритеты?»).
Метод Альпы
Кому подходит: в основном для руководителей.
Зачем использовать: предварительная подготовка позволяет экономить время на планировании в течение дня, оставленный резерв — на решении внеплановых и срочных вопросов.
Описание: это улучшенный способ планирования, предварительная подготовка к реализации намеченной цели. Изюминка метода в том, чтобы запланированная работа была выполнена за 60% рабочего времени, а остальные 40% должны отводиться для резерва на непредвиденные обстоятельства.
Чем опасен беспорядок на рабочем столе
Физическая среда, в которой мы работаем, оказывает значительное влияние на качество работы. Посмотрите на это с точки зрения логистики: мы теряем ценные рабочие минуты каждый раз, когда ищем на заваленном столе какую-либо бумагу. То же самое относится и к тем, кто работает с электронными документами: международный опрос показал, что работники теряют до двух часов в неделю на поиски потерянных файлов.
Исследования также демонстрируют, что физическая среда сказывается на познавательных способностях, эмоциях и поведении, что, в свою очередь, оказывает воздействие на принятие решений и отношения с другими людьми. Захламленное пространство может усиливать стресс и тревожность, мешать сосредоточиться, влиять на режим питания и даже на качество сна. Так как стресс на работе ежегодно обходится американскому бизнесу в $190 млрд только дополнительных медицинских расходов, пора осознать, какую роль беспорядок играет в нашей рабочей жизни – и ликвидировать его.
Возможно, вы думаете, что переполненные шкафы для документов или стопки бумаги на столе не мешают вам. Но ученые из Института нейробиологии Принстонского университета использовали функциональную МРТ и другие методы, чтобы продемонстрировать, что наш мозг любит порядок и что постоянные визуальные напоминания о неорганизованности истощают когнитивные ресурсы и сокращают способность сосредотачиваться. Они также обнаружили, что, наведя порядок на рабочем месте, участники исследования лучше концентрировались и обрабатывали информацию, их производительность росла.
Советы тем, кто боится уйти в отпуск
Беспорядок также может влиять на психическое здоровье. Проводившееся в США в 2009 г. исследование обнаружило, что уровень кортизола (гормона стресса) был выше у матерей, которые жили в захламленных домах. Повышенный уровень кортизола в течение длительного времени может вызвать тревожность и депрессию. Есть и обратная связь: исследователи из США изучили зависимость между стрессом и беспорядком на рабочем месте и обнаружили, что из-за стресса и эмоционального истощения работники медлят с принятием решений и держат под рукой больше материалов по текущим задачам, что увеличивает беспорядок на столе.
Беспорядок может влиять и на отношения с другими людьми. Одно исследование показало, что обладателей неубранных рабочих мест считают менее ответственными, более нервными и менее приятными в общении, чем их организованных коллег. Подобное восприятие сотрудника может иметь негативные последствия для его карьеры.
Проверенный способ контролировать беспорядок на рабочем месте – регулярная уборка, которая не дает накапливаться ненужным вещам. Не запускайте ситуацию настолько, чтобы уборка превращалась в форму прокрастинации.
Если вы управляете командой или организацией, установите специальные дни для уборки рабочего места, закажите в этот день пиццу и постарайтесь сплотить коллектив вокруг задачи, которую большинство людей не любят выполнять. Подумайте о том, чтобы установить политику чистого стола, которая регулировала бы порядок общего рабочего пространства. Поработайте с IT-отделом, чтобы предоставить сотрудникам инструменты для управления онлайн-документами и четкие инструкции, какие документы следует хранить, а от каких можно избавиться. Вам необходимо добиться баланса между удобством сотрудников и соображениями безопасности, а также не забывать о потребности работников в самоидентификации и автономии.
Однако не надо перебарщивать. Одно из исследований показало, что беспорядок на столе может способствовать креативности. Ученые обнаружили, что чистые и опрятные пространства побуждают нас избегать риска и соответствовать ожиданиям, а разумный беспорядок помогает смотреть на вещи по-новому и не бояться нарушать правила. Идеально убранный стол может свидетельствовать о нехватке креативности, а сильный беспорядок – посылать неблагоприятные сигналы о вашем характере и отношении к работе. Держите под рукой документы, нужные для работы над текущими проектами, но сопротивляйтесь желанию захламить рабочее место массой ненужных вещей.
Об авторе: Либби Сандер – доцент кафедры организационного поведения Школы бизнеса при Университете Бонда.
Беспорядок на рабочем столе — признак интеллекта: что говорит о коллегах их стол в офисе
В каждом рабочем коллективе есть хотя бы один человек, который раздражают всех коллег. А между тем, за неприятным поведением сотрудников кроются причины, которых они, возможно, и сами не осознают.
Рассмотрим некоторые нюансы поведения коллег, чтобы иметь представление, что кроется за тем или иным действием, и, может быть, вы посмотрите на проблему под другим углом, и это устранит ваш дискомфорт.
Что говорит о человеке беспорядок на его рабочем столе
У коллеги на рабочем столе вечный беспорядок, с первого раза невозможно найти даже ластик! Раздражает? О, еще и как!
В университете Миннесоты был проведено забавное исследование. Создали 2 группы людей, которых поместили в 2 одинаковых офиса — там было идентично все: мебель, планировка, цвет стен, вид из окна, освещение. В одном из этих офисов на рабочих столах был идеальный порядок, а в другом — на столах царил хаос.
Люди из первой группы вели себя примерно: они ели здоровую пищу, стремились помогать друг другу, жертвовали на благотворительность, не опаздывали на работу, одевались с иголочки, потому что на подсознательном уровне они стремились соответствовать порядку в рабочем помещении. Но при этом они работали, как роботы, из них было невозможно вытянуть ни одной более-менее годной идеи.
Люди из второй, "беспорядочной", группы с легкостью генерировали нестандартные решения рабочих вопросов и проблем.
"Когда человек находится в помещении, в котором царит беспорядок, включается его творческий интеллект. Хаос дает стимул ломать правила, а это дает чувство свободы, которое генерирует новые идеи. Люди же, которые находятся в строгих рамках порядка, вынуждены соблюдать границы, из которых тяжело выбраться. Как ни крути, обстановка влияет на мышление человека, даже если он об этом не задумывается," — объясняет психолог Кетлин Вос.
Хронические вздыхальщики
Когда рядом кто-то шумно и часто вздыхает, это раздражает, правда? У вас же есть такие коллеги или были такие однокашники, вспомнили?
Психологи из университета города Осло доказали, что частые глубокие или даже громкие вздохи означают психологическую "перезагрузку". Вздох выполняет роль кнопки, которая ее "включает". Если человек недоволен результатами своей работы или он в чем-то не уверен, он вздыхает, а после начинает работу заново.
Дональд Маккуин и Марк Микоцци поясняют: "Частые вздохи говорят о том, что у человека желания не совпадают с реальностью. Второе значение вздохов — смирение: старался-старался, а оно не получилось. Ну что ж, начнем заново".
Вывод: особенность характера хронических вздыхальщиков такова: эти люди очень тактичны, терпеливы, у них развита интуиция, а также они легки на подъем и готовы вновь и вновь начинать сначала.
Неопрятные едоки
У этой коллеги в столе всегда припасен бутерброд, а некоторые документы, которые она составляла, испачканы майонезом. Неприятно, правда?
Группа ученых из института Беркли (Калифорния) нашла корелляцию между плохими манерами за рабочим столом и восприятием власти.
В ходе исследования, которое они назвали Cookie Monster, испытуемых разделили на несколько групп по 5 человек. Их заводили в комнату, где стояло блюдо, на котором лежало 6 печений: 5 на каждого + 1 дополнительное. В каждой группе в произвольном порядке ученые выбрали "начальника". Потом испытуемым предлагали печенье. Каждый съел по одному, но в каждой группе последнее печенье ел — угадайте кто? — тот самый "начальник". Более того, каждый "лидер" группы позволял себе есть неаккуратно и громко: чавкая и усыпая крошками все вокруг.
Вывод: люди, поднимаясь по карьерной лестнице, зачастую теряют способность мыслить и воспринимать критику адекватно, хорошие манеры, чувство эмпатии. Им наплевать, что думают о них окружающие, именно о них сказано: "Существует два мнения: мое и неправильное".
Хронические нытики
В каждом коллективе обязательно найдется человек, который будет жаловаться на все подряд — от дождя за окном до сорта бумаги для печати, и это ужасно утомляет.
Ученые утверждают, что такое поведение в высшей степени токсично влияет на коллектив и рабочий процесс. Нытье отрицательно влияет на умственную деятельность и даже иммунную систему тех, кто вынужден его слушать. Более того, нытье заразительно! Слушатель, сам того не замечая, превращается в такого же брюзгу.
Один такой хронический нытик способен нарушить работу всей команды. Вообще, нытье в коллективе надо жестко пресекать, в крайнем случае избавляться от такого сотрудника. Но если нытик — незаменимый работник, которого невозможно уволить? Что ж, попытаемся найти положительную сторону и этого неприятного явления.
"Жалобы и выслушивание оных — механизм, который помогает установить доверительные отношения в коллективе. Он вызывает в слушателях чувство сострадания и создает чувство солидарности," — утверждает Эрик Циммер.
И все же, не позволяйте нытикам злоупотреблять вашим хорошим отношением, иначе они будут обгладывать вас психологически.
Вечно уставшие
В 2016 году в университете Хоккайдо (Япония) было проведено исследование, в ходе которого ученые наблюдали за. муравьями! И выяснили, что 30 % от муравьиной популяции даже не пытались изображать бурную деятельность, а просто устало ползали неподалеку от муравейника.
Каково же было удивление ученых, когда, продолжив наблюдение, они увидели, что эти самые 30 % насекомых подменяли своих "коллег", когда те заболевали или по-настоящему уставали и не могли работать.
Вывод: лень — показатель высокого IQ и глубокого мыслительного процесса.
Безнадежные опоздуны
Они вечно опаздывают, и поэтому люди им не доверяют выполнять серьезные поручения, ведь они считаются ненадежными людьми.
"Непунктуальные люди более оптимистичны по своей природе, и они пребывают в убежденности, что им потребуется намного меньше времени на то, чтобы выполнить поставленные перед ними задачи," — говорит Диана Делонцор, автор книги "Больше никогда не опаздывай".
Оптимизм имеет и другие преимущества, например, опоздуны очень хорошего мнения как о своей работе, так и о своих коллегах — они уверены, что им с вами очень повезло.
Исследования доказывают, что у людей, у которых нет чувства времени, развито нетривиальное творческое начало по сравнению с теми, кто смотрит на часы.
Плюшкины
Его рабочий стол — кладбище предметов, которым уже ничего не грозит быть когда-либо использованными. Смотрится неопрятно и нервирует, не так ли?
"Компульсивные накопители, а попросту плюшкины, умны и сообразительны, кроме того, они хорошо воспитаны и тактичны. Они обладают творческим мышлением и всегда знают, как применили бы ту или другую никому не нужную вещь," — поясняет Николас Мэлби, психолог-специалист по ОКР (обсессивно-компульсивным расстройствам).
7 простых советов, как поддерживать порядок на рабочем столе
Глядя на заваленный бумагами рабочий стол, вы наверняка вспоминали фразу, которую (ошибочно) приписывают Эйнштейну: «если беспорядок на столе означает беспорядок в голове, то что же тогда означает пустой стол?». И успокаивались, ведь беспорядок — признак творческого человека. Или недостатка времени и желания, чтобы разобрать этот хлам? Объясняем, зачем нужно содержать рабочее место в порядке, и советуем, как всё правильно организовать.
Порядок на рабочем столе — не значит стерильная чистота. Это скорее продуманная система организации рабочего места, которая позволяет не тратить время на поиск бумаг и разбор канцелярских завалов.
Если беспорядок не мешает вам быстро ориентироваться в документах и файлах, то оставляйте всё как есть. При условии, что работодатель не возражает. Или попробуйте наши лайфхаки по наведению порядка и через пару недель сравните, стало ли лучше. Просто в целях эксперимента.
Плюсы порядка
Начиная рабочий день «с чистого стола», вы можете сосредоточиться на важных проектах, не отвлекаясь на ненужные мелочи и старые бумаги. Порядок вдохновляет на продуктивную работу и повышает концентрацию. Также вам не надо будет судорожно прибираться, прежде чем пригласить коллегу на встречу. Бонусом заслужите у начальства репутацию аккуратного и организованного человека. В конце концов, самому же приятно работать за чистым столом.
Минусы порядка
Конечно, в порядке есть и минусы. Вы не сможете победоносно вскинуть руки и закричать «нашёл!» после того, как перероете весь стол в поисках нужного документа. Не насладитесь генеральной уборкой, когда выбрасываете несколько коробок хлама, и коллеги наглядно видят, что вы действительно прибрались. Засидевшись на рабочем месте, вы вряд ли найдёте пачку печенья, которую забыли под стопкой бумаг неделю назад. И теперь никому не скажешь, что «это творческий беспорядок», ведь порядок творческим не назовёшь.
Как правильно организовать рабочий стол
1. Мусорное ведро в пределах вытянутой руки
В офисный баскетбол так играть не интересно, зато вы сможете выкинуть ненужную бумажку, обёртку или сломанный карандаш, просто вытянув руку. Без риска промазать мимо мусорки или копить хлам на столе до тех пор, пока он не захватит всё пространство. Но не ставьте мусорное ведро на самое видное место, лучше под стол или в уголок.
2. Держите на столе самое нужное
Представьте, что стол — это очень дорогая земля в центре Москвы, и только незаменимые вещи достойны находиться на поверхности. Самые нужные — под рукой, необходимые в течение дня — на столе. Остальное уберите в ящик стола, редко используемое — в коробку под стол. Ранжируйте вещи по востребованности, и на столе их станет значительно меньше. При этом не перегните палку, убирая всё подальше — нужные вещи должны быть в пределах досягаемости, иначе вы постоянно будете перерывать все полки и коробки в поисках «внезапно» понадобившегося степлера.
3. Продумайте систему хранения
Используйте ящики стола, полки (если есть), коробки, подставки и другие поверхности и ёмкости, которые помогут правильно организовать рабочее место.
4. Создайте каталог для бумаг
Если постоянно имеете дело с бумагами, отсортируйте их и храните «каталогом». Можно сортировать по названию, дате, значимости или другим важным параметрам, которые позволят быстро идентифицировать файл. Конечно, с созданием такого каталога придётся повозиться, зато потом вы как настоящий библиотекарь будете находить нужные бумаги за несколько секунд.
5. Бумажное «чистилище»
Создайте стопку «входящих файлов» для новых документов, которые пока некогда разбирать. Стопка должна быть ограничена по количеству файлов, иначе вы рискуете накопить бумаги, постоянно откладывая просмотр на потом.
6. Цифруйтесь
Перенесите все заметки в смартфон или компьютер и выкиньте записки, прилепленные на монитор, стену или стол. Цифровые заметки не такие яркие и не «мозолят глаз» весь рабочий день, зато вы можете поставить уведомление, когда нужно вернуться к данной задаче.
7. Ритуал уборки
Заведите полезную привычку приводить в порядок стол в определённое время. Например, в «чистый четверг» перед уходом домой. Или в пятницу, если уверены, что сможете задержаться на 10 минут в конце рабочей недели. Выкиньте мусор, лишние бумаги, разберите поверхность стола и ящики, проверьте пространство под столом. Если делать это на постоянной основе, справитесь даже за 5 минут.
Читайте также: