Куча документов на столе
Обновлено: 01.05.2024
Грамотная организация пространства бесценна. Она делает дом просторнее, позволяет реже заниматься уборкой и даже помогает поддерживать порядок в жизни. Есть только одна проблема — научиться такой организации не так просто, как кажется. Вот несколько рекомендаций и идей от экспертов, как это сделать.
1. Правильно определять, что такое мусор
Мы проводим дома много времени и быстро привыкаем к вещам, которые видим постоянно. Мы уже не замечаем кипу бумаг, которая растёт на столе день за днём, или одежду, которая неделю валяется в кресле. Это становится нормой. Мы понимаем, что что‑то не так, только когда не можем найти необходимое или покупаем обновку, а потом обнаруживаем похожую кофту под кроватью.
Эксперт по организации пространства Бет Пенн советует делать снимки. Сфотографируйте ящики стола, полки в шкафу и другие захламлённые места, а затем увеличьте фотографии. Вы используете все вещи, которые видите? Как часто? Вам захотелось навести порядок и убрать что‑то? Ответы на эти вопросы помогут понять, что из кучи вещей — настоящий мусор, который давно пора выбросить.
2. Смириться с тем, что мусор всегда был, есть и будет
Возможно, вы сейчас думаете, что в вашем доме нет ничего ненужного. И мусора тоже нет. Но эксперт по организации пространства Шона Тёрнер готова поспорить, что такие вещи наверняка есть, и это абсолютно нормально.
Жизнь подкидывает нам всё новые и новые предметы каждый день. Мы можем купить необычную статуэтку, а уже через неделю спрашивать себя, зачем мы это сделали. От мусора придётся избавляться всегда, а значит, нужно придумать, как сделать этот процесс интересным и увлекательным. Например, включать бодрую музыку во время уборки или делить ненужное на категории.
3. Не привязываться к вещам
В современном мире ценность обладания чем бы то ни было слишком преувеличена. Нам часто кажется, что мы можем наслаждаться вещью, только если купим её.
На самом деле некоторые предметы достаточно взять в аренду на время, чтобы понять, что они не так уж сильно нам нужны. Например, если вы давно мечтаете о кофемашине, одолжите её на неделю у друга. Возможно, вы будете пользоваться прибором не так часто, как вам казалось.
Кроме того, для всего, что у нас уже есть, необходимо выделять место и поддерживать его в чистоте и порядке. Это требует энергии и сил. Поэтому стоит окружать себя только самыми нужными и любимыми предметами.
4. Подключать к уборке детей
Время для уборки в детской лучше выделять каждый день. При этом эксперты советуют не говорить фразы вроде «Уберись». Дети воспринимают их как «наведи красоту в комнате», поэтому просто старательно распихивают вещи по ближайшим шкафчикам.
Вместо этого стоит объяснить, что у каждой игрушки или книжки есть своё место, и уборка означает, что их нужно расставить на эти самые места. Старайтесь также приучить детей наводить порядок в комнате в определённое время, например перед ужином.
5. Грамотно сортировать бумаги и канцелярские принадлежности
По словам специалистов, бумагу лучше сортировать и хранить в файлах вертикально, а не горизонтально. Даже если вы редко работаете с документами и записываете что‑то, выделите ящик или полку для бумаг. Распределяйте их по файлам каждую неделю, используя категории и подкатегории. И не убирайте важные документы слишком далеко.
Если у вас дома есть пространство для работы, постарайтесь разделить рабочую зону и зону хранения. Чаще всего мы покупаем канцелярские наборы, например 20 ручек или несколько упаковок стикеров. Не стоит хранить всё это на столе. Уберите запасы в шкаф, оставив одну‑две ручки. Когда они закончатся, вы просто достанете новые.
6. Убирать вещи сразу
Когда мы держим чашку в руках, нам легко убедить себя оставить её на столике в спальне. Ну а что, ведь до кухни ещё идти надо, а чашку можно убрать и потом. В итоге она остаётся у кровати до самого вечера, а то и до следующего утра. Постарайтесь не допускать такого и сразу расставлять вещи по местам.
7. Помнить о функциональности
По мнению эксперта по организации пространства Пуджи Наик, мы часто выбираем визуальную составляющую порядка, а не функциональную. Например, когда мы разбираем шкаф с одеждой, нам скорее захочется разложить вещи так, чтобы это выглядело красиво, как в Instagram*‑блогах, а не так, чтобы легко найти нужное. Конечно, это неправильный подход.
Смысл организации пространства в том, чтобы удовлетворить наши потребности, а не собрать вещи в симпатично выглядящие кучки. Если вам важна «картинка», добавьте красивые ярлыки, лейблы или другие опознавательные знаки, которые помогут без проблем ориентироваться в системе хранения.
8. Не торопиться
Если начать преобразования сразу во всей квартире, интерес и терпение быстро пропадут. Лучше выделять по полчаса каждый день, но не пропускать уборку. Организация пространства — это не конечная точка, а постоянный процесс приобретения и применения новых навыков.
9. Сохранять порядок осознанно
Если вы только что вернулись из магазина с полными пакетами покупок, уделите время тому, чтобы сразу их разобрать. Это поможет сократить количество мусора, который, в противном случае, останется в прихожей, на кухне и в других комнатах.
10. Разбирать гардероб в три шага
Первый — убрать все неиспользуемые вешалки. Их можно отдать знакомым или отложить про запас. Затем нужно выбрать вещи, которые требуют стирки. И, наконец, поставить таймер на 10 минут или другое время, которое вам необходимо, и быстро разобрать одежду, отложив то, что вы точно не будете носить. Эти вещи можно отдать на переработку или на благотворительность.
11. Определить место для каждой вещи
Прежде чем что‑то купить, эксперт по организации пространства Реджина Ларк советует чётко представить, куда вы это поставите. У каждого предмета должен быть свой маленький «дом» и своё место. Если вы не понимаете, где у вас будет «жить» вещь, не стоит приносить её из магазина.
12. Грамотно начинать сложную уборку
Когда у нас перед глазами огромное количество вещей, которые нужно разобрать, запаниковать проще простого. Чтобы не поддаваться панике, для начала разделите уборку на блоки, например по комнатам: прихожая, гостиная, кухня и так далее. А затем можно разделить каждую комнату на зоны.
Самое главное — заставить себя приступить к делу. Как только вы начнёте разбирать вещи и находить что‑то, о чём уже давно забыли, сразу почувствуете вдохновение. Кроме того, можно попросить помощи у друзей или членов семьи.
13. Сократить количество вещей на прикроватном столике
Обычно на нём можно найти очки, крем для рук, зарядное устройство, книгу или журнал. Если вам нужно что‑то ещё, составьте свой список, но не слишком увлекайтесь. Зачастую в ящиках прикроватного столика собирается ненужный хлам и мусор.
Чтобы избежать такой ситуации, эксперт по организации пространства Рэйчел Розенталь советует держать в каждом отделении определённые вещи. Например, в верхнем хранить влажные салфетки и других мелочи для ухода за собой, а в нижнее класть книжку, которую вы читаете или планируете прочитать.
14. Навести порядок на рабочем столе
Блокнот и ручка под рукой всегда помогают упорядочить мысли или оставить мелкие напоминания самому себе. Наушники — обычные или с шумоподавлением — позволяют отключить внешние звуки и сосредоточиться. А по календарю на столе удобно сверять и дополнять расписание.
Но так ли вам нужны карандаши разных цветов, старые открытки или несколько декоративных статуэток? Если нет, пора убрать их с рабочего стола. Пользуйтесь тем же принципом, что и с прикроватным столиком, — оставляйте только самое необходимое. И не забудьте разобрать выдвижные ящики.
15. Собирать чемоданы с умом
Для начала составьте список нужных вещей. Лучше сохранить его на компьютере или в телефоне. Готовый список поможет не забывать важное при сборах в будущие поездки.
Распланируйте свой гардероб на каждый день путешествия. Старайтесь выбирать вещи, которые по‑разному комбинируются между собой, и избегайте одежды из категории «а что, если». Обычно она просто занимает место, а вы так и не вынимаете её из чемодана. Ещё можно установить определённый лимит, например четыре кофты, две пары джинсов и так далее. Это позволит не переборщить с лишними нарядами.
Вещи лучше паковать слоями, первый из которых составляют тяжёлые, например обувь, джинсы или толстовки. А чтобы одежда не мялась, можно переложить её бумажными салфетками или полотенцами. Небольшие вещи, такие как бельё или мелкая электроника, лучше паковать в отдельных сумочках.
Эксперт по организации пространства Барбара Райх рекомендует начинать собирать чемодан в ближайшие выходные перед поездкой. Так вы будете чувствовать себя спокойнее, к тому же у вас останется достаточно времени, чтобы что‑то докупить.
Когда путешествие включает в себя авиаперелёт, используйте «дробное правило»: если в вашей семье четыре человека, положите четверть одежды каждого во все чемоданы. В случае, если один из них потеряется, всем будет что носить, пока багаж не найдут.
16. Прочитать полезные книги
Чтобы научиться поддерживать порядок в доме и жизни, эксперт по организации пространства Андреа Хэнкок советует читать литературу не только по уборке, но и, например, по тайм‑менеджменту. Начать можно с книг «Как привести дела в порядок: искусство продуктивности без стресса» Дэвида Аллена и «Власть привычки. Почему мы живём и работаем именно так, а не иначе» Чарлза Дахигга.
17. Сократить количество бумаги
В современном мире почти вся информация доступна онлайн, а значит, нет никакого повода хранить бесполезные бумаги. Заведите привычку сразу выбрасывать ненужные листки, например рекламу, которую часто кладут в почтовый ящик. Важную и необходимую документацию можно хранить в файлах, но старайтесь, чтобы её было минимальное количество.
18. Следить за памятными вещами
Не стоит хранить сентиментальные сувениры по всему дому. Эксперты советуют завести отдельный ящик или контейнер для значимых предметов — открыток, писем и любых других памятных мелочей. Но и его тоже следует содержать в порядке. Если вы замечаете, что крышка уже еле закрывается, задумайтесь, что для вас действительно важно, и оставьте только самое ценное.
19. Избегать лишних поверхностей
Чем больше в доме поверхностей, тем больше шансов заполнить их ненужными вещами и мусором. Эксперт по организации пространства Джин Мари Хэррон советует действовать радикально и убрать лишние предметы мебели из квартиры, насколько это возможно. Такой минимализм позволит без труда поддерживать порядок.
20. Оптимизировать гардероб
Если вы видите заднюю стену, когда открываете гардероб, значит, вы используете не все его возможности. Чтобы понять, сколько места вам нужно, попробуйте разделить одежду сначала по стилю, а затем по цвету, и развесить вещи в направлении от светлых к тёмным или наоборот. А если у вас большая коллекция шляп или кепок, эксперт по организации пространства Джули Нэйлон советует не класть их на полки, а добавить стильные крючки в гардероб и вешать головные уборы ни них.
Эксперт по организации пространства Энн Салливан добавляет, что 80% времени мы носим всего 20% своего гардероба. Найдите свои 20%, а лишнее отдайте. Можно даже поставить специальную сумку для благотворительности в каждом шкафу — это сократит время на разбор.
21. Уделить внимание спальне
Это одно из самых «лакомых» мест для мусора. Здесь нас так и тянет оставить дорожную сумку, которую мы разберём чуть позже, сбросить в угол вещи, которые давно пора постирать, или разложить бумаги по всей комнате. Эксперт по организации пространства Лиза Заслоу советует провести ревизию и убрать из спальни всё, что не связано с одеждой, сном, отдыхом и романтикой. Красивые цветы и свечи не считаются. Остальное лучше убрать в другие комнаты.
22. Пользоваться лейблами и стикерами
Наклейки, разделители и другие «маркеры» незаменимы в хозяйстве. Они существенно облегчают поиск нужных бумаг, продуктов, вещей. Стикеры можно прикрепить на файлы с документами, ящики в гардеробе и гараже или задние стенки шкафчиков, чтобы сразу понимать, найдёте вы там то, что ищете, или нет.
23. Проявлять безжалостность
У большинства из нас слишком много вещей. А всё потому, что мы не умеем «отпускать» и отдавать их. В результате предметов становится всё больше и больше, а нам самим почти не остаётся места в собственном доме. Эксперты советуют проявлять жёсткость и тщательно отбирать вещи. Составьте список того, что вам абсолютно необходимо, а остальное отдайте или выбросите.
Точно так же стоит относиться и к товарам, которые вы планируете купить. Спрашивайте себя, действительно ли они вам нужны, найдётся ли в доме место для обновок и чем вы готовы пожертвовать, чтобы освободить для них место. Если ответы неубедительные, стоит ещё раз подумать, прежде чем делать покупку.
24. Не ругать себя
Как только мы берёмся за уборку, часто начинаем ругать себя. «Как я довел (-а) квартиру до такого состояния», «Чем я только думал (-а)», «Я самая настоящая неряха» — это ещё безобидные замечания из тех, что мы отпускаем в свой адрес.
Не забывайте, что наведение и поддержание порядка — тяжёлый труд. Сфокусируйтесь на том, каким вы хотите видеть свой дом в будущем, а не на ошибках, которые вы совершили в прошлом.
25. Изменить отношение к рабочему пространству
Любые предметы, которые нужны для работы, должны находиться на расстоянии вытянутой руки. Постарайтесь организовать рабочее пространство так, чтобы там можно было найти всё необходимое для ежедневных задач. Это не только очистит рабочий стол, но и повысит продуктивность.
26. Регулярно разбирать вещи в ванной
Каждые шесть месяцев проверяйте срок годности косметики и средств для ухода и выбрасывайте просроченные продукты. Поддерживать порядок также помогают органайзеры. В них можно положить лекарства, гигиенические и другие принадлежности.
27. Убирать сразу во время готовки
Мойте и убирайте посуду, пока обед или ужин ещё готовится, и возвращайте ингредиенты на свои места сразу после использования. Объём уборки после готовки значительно уменьшится.
28. Использовать стеклянные контейнеры для еды
Обычные пластиковые ёмкости не всегда удобны. Они часто бывают мутными, из‑за чего становится трудно понять, что находится внутри. Эксперт по организации пространства Ноннас Дрискилл рекомендует брать стеклянные контейнеры и даже ставить их в холодильник вверх дном, чтобы сразу видеть, чем они наполнены.
29. Держать мусорные корзины в правильных местах
Лучше ставить их туда, где чаще всего скапливается мусор. Например, там, где вы разбираете корреспонденцию из почтового ящика. Половину бумаг обычно сразу приходится выбрасывать — мусорное ведро поблизости не позволит вам об этом забыть.
30. Прикрепить побольше крючков
Вешать на них одежду гораздо удобнее и быстрее, чем каждый раз убирать на вешалку в гардеробе. Повесьте побольше крючков для себя и для детей, чтобы они могли без проблем оставлять верхнюю одежду или рюкзаки в нужном месте, а не разбрасывали по всей квартире.
31. Разделить кухонные шкафчики на зоны
Эксперт по организации пространства Эндрю Мэллен советует действовать по следующей схеме. Для начала достаньте всё из шкафчиков и разложите на столе. Выбросите или отдайте то, что вы точно не будете есть и чем не будете пользоваться.
Затем разделите шкафчики на зоны: ингредиенты для выпечки, специи для вторых блюд, продукты про запас, кухонные приборы, тряпки для посуды, сама посуда и так далее. Тщательно протрите полки и расставьте всё по зонам.
В конце добавьте стикеры, чтобы не забыть, что где лежит, — первое время вам будет непривычно, но постепенно вы освоитесь и поймёте, насколько это удобно.
32. Выполнять по одному делу за раз
Современный мир помешался на многозадачности. Мы стараемся делать всё и сразу, а любые промедления и перерывы нас дико раздражают. Эксперт по организации пространства Шэрон Лоуэнхайм рекомендует другую стратегию — выполнять задачи по одной и по порядку.
Например, если вы открыли программу на ноутбуке, а она грузится уже пять минут, не надо тянуться к телефону, чтобы занять это время. Глубоко вдохните, выдохните и просто подождите. Это принесёт спокойствие и поможет лучше справляться с делами.
33. Довериться пространству
Чтобы не позволять вещам заполонить дом, важно заранее решить, сколько места вы готовы выделить для каждого предмета. Например, у вас в шкафу будет только один ящик, в который вы будете складывать исключительно свитера. Это значит, что вам не стоит покупать больше свитеров, чем этот ящик способен вместить. Если вы всё-таки купили новую вещь, а ящик уже не закрывается, придётся избавляться от одного из старых свитеров. Перемещать одежду на новое место нельзя. Такой жёсткий принцип отбора поможет поддерживать гардероб в порядке.
34. Увеличить вертикальное пространство
Эксперт Джессика Дэккер предлагает добавить больше полок для книг и декора, расставить по всем комнатам небольшие корзинки для самых разных предметов и даже вешать вещи в гардеробе друг на друга. Это поможет увеличить вертикальное пространство в квартире и сделает её немного просторнее.
35. Разобрать сумки
Признайтесь, как часто вы мучительно долго копаетесь в сумке в надежде найти ключи от квартиры, жвачку или антисептик? Чтобы этого не происходило, попробуйте «разграничивать» вещи. Купите несколько маленьких разноцветных органайзеров на молнии и используйте для разных предметов: один — для косметики и гигиенических принадлежностей, второй — для электроники, третий — для других мелких предметов, например блокнота и ручки. Так вы всегда будете легко и быстро находить любую вещь.
36. Переезжать с умом
Заведите «дневник переезда» и вносите туда всё необходимое: список вещей, задачи, контакты фирм, которые занимаются перевозками, и любую другую информацию. Как только вы окончательно переедете, первым делом обустройте самые нужные комнаты: кухню, ванную и спальню.
Заранее подготовьте коробку, которую нужно будет открыть в первую очередь. В ней должно быть самое основное: предметы гигиены, еда, лекарства, одежда на несколько дней, пока вы осваиваетесь на новом месте, документы, электроника, постельные принадлежности, полотенца, кухонные приборы и так далее.
37. Позаботиться о декоре
Минимализм — это прекрасно, но окружающее пространство стоит наполнять и вещами, которые вам нравятся и создают уют. Добавьте больше растений, постеров или ваших собственных фотографий, книг и журналов. Красивые места всегда хочется поддерживать в порядке, а значит, у вас не будет проблем с мотивацией.
*Деятельность Meta Platforms Inc. и принадлежащих ей социальных сетей Facebook и Instagram запрещена на территории РФ.
Как избежать бумажного кошмара в офисе: 10 советов
Когда много работы, времени на уборку стола и сортировку бумажных отчетов-счетов-договоров (список можно продолжать бесконечно) катастрофически не хватает. Мы откладываем все это на более благоприятный период, который все никак не наступает. И в итоге иногда среди гор бумаг можно просто потеряться.
1. Скорость прибывания количества документов превышает скорость их обработки.
2. Нет отработанной системы обработки и хранения бумаг.
3. Решение о том, что делать с бумагами откладывается и в итоге они скапливаются в огромные горы.
4. Человек не может решить, какие документы нужно сохранить, а какие можно выбросить.
5. Человек не может выделить достаточное количество времени на то, чтобы разобраться с бумажным потоком.
Что же нужно сделать для того, чтобы работа с документами не превратилась в сплошной кошмар?
Выделите специальное время для работы с бумагой (обработка, сортировка, хранение). Хотя бы раз в неделю обрабатывайте входящие документы и откладывайте в папки те, которые все-таки стоит сохранить.
Избавляйтесь от таких документов, как бюлетени из церкви, рекламные проспекты, взятые на выставках или у страховых агентов, если точно знаете, что не собираетесь воспользоваться их услугами. Не складируйте их у себя на столе — это только запутает вас и добавит горам документов солидности.
Избавляйтесь от тех журналов, в которых вы читаете только некоторые статьи. Оставляйте только те, которые прочитываете от корки до корки.
Установите для прочитаных журналов и газет конечный срок хранения. Когда срок истечет, выбрасывайте без сожаления.
Храните неподалеку от рабочего стола только те документы, с которыми вы будете работать. Или которые будут использованы в ближайшее время.
Создайте свою систему хранения бумаг, чтобы при необходимости вы могли найти нужный документ без переворачивания вверх дном всех папок и ящиков.
На своем рабочем столе держите только те бумаги, с которыми будете работать в ближайшее время. Причем срочные бумаги должны лежать ближе к вам, чем те, с которыми можно поработать немного позже.
Храните бумаги, которые должны быть прочитаны не срочно, подальше от рабочего стола. Это может быть полка, столик возле дивана или ваш портфель, чтоб читать по дороге домой или в самолете. «Должны быть прочитаны, но не срочно» означает, что если вы не прочтете эти бумаги в ближайшее время, это не повлечет за собой негативных последствий. Бумаги для чтения не стоит совмещать с бумагами, которые требуют неотлагательных действий.
Бумаги, с нужностью и срочностью которых вы еще не определились, лучше скалдывать в отдельную папку с названием «Возможности». И положите ее подальше от стола. Периодически просматривайте эту папку — возможно некоторые документы могут быть как раз кстати. Выделяя для таких бумаг отдельное место не на вашем рабочем столе, вы избавляетесь от бумажных завалов и облегчаете себе работу.
Как расставить вещи на рабочем столе, чтобы стать продуктивнее
Рабочее место — это персональный ЦУП. От того, насколько рационально оно организовано, зависит производительность. Мы расскажем, как навести порядок на рабочем столе и стать продуктивнее.
На Западе есть специальность «профессиональный организатор». Он помогает клиентам навести порядок в комнатах и офисах, в бумажных и электронных файлах, а также разработать персонализированную систему планирования.
Лиза Заслав (Lisa Zaslow) — один из таких специалистов.
Исследования показывают, что в среднем человек теряет час в день из-за дезорганизации. При этом люди ужасно раздражаются, когда что-то не могут найти. А ведь для того, чтобы навести порядок, требуется гораздо меньше времени.
Вот как Лиза и другие эксперты рекомендуют организовывать рабочее пространство, чтобы добиваться максимальной производительности.
Правило 1. Расставьте всё правильно
Монитор должен находиться на уровне глаз и на расстоянии 43–45 см от вас.
Располагайте часто используемые предметы, например телефон или канцелярские принадлежности, со стороны преобладающей руки. Это удобно: не нужно тянуться, сваливая всё вокруг.
Правило 2. Используйте канцтовары рационально
Вам действительно нужны 10 ручек, нож для бумаг и степлер каждый день? Держите на столе только те канцелярские принадлежности, которыми пользуетесь ежедневно. Остальное сложите в пенал и уберите в стол, а лучше куда-нибудь подальше.
Встав из-за стола за карандашом или скрепкой, вы на время выключите мозг от проекта, над которым работаете. Это позволит взглянуть на него под новым углом, когда вы вернётесь.
Другой эксперт, Эндрю Меллен (Andrew Mellen), подчёркивает, что лучше, когда сотрудники хранят запасы офисных канцтоваров в одном месте (общий комод или стеллаж), а не каждый по своим ящикам.
Правило 3. Пользуйтесь стикерами для заметок без фанатизма
Обклеивать монитор разноцветными бумажками, как доску объявлений, не полезно и не продуктивно.
Будьте умеренны — делайте стикеры только с важными краткосрочными напоминаниями.
Правило 4. Не переборщите с личными вещами
Важно соблюдать баланс между профессиональной и личной жизнью на рабочем месте. Это трудно.
Семейные фотографии, сувениры с отдыха и другие приятные мелочи греют душу и поднимают настроение в течение рабочего дня. Однако чересчур памятные вещи, вызывающие бурю воспоминаний, слишком отвлекают.
Держите на рабочем столе не больше трёх личных вещей.
Правило 5. Регламентируйте «общение» с электронной почтой
Email — это по-прежнему самый удобный способ коммуникации в интернете. Но он может нанести удар по продуктивности, если постоянно отвлекаться на письма.
Лайфхакер и профессиональные организаторы рекомендуют: проверяйте почту два раза в день в определённые часы. Всё остальное время должно быть занято работой.
Да! И отключите уведомления, чтобы не разрушать состояние потока.
Правило 6. Оставляйте свободное место для бумажной работы
Порой рабочий стол настолько загружен, что негде расписаться или составить документ от руки.
Имейте справа или слева (в зависимости от того, правша вы или левша) ничем не занятый островок. Не обязательно большой — для бумажной работы вполне достаточно прямоугольника 30 × 40 см.
Правило 7. Упорядочьте рабочие процессы
Не держите под рукой документы, не относящиеся к текущей работе. Когда стол завален бумагами по позапрошлому, прошлому, настоящему и будущему проектам, наступает хаос. Чтобы избежать этого, эксперты рекомендуют группировать документы по папкам:
- важные и срочные;
- срочные и неважные;
- важные и несрочные;
- несрочные и неважные.
Храните эти папки в специальном органайзере, а не в стопке друг на друге, чтобы упростить документооборот.
Правило 8. Наводите порядок как можно чаще
Беспорядок помогал творить Алану Тьюрингу и Александру Флемингу. Но такие примеры единичны.
На большинство людей беспорядок действует негативно, снижая концентрацию и продуктивность. Регулярно задавайтесь вопросом, все ли предметы на своих местах на вашем столе?
Для наглядности мы выразили описанные хаки в графике. Распечатайте и повесьте НАД рабочим столом.
Изображения по запросу Куча документов
Разочарованная брюнетка в недоумении и шоке поднимает руки, смотрит на кучу бумаг, не знает, с чего начать работу.
Задумчивая напряженная молодая женщина сидит за кухонным столом с бумагами и портативным компьютером, пытаясь обработать кучу счетов, разочарованная суммой домашних расходов при составлении семейного бюджета
Куча бумаг и файлов
Неорганизованные проблемы офисной работы изометрическая инфографическая блок-схема с грязными столами коллег на стопках папок иллюстрации
Крупный план стопку документов с исполнительной фоне
Стек старых газет и журналов
Офисный человек работает с кучами бумаг
Подчеркнул бизнесмен с стопки бумаг
Усталый человек, сидящий на полу с кучей бумажных документов вокруг плоской иллюстрации.
Офисная бумага, тонущая композиция
Раздраженный молодой кавказский рабочий держит скалу с бумагами, широко открывает рот, хмурится, носит рубашку и очки, читает учебник, анализирует документацию
Крупным планом кучу бумаг на столе
Усталый перегруженный работой секретарь или бухгалтер работает за ноутбуком возле кучи папок и бросает бумаги. векторная иллюстрация стресса на работе, трудоголик, концепция занятого офисного работника
Мужчина держит кучу рабочих бумаг на синем фоне парень в офисной одежде держит черную сумку с маской для дайвинга и розовое резиновое кольцо
Умный ученик внимательно смотрит прямо в камеру, касается щек обеими ладонями, носит белую рубашку, занят написанием курсовой работы, учебников, бумаг на рабочем месте.
Бизнес-отчет. графики и графики. бизнес-отчеты и куча документов. бизнес-концепция.
Куча организованных документов
Набор долларовых купюр и монет. груды наличных денег, стопки банкнот зеленой бумаги, изолированные на белом. плоский рисунок
Озадаченный работник офиса держа кучу документов
Обрезки листов старой бумаги
Высокий вид кучу естественных редакционных макет журнала
Книги с красной лентой
Буфер обмена с официальным документом. управление лишними деньгами. доска с бумагой. финансовый строгальный станок. стопка желтых монет, куча денег, бонусный фонд. польза и благополучие. вектор изолированных иллюстрация метафоры концепции.
Хранение документов дома: идеи, которые будут полезны каждому
Появившись на свет, мы начинаем обрастать документами и, хотя сегодня многие вопросы решаются с помощью интернета, бумажная документация по-прежнему остается важной частью жизни. Рано или поздно, каждый задумывается, как организовать порядок в доме; идеи для хранения, позволяющие не потерять ни одной важной бумаги, будут интересны всем и каждому. В статье рассказывается о практичных способах упорядочивания и хранения документов, познакомившись с которыми, вы сможете навести порядок в собственных бумажных залежах.
Почему порядок — это важно
Вопрос о том, как хранить документы дома, и идеи, помогающие его решить, будут актуальны для всех тех, кто хоть раз тратил бездну времени, пытаясь найти нужную бумагу. Но порядок нужен не только для того (хотя это ценно само по себе), чтобы необходимую документацию можно было найти в любой момент.
Ценные бумажные документы нуждаются в бережном хранении вдали от посторонних глаз. Не только их утеря, но иногда и порча оборачивается длительным процессом восстановления, неоднократным утомительным посещением различных инстанций. На восстановление может уйти уйма времени, нервов и средств.
Существует и другая причина для аккуратного хранения бумажной документации. В случае форс-мажора, когда приходится срочно покидать жилье (пожар, наводнение), из вещей стремятся спасти самое необходимое, деньги и документы. Если последние лежат неизвестно где, велик риск остаться совсем без них.
Наводим порядок: сортировка
Перед тем, как выбрать подходящий способ хранение документов дома, воспользуйтесь идеей сортировки с последующей систематизацией. Сортировка нужна для того, чтобы выявить бумаги с истекшим сроком давности.
Особенно предусмотрительные личности имеют привычку припрятывать каждую бумажку, попавшую к ним в руки, включая продуктовые чеки и справки. Стремление похвальное, но имеет обратную сторону: бумажный архив разрастается до неприличных размеров и на поиск действительно нужного документа тратится неприличное количество времени.
Срок давности бумаг варьируется от месяца и до бесконечности, поэтому имеет смысл проредить бумажные залежи, чтобы избавиться от бесполезного балласта. Информацию о сроке давности документа проще всего получить у того, кто его выдает. Постоянно (пока они актуальны) хранятся следующие типы бумаг:
- Документы на недвижимость, машину (пока вы владелец).
- Семейные: свидетельства о браке и рождении, завещания.
- Касающиеся образования (аттестаты, дипломы), работы и выхода на пенсию.
- Нотариально заверенные бумаги.
- Касающиеся здоровья, например, выписки из больницы, результаты обследований. Корешки квитанций частных клиник, которые могут понадобиться для страховых выплат, сберегают 2 года.
Чеки на крупные и дорогие покупки сохраняются в течение срока, указанного в гарантийном талоне, в стандартном случае — 12 месяцев. Квитанции и чеки об оплате коммунальных услуг, а также услуг врача, преподавателя, адвоката необходимо сберегать 3, максимум 5 лет, после чего от них избавляются.
Систематизация
Наконец, вы избавились от бесполезных, с истекшим сроком давности, квитанций и справок. Пришло время решить, как хранить документы дома в порядке; идеи по упорядочиванию просты и предлагают три подхода к систематизации.
Чаще всего бумаги рассортировывают по категориям, логически вытекающим из сферы применения документации. В этом случае появляются следующие группы: документы на жилье, налоговые, медицинские и далее по необходимости. Отдельные категории выделяются для квитанций об оплате коммунальных услуг, а также для чеков с гарантией.
Иногда удобно хранить персонально личные документы каждого члена семьи; отдельно содержатся бумаги родителей и детей. Если в доме имеются животные, сортировка касается также и их.
В отдельных случаях хозяевам удобнее упорядочить бумаги по частоте использования:
- Архивные (вечного хранения). Сюда помещают как документы на жилье, так и памятные вещи, например, фотографии.
- Базовая документация. Эти бумаги нужны время от времени, поэтому их держат отдельно. Это паспорта, дипломы, сертификаты, медицинские карты.
- Активные (текущие). Квитанции по оплате услуг, а также важные заметки, которые делаются наспех и имеют обыкновение теряться, если их сразу не поместить в определенное место.
Системы хранения
Когда дело касается вопроса хранения и порядка в доме, идеи не блещут разнообразием. Обычно хозяева выделяют выдвижной ящик или полку, где бумаги лежат безликой массой, и необходимо достать почти все, чтобы найти нужную.
Встречаются и экзотические варианты в виде катонной коробки из-под обуви или старого чемоданчика-дипломата. Многие хозяева, осознав важность порядка в документации, переходят к прогрессивным способам, в числе которых:
- Папки с файлами. Лидирующий по простоте, удобству и порядку вариант, когда в каждой папке хранятся бумаги, отсортированные по категориям. Для удобства использования можно приобрести папки разного цвета и размера.
- Если бумаг много, покупают вместительные папки на металлических кольцах с твердой обложкой или большие папки-портфели с отделениями. Папки можно спрятать в бюро, поставить на полке или на рабочем столе в специальном боксе.
- Особо ценную бумажную документацию скрывают не только от чужих глаз, но и от маленьких и не в меру любопытных отпрысков. В этом случае поможет надежный шкаф или сейф; возможна аренда банковской ячейки.
- Настольная корзина для бумаг. Практичное, удобное и многовариантное решение с разнообразным дизайном. Если бумаги должны находиться на рабочем столе, подойдет прозрачная или перфорированная модель.
- Доска-органайзер. Также неплохая идея для хранения текущей документации, подходящая тем, кто работает за столом; стикеры и чеки всегда будут под рукой. В продаже имеются самые разные модели, от пробковых до магнитных, со всевозможным дизайном.
- Картонные и пластиковые коробки. Нужны, если документов действительно много. Выбирайте такие модели, где папки можно хранить вертикально; папки, сложенные стопкой — не самый практичный способ.
Видео описание
О том, как организовать хранение документов в следующем видео:
Заключение
Год от года документов скапливается все больше, и нужны они оказываются чаще всего неожиданно и срочно. По этой причине рациональным решением станет их сортировка и систематизация. Существует немало способов удобного хранения бумажной документации, каждый из которых поможет навести порядок и забыть о бумажных залежах и лихорадочных поисках нужного листочка.
Читайте также: