В контакте круглый стол

Обновлено: 02.05.2024

В помощь молодому организатору. Типичные ошибки при организации форума или круглого стола, детали, на которые необходимо обращать внимание и советы, которые сделают ваше мероприятие правильным.

Для тех, кому лень читать большой пост вкратце расскажу о чем я тут повествую.

О маленьких нюансах больших мероприятий. О том, как правильно обращаться с журналистами, как сделать ваше событие незабываемым благодаря правильному кофе-брейку. В чем разница между посадками "театральная и "кабаре". И еще пару секретов.

На моем опыте много мероприятий, которые приходилось организовывать самому. Рассчитывать на отели или event-агентства не приходится, так как никто лучше вас не знает каким должно быть мероприятие.

Однажды ко мне обратились из одного министерства, с просьбой помочь организовать форум. Со временем было туго, принять предложение не мог, поэтому договорились что буду консультировать их по email. Получая по 5 писем в день с вопросами типа "какие лучше цветы поставить?" или "как расположить проектор?" я решил написать одно большое письмо и закрыть ряд организационных вопросов. Хотел бы поделиться этими записями с вами, дорогие начинающие организаторы. Возможно, вы всё уже знаете и даже где-то лучше меня. Пишите в коментах дополнения из вашего опыта.

Текст ниже - это как-бы чек-лист для одного конкретного мероприятия, которое организовывали в Алматы и задавали мне вопросы по орг.моментам.

1. Аренда зала

Тут подробничать не буду. Вы сами все знаете

Основные этапы: отправка запроса, бронирование зала, отправка гарантийного письма, заключение договора, оплата счета, закрытие бухгалтерских договоров.

В части организации – нет ничего лучше чем *****отель с конференц-залами. Там всегда есть event-команда, которая организует мероприятие лучше чем любое агентство.

Вот залы в Астане, где точно могут предоставить оборудованный конференц-зал:

Radisson Blu Astana (большие залы)
Park Inn By Radisson (есть специальный конференц-этаж)
Rixos President Astana (большие залы)
Solux Hotel (большие залы)
Diplomat Hotel (залы и комнаты переговоров)
Marriott Astana (с марта 2013 г.)

2. Парковка на территории

Необходимо предусмотреть наличие парковочных мест и беспрепятственный допуск автомобилей участников на территорию отеля. Однажды, приглашенного министра не впускали на территориию отеля, мотивируя это тем, что шлагбаум можно открывать только для машин ЧС и пожарной службы. Был скандал.

3. Рассадка

Если на столах будут стоять таблички/ кувертки - желательно, чтобы перед началом события в зале находилось 3-4 человека в деловой одежде, с бейджами. Их задача - предложить помощь гостям в поиске своего места (если за столом сидит более 30 человек).

Для журналистов необходимо предусмотреть отдельные места. Это не всегда должно быть в углу или в последнем ряду, как у нас любят делать. Лучше журналистам дать хорошие места, ведь они будут транслировать общественности ваши месседжи.

Ниже приведу примеры самых популярных рассадок в Казахстане.

Классический "Круглый стол". Как вариация - можно буквой "П".

Посадка "Театральная". Можно полукругом.

Никогда не ставьте стулья сплошной линией. Всегда оставляйте проход, иначе бывает неудобно как в кинотеатре - когда опаздываешь, приходится тревожить других "пассажиров". Еще эти проходы удобны для передвижения видеокамер и фотографов.

Типичная посадка для семинаров, обучений или лекций. За столами уместны блокноты, раздаточный материал, ручки и вода со стаканами. Еще забыл пририсовать маркерную доску и флипчарт;

Редко используемая в корпоративном мире Казахстана посадка "Кабаре". Она больше привычна для тоев или свадеб. Когда предполагается работа группами - очень удобно посадить эти группы по отдельности.

4. Микрофоны и звук

Если есть конгресс-система (настольные микрофоны с динамиками) - необходимо их проверить за час до начала мероприятия. Важно, чтобы звук был достаточной громкости. Часто у нас на это не обращают внимание. И как это полагается - закон подлости срабатывает исключительно в самые ответственные моменты – микрофон свистит, шипит или вообще не работает прямо у самого главного спикера.

Если это беспроводная конгресс-система, где-то рядом должны быть приготовлены запасные батареи с хорошим уровнем заряда.

5. Климат в зале

До начала мероприятия необходимо охладить/обогреть зал (при необходимости), а во время мероприятия - отключить кондиционирование (кроме случаев, когда оно бесшумное). Микрофоны камер и диктофоны часто больше слышат шум кондиционеров, чем голос спикера. Во время кофе-брейков или перерывов охлаждение/обогрев можно снова включить. Идеальная температура +22/+23 C

6. Освещение

Если программой мероприятия предусмотрена демонстрация презентации, то во время показа слайдов освещение в зале нужно убавлять, чтобы сконцентрировать внимание участников встречи на презентации. При этом, рядом с докладчиком (будь он за столом или за кафедрой) должен быть включен светильник/ лампа. В итоге внимание будет сконцентрировано на презентации и на докладчике.

Если в зале будут присутствовать видео-камеры и фотографы - эта рекомендация снимается. Более того, для создания комфортных условий съемки необходимо позаботиться о включении полного освещения.

И пожалуйста, не пишите на слайде 100500 слов. Хуже нет, когда копируют текст с word-документа и без разбору вставляют в презентацию. Когда нибудь напишу об этом пост. Обещаю.

7. Работа с журналистами

В нашей стране организаторы даже небольших мероприятий любят устраивать показательные аккредитации журналистов. При этом не все знают что это такое и для чего делается. Если у вас одноразовое мероприятие, вы не госорган, не нац.компания и вы просто хотите "зарегистрировать" журналистов, планирующих посетить ваше мероприятия - не называйте это аккредитацией, ибо за этим словом кроется много нюансов, описанных в ст.22 гл. 6 Закона РК о СМИ. А вообще, правила аккредитации журналистов описаны тут.

При организации форумов, конференций, круглых столов и пр. подобных мероприятий аккредитация журналистов нежелательна, так как во время мероприятия можно всех аккредитовать (в обмен на пресс-кит). Что такое пресс-кит? См. здесь

Обычно в Казахстане делают так: предварительно аккредитовывают по телефону/ email, а потом снова отмечают/ записывают пришедших журналистов (двойная работа). Как правило журналисты/ координаторы при предварительной аккредитации дают одни имена, а приходят другие, и все равно надо все заново проверять и записывать.

Мое мнение, главная цель госорганов предварительно аккредитовывать СМИ - это предотвращение появления на мероприятиях оппозиционных СМИ или планирование уход своего шефа через черный ход, минуя толпу камер, среди которых есть оппозиционные или нежелательные.

И вот еще что смешно: когда со страшной силой стараются не пускать на мероприятия оппозиционные СМИ. Они что, думаю от этого в неугодном СМИ не выйдет материал? Открою секрет. Оппозиционный журналист просто, и без паники передаст свой диктофон другому "брату по перу". А потом заберет его. Проблема решена.

Перед началом мероприятия, за столом регистрации должен быть выделен один человек (пресс-регистратор), который будет аккредитовывать журналиста и передавать ему пресс-кит (или как минимум пресс-релиз). Важно, чтобы пресс-релиз был на 2-х языках. Не рассылайте пресс-релиз до начала мероприятия. Пресс-регистратор должен уведомить журналиста о том, что по завершению мероприятия ему на email будет выслан ряд материалов, а также подсказать где расположены места, предназначенные для СМИ.

7.3 Рассылка материалов

Пресс-релиз в электронной версии на двух языках;
Списки участников в электронной версии (чтобы не коверкали имена и должности);
Презентации с мероприятия (в PDF);
Ссылку на фотографии в высоком качестве (минимум 7-10 фото - крупного плана, общего плана и пр.). Как правило, некоторые журналисты используют эти фото в своих материалах, особенно интернет-издания. Если вы направите эти фото позднее чем через 10 минут - многие редакции их использовать не будут, так как новость в е-изданиях выходит мгновенно, или даже во время мероприятия.

В теле письма нужно написать сопроводительный текст. Писать email без приветствия, введения в тему и подписи - признак дурного тона. Поблагодарите журналиста за посещение вашего мероприятия. Спросите, не нужны ли ему дополнительные материалы и пр.

7.4 Вопрос казахского языка (если основной язык мероприятия – русский)

Часто казахские редакции/ журналисты просят казахоязычного спикера, который может дать интервью по завершении мероприятия. Необходимо продумать - кто это будет.

Если в начале мероприятия предполагается вступительная/ вводная часть или приветствие - его необходимо озвучить на двух языках. Вначале на казахском, затем на русском (журналистам нужен этот момент для использования в видео-сюжетах).

В идеале, все материалы, направляемые журналистам должны быть на 2-х языках.

О синхронном переводе – вы все знаете сами. Когда он нужен, для кого, как это дорого и геморно.

7.5 Колонка для диктофонов

Все время обижают наших журналистов.

Обязательно предусмотрите одну колонку для диктофонов: на низком столике выставляется колонка и место для записывающих устройств. Чтобы журналисты не искали эту колонку сделайте кувертку с текстом "Звук для диктофонов" и поставьте ее рядом с колонкой. Весь звук с конгресс-системы должен транслироваться в эту колонку. Журналисты будут вам благодарны.

Если вы этого не сделаете будет так: журналисты будут бегать по залу, то и дело переставляя диктофон от одного спикера к другому. Либо будут искать колонку, потом цеплять на нее свои микрофоны/ петлички/ диктофоны на скотч или на жвачку. А самое страшное, это когда журналисты выбирают одну жертву за круглым столом (обычно сидящим в углу), бесцеремонно включают его конгресс-систему (микрофон с динамиком) и прямо перед его лицом кладут свои гаджеты.

7.6 Условия для съемки

Когда будете планировать рассадку проследите, чтобы для передвижения видеооператоров было достаточно места. Они часто перемещаются по залу, ищут хороший видео-план. Для этого им нужен "коридор" шириной минимум 1,5 метра.

В тоже время, места для журналистов должны быть определены так, чтобы хорошо просматривались кувертки (когда кто-то выступает - они с кувертки записывают имя и компанию/ организацию). Тоже самое по операторам и фотографам - выступает спикер - все перемещаются напротив его лица для съемки.

И еще - не забудьте позаботиться о WiFi без пароля. Если он есть - поставьте табличку на столе регистрации СМИ с изображением символа WiFi Zone

7.7 Свободный микрофон

Если будет театральная рассадка, либо того требует формат мероприятия - позаботьтесь о "свободных" микрофонах и людях, которые будут их подносить (желательно с бейджами, в деловой одежде).

9. Баннер

Вне зависимости от того, будет театральная рассадка или круглый стол - баннер всегда украшает мероприятие.

Проследите, чтобы в дизайне баннера была предусмотрена имиджевая камер-зона (это часть на баннере, которая попадает в объектив камер во время съемки спикеров). Обычно, в этой зоне пишут спонсоров или организаторов или сайт или социальные сети. На ваш выбор. По дизайну баннера - чем дальше спикеры сидят спиной к баннеру - тем крупнее камер-зона и текст в ней. И наоборот.

Чем больше размером будут лого спонсоров, на баннере, тем неохотнее будут фотографировать и снимать СМИ. Мало какой редактор пропустит в эфир картинку с лого спонсоров, кроме случаев, когда это оговорено заранее или есть заказ на материал ("джинса").

Показываю для примера "правильный", на мой взгляд, баннер. (первое что нашел в почте по слову "баннер"). В синей зоне можно было-бы написать название мероприятия. Ничего лишнего.

10. Кофе-брейк и питание

Логика по меню кофе-брейков должна быть такой: если мероприятие начинается утром, до 10 утра, то скорее всего участники не успели позавтракать. Поэтому welcome coffee break должен быть немного с оттенком завтрака (кофе, соки, круассаны и пр.)

Если мероприятие идет до обеда, то в середине мероприятия кофе-брейк должен быть с оттенком обеда - чай, тарталетки с овощами или рыбой, мини-сэндвичи и пр.) Ближе к 12 часам людей начинает одолевать голод.

Если мероприятие предполагает долгое нахождение в зале (более 3-х часов), можно предложить концепцию "обновляемый чайный стол", это когда в самом зале накрывается стол, и в ходе мероприятия любой участник может налить себе чай и взять закуску.

В этом случае важно, чтобы в начале мероприятия спикер объявил о таком формате (иначе, участники постесняются подходить к столу). Буквально "Коллеги, гости (это обращение к журналистам, обязательно!) предстоит долгая работа, поэтому мы постарались создать все условия для комфортного пребывания в зале. Вы всегда можете налить себе чай или перекусить прямо во время мероприятия. Не стесняйтесь."

Как выглядят отельные кофе-брейки вы знаете. Скучно, невкусно, мало и дорого.

Я по возможности заказываю выездной кейтеринг, которые не экономят на продуктах и делают все вкусно.

Это работа одной маленькой кейтеринговой компании в Астане (ИП из трех человек). На удивление - намного вкуснее чем в пятизвездочных отелях, сытнее и краше, а главное - дешевле;

Спросил владельца этой компании - откуда такие знания в закусках. Как оказалось - владелец компании любит путешествовать по миру. Был в и в Европе и в Азии, смотрел где как делают;

Хорошее питание на мероприятии - залог успеха. Большинство мероприятий однообразны и предсказуемы. Накрыв хороший брейк можно запомниться вашим гостям надолго;

Брейк, фотографии которого вы видите стоил мне 1600 тг./чел (там еще было 2 горячие закуски и фрукты с напитками).

11. Приятные дополнения

Здесь я предложу то, что Вам может показаться слишком смелым или нестандартным.

Живые цветы в нижней части стола президиума (флористы знают где и как их расположить). На деловых мероприятиях - это нормально. Зал благоухает ароматом свежих цветов.

Перед началом события, также как и во время перерывов или кофе-брейков пока участники кучками общаются в кулуарном режиме будет уместным включить фоновую классическую музыку. Она должна быть живой и светлой. Например, некоторые произведения В.А. Моцарта (не симфонии, а легкие произведения для фортепиано). Если Ваше мероприятие имеет торжественный оттенок (подведение итогов, подписание меморандума и пр.) – классический струнный квартет будет в самый раз.

Если на вашем мероприятии нет живых цветов: в крупных магазинах электроники продаются ультразвуковые ароматизаторы (стоит копейки). Это такие приборы, куда наливаешь воду, капельку ароматического масла из аптеки и он раздает аромат по всему залу. Конечно есть риск что у кого-нибудь случится приступ от аллергии на аромат.. может поискать ароматизаторы гипоаллергенные.

Круглые столы

- Новое решение: поиск ответа с участием представителей разных профессий, взглядов, социальных групп — подключение к «коллективному разуму» и возможность оценить ситуацию с разных сторон.
Показать полностью.

- Новое ощущение: быть услышанным, понятым и принятым, почувствовать интерес к своей точке зрения. Ощущение тепла и семьи.

- Новый уровень: развитие искренности, чувствительности и доверия к собеседникам, когда слушать и слышать оказывается важнее, чем говорить самому.

Почему именно круглые столы?

Потому что это работает. Как и участники легендарных круглых столов Короля Артура, мы учимся не дискутировать, а добавлять свое мнение в общую копилку, даже если оно противоречит предыдущему. Парадоксально, но подчас именно сумма всех разностей дает правильный ответ.

Как родился этот проект?

А потом в разных городах стали появляться новые проекты на основе принципа круглых столов и мы стали узнавать о них и о тех проектах, которые еще раньше появились и успешные и сейчас.

Обо всех этих проектах мы и рассказываем вам в нашей группе.

Приглашаем всех желающих присоединяться!

Море Серебренникова запись закреплена

DELETED запись закреплена

Алена Игоревна запись закреплена

Экспертно-аналитический центр РАНХиГС приглашает на ежегодную стратегическую сессию о перспективах социально-экономического развития Российской Федерации в 2017 году.

В рамках прошлой стратегической сессии 2016 года состоялось более 20 мероприятий, в дискуссиях приняли участие несколько сотен экспертов, а в итоге был подготовлен доклад "О перспективах социально-экономического развития Российской Федерации до 2030 года" и ряд аналитических материалов в интересах органов государственной власти.
Показать полностью.

Стратегическая сессия - это мероприятие прикладного характера, где есть место конкретным инициативам и предложениям, с минимумом отвлеченных обсуждений.

Каждый день сессии посвящен определенной тематике.

2 февраля 2017 года на повестку дня выносится тема: "Здоровья человека":
в 14.00 часов – «Год экологии - 2017. Экологическая повестка в информационном пространстве»;
в 16.00 часов – «Здоровье человека и экология»;
в 18.00 часов – «Популяризация спорта в Российской Федерации».

3 февраля 2017 года дискуссии будут посвящены теме: «Люди нашей страны - главное богатство»:
в 12.00 часов – «Стратегия кадрового развития ЖКХ»;
в 14.00 часов – «Реформы в сфере трудовых отношений и занятости населения – эффективность возможных инноваций»;
в 16.00 часов – «Перспективы развития социальной политики в Российской Федерации»;
в 18.00 часов – «Молодежная политика в Российской Федерации».

6 февраля 2017 года эксперты поднимут вопросы развития инфраструктуры и защиты интересов потребителей:
в 10.00 часов – «Единство подхода при формировании отраслевой рамки квалификации и профессиональных стандартов в индустрии гостеприимства»;
в 12.00 часов – «Развитие сельского хозяйства в Российской Федерации»;
в 14.00 часов – «Защита прав и интересов потребителей – миф или реальность?»;
в 16.00 часов – «Пассажирские перевозки и высокоскоростной транспорт»;
в 18.00 часов – «Бизнес и ОПК: интеграция и сотрудничество».

7 февраля 2017 года экспертные дискуссии будут посвящены теме: «Новый мир: традиции и инновации»:
в 12.00 часов – «Религиозное пространство VS социальное пространство: структура и качество, инструменты и технологии, вызовы и задачи»;
в 14.00 часов – «Культурная политика и современные коммуникации»;
в 16.00 часов – «Цифровые технологии в политическом процессе»;
в 18.00 часов – «Государственная служба и IT технологии: внутренние и внешние коммуникации».

8 февраля 2017 года, заключительный день сессии, будет посвящен проблемам развития образования и науки:
в 12.00 часов – «Необходимые меры для создания системы профориентации в общеобразовательных организациях»;
в 14.00 часов – «Развитие науки в Российской Федерации»;
в 16.00 часов – «Подготовка и развитие дополнительного профессионального образования и развитие кадров в приоритетных отраслях развития экономики»;
в 18.00 часов – «Образовательные и профессиональные стандарты подготовки политических кадров».

По итогам мероприятий будут подготовлены аналитические материалы, включающие предложения и рекомендации в интересах органов государственной власти.

Круглый стол (RoundTable)

Крючок
Одна из важных составляющих всех рыболовных снастей – крючок.
Показать полностью.
На мелкую и средней величины рыбу (до 1 кг) крючки можно изготовить при помощи плоскогубцев из проволоки, булавок, велосипедных спиц, колец от связок для ключей, заколок, невидимок и т.д

Удочка
В экстремальной ситуации и не только, само удилище для будущей удочки можно сделать из любой не толстой ветви лиственных пород деревьев, особенно для этих целей подходит ива. Ива очень хорошо поддается обработке и само удилище получается эластичным, что в свою очередь выдерживает значительные нагрузки на излом.

Поплавок
Поплавок можно изготовить из кусочка просушенной коры сосны или кедра, больших птичьих перьев, кусочка сухой палочки или веточки, пенопласта и т.д. Для изготовления поплавка нужен всего лишь нож.

Леска
В качестве лески (если, конечно же, ее нет в наличии) можно использовать суровую или капроновую нить, нетолстую проволоку (например, обожженный телефонный провод), распущенный на отдельные нити альпинийский фал или веревка, которая имеется в комплекте палаток или навесов, лямки рюкзака и т.д. При использовании проволоки необходимо ее хотя бы обтереть (обработать) травой, чтобы рыбу не пугали неизвестные запахи.

Грузило
Если крючок будет достаточно тяжелым, то и грузило, скорее всего, не понадобиться. В качестве грузила можно использовать небольшие гайки или болты, камни с отверстиями, которые очень часто встречаются по берегам рек и т.д.
Главное в экстремальной рыбалке с помощью примитивных рыболовных снастей – это терпение, выдержка и улов обязательно будет.

Круглый стол (RoundTable) запись закреплена

В контакте круглый стол

Вы ищете место для шикарного банкета, ресторан для неторопливой беседы со своими близкими и друзьями или делового ужина с партнерами по бизнесу? В ресторане «Круглый стол» Вы найдете все, что искали. Насладитесь живой музыкой, отменной кухней и обслуживанием на высочайшем уровне.

Обжаренный до хрустящей корочки судак подается с пюре из цветной капусты и пюре из картофеля и шпината с рыбным соусом Велюте

Слайсы слабосоленой семги подаются с нежным сыром моцарелла, помидорами черри конфи и корнишонами, под лимонным соусом.

Приготовленные на мангале говядина, болгарский перец, красный лук, подаются в корзиночке из сыра и микса из листьев салата, заправленного соусом чеддер

Десерт из ягод и крема из сладко-сливочного сыра маскарпоне с нотками мятной свежести

Дорогие гости, спешим сообщить, что мы обновили меню бизнес-ланча! Приглашаем всех попробовать и по достоинству оценить новинки. Деловые обеды в ресторане «Круглый стол» - вкусного должно быть много!

Сердце любого ресторана – это кухня, ведь без нежных мясных деликатесов, оригинальных салатов и эксклюзивных десертов заведение обречено на провал. Такого кредо придерживается шеф-повар ресторана «Круглый стол», который возглавляет местную кухню. Изысканные рецепты и неожиданные ингредиенты удовлетворят вкус даже самого избалованного гостя.

На каждый повод, под индивидуальные особенности мероприятия мы подготовим предложение по меню и напиткам, которое удовлетворит пожеланиям Ваших гостей.

«Круглый стол» – это команда профессионалов, которая способна организовать торжество любого формата. Мы делаем кейтеринг источником гастрономического удовольствия и запоминающихся впечатлений. Кейтеринг для Вас, как в Набережных Челнах республике Татарстан, так и за ее пределами.

Круглый стол

Круглый стол – довольно распространенное мероприятие практически в любой сфере, где приходится работать с людьми, вести переговоры или совещания. Рассмотрим, что это за вид публичных выступлений и каковы его особенности.

Круглый стол – это разновидность группового обсуждения. Его проводят для того, чтобы дать возможность группе людей послушать выступление нескольких экспертов в определенной теме, а также обсудить проблемные вопросы и выслушать личные точки зрения участников мероприятия.

Круглый стол может помочь участникам получить более глубокое представление об определенном вопросе, а также рассмотреть позиции других участников касательно проблемы.

Как провести круглый стол

Определите проблему или тему, которая вызывает резонанс. Сформулировать тему можно в виде вопроса, гипотезы, реальной жизненной ситуации и т.д.

Выберите экспертов, т. е. участников, достаточно компетентных, чтобы выступать по данной проблеме. Желательно также, чтобы они представляли разные точки зрения на проблему. В круглом столе обычно принимают участие от 3 до 5 экспертов.
Выберите лидера или модератора – того, кто будет следить за ходом обсуждения, передавать слово участникам и направлять дискуссию в нужное русло, используя ораторский прием “Обращение к слушателям”, чтобы представлять на рассмотрение вопросы.
Выберите формат мероприятия

Круглый стол может проводиться в разных форматах. Например, в таком:

Лидер круглого стола или его модератор озвучивает тему, а эксперты представляют свое видение проблемы за установленный отрезок времени
Участники свободно обсуждают тему между собой, задавая вопросы или предоставляя контраргументы. На обсуждение выделяется определенное количество времени. Дискуссия регулируется модератором.
Модератор закрывает дискуссию и подводит итог выступлений экспертов и обсуждения

Обязанности организатора круглого стола

Определите проблемные темы для дискуссии
Убедитесь, что участники и модератор ознакомлены с процедурой проведения круглого стола, чтобы каждый мог эффективно выполнять свою роль и избегать распространенных ораторских ошибок.
При необходимости предоставьте помощь участникам круглого стола (источники информации, необходимые материалы по теме и т.д.).
Перед началом круглого стола ознакомьте участников с его принципами, а именно:

Свобода обсуждения
Право на собственное (аргументированное) мнение
Уважение к другим мнениям
Толерантное отношение к участникам
Дружелюбный тон дискуссии

Рецепт успеха круглого стола тот же, что и любого другого публичного выступления. Помните, что цель круглого стола – разносторонний взгляд на проблему, на все ее аспекты. Нет смысла убеждать остальных в собственной правоте, отрицая мнения других. Истина рождается в дискуссии.

На наших курсах ораторского мастерства иногда мы проводим дискуссии, где каждый побывает в роли и ведущего, и участника.

Читайте также: