Как хранить документы на столе

Обновлено: 06.05.2024

Документы всегда сопровождают человека, начиная с рождения человек получает свидетельство о рождении, в котором указаны кто его родители, пол, имя, гражданство. Далее ребёнок наблюдается в поликлинике и заводят карту с информацией о здоровье, плановых прививках.

Для того, чтобы пользоваться медицинскими услугами в России бесплатно, необходим полис обязательного медицинского страхования (сокращённо ОМС).

С 14 лет в России уже выдают паспорт. Для того, кто водит автомобиль, необходимы документы на вождение автомобиля. При трудоустройстве на работу, нужно иметь ИНН, страховое свидетельство, куда работодатель будет отчислять пенсионные начисления, необходимо иметь резюме.

Человек платит за квартиру, машину, оплачивает различные услуги, печатает фотографии всё это документы, которые необходимо как-то хранить в квартире.

Все люди разные и всем по-разному удобно хранить документы. В нашей статье рассмотрим всевозможные варианты хранения документов. План наведения домашнего порядка по систематизации документов.

Организация хранения документов дома

Прежде всего кладём все документы на рабочую поверхность. Документы и чеки со старыми датами, например, оплата за квартиру, домофон, дата которых 3-5 лет назад можно выкинуть в мусорное ведро, чтобы не собирать хлам в квартире. Старый загранпаспорт, полис, проездные документы срок действия, которых истёк, тоже не нуждается в хранении.

Раскладываем документы по видам: ценные бумаги, семейные, бытовые приборы, договора, счёта, документы на машину, визитки и банковские карточки.

Разложите документы по видам

Как хранить визитки и банковские карточки?
Как хранить инструкции к бытовым приборам?
Как хранить документы дома?
Как хранить документы клиентов на работе?
Как хранить документы автомобилистам?
Как хранить документы путешественникам?
Как хранить тетрадки?
Фотогалерея – как хранить документы
Видео

Как хранить визитки и банковские карточки?

С течением жизни человек пользуется разными видами услуг, чтобы не забыть место расположение, возможно иметь скидку, а главное телефон фирма имеет визитку.
Визитки, банковские карточки, которыми часто пользуется человек оставляем в кошельке.

Карточки, которыми часто пользуетесь, удобно хранить в кошельке

Кошелёк лучше всего брать большой прямой, по размеру денежной купюры с кармашками для того, чтобы вставлять визитки. Материал, цвет и фактура по желанию. Кожаные кошельки стоят дороже, но в носке они не очень практичные, появляются сколы и трещины.

Где хранить?

Визитки, которые нужны изредка складываем в визитницу. Визитницу лучше всего хранить на видном месте, чтобы всегда ей могли воспользоваться все члены семьи, например в коридоре на журнальном столике или ящике стола, на полке возле компьютера или в галошнице.

Хранение документов дома: как и где правильно хранить бумаги

Со временем у нас накапливается все больше бумаг, деловых и личных, и рано или поздно, но возникает вопрос о том, где же их держать. Поэтому ниже мы всесторонне рассмотрим хранение документов дома: как его организовать, что при этом использовать, чему отдать предпочтение и так далее.

Почему порядок так важен

Даже сегодня, в век всеобщей компьютеризации, далеко не все данные содержатся в электронном виде. Паспорт – наиболее яркий пример физического носителя информации, а ведь есть еще заверенные подписями контракты, дарственные, сертификаты, завещания.

Для вышеперечисленного нужно найти место, причем максимально подходящее. Зачем? Сразу по нескольким причинам:

Чтобы бумаги не торчали из каждого ящика многострадального комода и, уж тем более, не захламляли комнату, в которой и так зачастую не хватает свободного пространства.

Чтобы точно знать, где что лежит, и не тратить драгоценное время на поиски понадобившегося файла.

Чтобы защитить договоры со свидетельствами от порчи, ведь восстановление столь важных вещей либо долго длится, либо вовсе невозможно.

Чтобы уберечь информацию от любопытных взглядов (чтобы посторонний человек не мог случайно или намеренно ознакомиться с содержанием проекта или личного письма).

Чтобы успеть быстро забрать бумаги вместе с другими ценностями при экстренном покидании жилья, допустим, в случае утечки газа или пожара.

Причин хватает, и они весомые, но порядок не возникнет сам по себе, только из-за желания его создать, поэтому рассмотрим, как же его добиться.

Как организовать хранение документов дома

Есть сразу несколько эффективных решений: так, можно расставить папки по полкам, сложить их во вместительные короба или спрятать в запираемых на замки ящиках. Но в первую очередь следует разобраться, а все ли из накопившегося вам так уж необходимо, то есть:

1. Тщательно перебрать архив.

2. Без особенных сожалений выбросить то, что уже стало неактуальным.

3. Каталогизировать то, что осталось.

Вот увидите, уже после второго шага вы серьезно облегчите себе задачу. Потому что обнаружите, как то, что имело важное значение 10 лет назад, к сегодняшнему дню превратилось, грубо говоря, в мусор.

Обычно, при организации хранения документов дома, можно смело отправлять в корзину:

Чеки на те покупки, срок возврата которых уже давно истек.

Квитанции «старше» 3 лет – это их предельный возраст.

Уведомления от налоговых органов, сообщающие, что пора предоставлять отчетность.

Потерявшие актуальность инструкции или гарантийные талоны.

Хотя такие вещи, как контракты, могут сохранять свою юридическую силу на протяжении лет или послужить доказательством правоты в будущем, как письмо от приставов, с подтверждением неуплаты алиментов. Так что важно подойти к вопросу со всей ответственностью и внимательно просмотреть то, от чего собрались избавляться.

Наводим порядок – осуществляем сортировку

Она действительно необходима, чтобы обеспечить удобное хранение документов дома, способы ее выполнения могут быть разными, но все они основываются на выявлении и выбрасывании ненужного.

Эта процедура будет особенно полезна для излишне запасливых людей – для тех, кто когда-то взял за привычку откладывать буквально каждый чек, оказавшийся в их руках, не говоря уже о чем-то более серьезном. И в итоге накопил такой архив, что на поиск чего-то действительно важного, например, договора с провайдером или справки из ЖКХ, потребуются даже не минуты, а часы времени. Помните, бережливость не должна граничить с абсурдом.

Итак, что же делать? Выше мы уже определились, что нужно просмотреть все имеющиеся бумаги, буквально по одной, и безжалостно выбросить те из них, которые уже неактуальны. С другой стороны, необходимы идеи хранения документов, не имеющих срока давности, а есть и такие:

Свидетельства о рождении или вступлении в брак, завещания и прочее, связанное с семейными делами.

Подтверждения права владения машиной или недвижимостью.

Дипломы и аттестаты об образовании, трудовые книжки, пенсионные удостоверения.

Выписки и справки из больницы, заключения об обследовании; сюда же можно добавить и квитанции из частных медучреждений, но учтите, что их используют для оформления страховых выплат лишь в течение 2 лет с момента их получения.

Все, что заверено нотариально и имеет юридическую силу.

Гарантийные талоны даже на самые дорогие покупки обычно действительны 12 месяцев (если в них не указан более долгий срок), после чего от них стоит смело избавляться. С чеками на коммунальные услуги, а также помощь врача, адвоката, преподавателя немного другая история: они актуальны от 3 до 5 лет, но по истечении этого времени все равно должны отправляться в корзину.

Систематизация

Основа для хранения бумаг дома, согласно которой все документы нужно упорядочить, то есть разделить по категориям. И вот тут есть 3 подхода.

Сортировка осуществляется по сфере применения. То есть паспорт и права держат в одной папке, медицинские справки – в другой, квитанции – в третьей. Это просто и эффективно, уже не запутаешься.

У каждого члена семьи есть свой персональный ящик, в который человек может сложить все необходимое. Здесь каталогизация обычно выполняется для родителей, детей и даже домашних животных. Опять же, упрощает жизнь, но стоит учитывать, что в таком варианте у мамы с папой со временем может накопиться гораздо больше свидетельств и справок, чем у Шарика.

Проводится классификация бумаг по частоте их использования. Они делятся на архивные «вечные» (фото, техпаспорт на квартиру), базовые, необходимость в которых возникает периодически (водительское удостоверение, медкарта, диплом), и текущие активные, воспользоваться ими придется в ближайшее время (квитанции, чеки).

Все перечисленные способы хранения документов могут подвергаться индивидуальным «доработкам» – в зависимости от конкретной ситуации. Но даже в своем базовом виде каждый из них полезен, так как существенно экономит время на поиск срочно понадобившейся справки или не дает свидетельству о рождении затеряться на антресолях.

Какому бы методу вы ни отдали предпочтение, необходимо помнить, что рабочие и личные бумаги стоит держать отдельно или как-то разделять между собой. В принципе, чем больше параметров сортировки, тем лучше, но в разумных пределах – важно не переборщить и рационально использовать имеющееся место, чтобы не было так, что в большом ящике лежит всего лишь одна маленькая выписка.

Системы хранения документов дома

Определяясь, куда сложить все необходимое, люди обычно выбирают банальные варианты: один человек остановится на верхних полках шкафа, другой – на выдвижном отделении комода. Есть и более оригинальные решения вроде отцовского чемодана-дипломата, антресоли или бабушкиной коробки из-под обуви.

И все они недостаточно хороши, ведь нет никакой классификации: медкарта соседствует с фотографиями детских лет, листы многостраничного договора смешиваются с личными письмами, и даже паспорт легко теряется под ворохом деловых заметок. В итоге, когда что-то понадобится, придется потратить минимум несколько драгоценных минут на поиски.

Путаница недопустима, поэтому мы расскажем, в чем хранить документы так, чтобы они не портились, так, чтобы это было действительно удобно. Популярных вариантов 5, и мы не только их перечислим, но и рассмотрим особенности, преимущества, недостатки каждого.

Ящики для бумаг

Существует огромное их разнообразие, и классифицируются они по целому ряду параметров:

По расположению – отдельностоящие и встроенные в мебель.

По исполнению – открытые или с крышкой, выдвижные, запираемые на замок.

По материалу изготовления – из металла, дерева, пластика, картона.

И это не считая богатства размеров – встречаются как миниатюрные, так и очень габаритные модели, – и даже широты дизайна.

По сути, это универсальная и даже классическая идея, как хранить документы, которую можно дополнить и улучшить. Ее плюс в том, что не составит труда подобрать вариант под любой бюджет. При этом листы, корешки, файлы будут неплохо защищены от внешних воздействий. Также можно установить в боксе разделители и не бояться того, что договоры смешаются с проектами, а водительское удостоверение попадет к снимкам прошлых лет. Минус в том, что пространство не всегда используется с максимальной рациональностью, ведь и сам ящик тоже нужно где-то размещать – либо встраивать в шкаф или стеллаж, либо складировать в личном кабинете, спальне или другом подходящем помещении.

Папки для документов

Это ответ на вопрос о том, как хранить файлы: для бумаги предусмотрены максимально простые варианты. И они же самые дешевые и, внимание, удобные с точки зрения каталогизации – сразу по нескольким причинам:

Занимают мало места сами по себе.

Бывают самых разных цветов, что дополнительно упрощает сортировку.

Без труда прячутся в бюро и шкафы, в кейсы и боксы.

Не дают листам мяться и растрепываться.

Есть сравнительно объемные их варианты, с твердыми обложками и солидным дизайном, и даже похожие на портфели модели. Выбор широк, но минус в том, что степень защиты от внешних воздействий у папок минимальная, да и любая из них все равно проигрывает ящику или другим конкурентам по вместительности.

Коробки

Вот еще один способ того, как удобно хранить документы дома в порядке: идеи в данном случае сводятся к тому, из какого материала бокс купить — из пластика или картона. Первый дороже стоит и тяжелее, но гораздо долговечнее и выдерживает больший вес, поэтому мы советуем остановиться именно на нем.

Дизайн может быть самым разным – как с уже предусмотренными разделителями, разбивающими свободное пространство на несколько отделов, так и без них (чтобы вы потом могли размещать их там, где хотите).

После этого можно будет рассортировать папки по выбранным коробкам, причем их нужно будет именно ставить, а не класть – сразу по двум причинам:

Вертикально их войдет больше (полезный объем используется рациональнее).

Стопка не очень практична, потому что верхние ее предметы будут давить на нижние.

Органайзеры

А вот ответ на вопрос о том, как систематизировать документы дома, по крайней мере, те из них, которыми вы будете пользоваться регулярно, допустим, работая вечерами в своем кабинете.

Популярных вариантов его исполнения сразу несколько:

Доска, с ящичками, ячейками, кармашками, крючками – удобная для стикеров, чеков, снимков и вообще для множества разных мелочей. Сама она может быть магнитной (что делает ее еще практичнее, но дороже) или обычной пробковой. Единственный недостаток – может занимать много места на стене.

Подвесная модель типа корзины, снабженная несколькими отделениями: в первое вы сможете вставить папки с архивными делами, во втором – оставить тот договор, над которым трудитесь прямо сейчас, в третьем – сертификаты и так далее. Хороша с точки зрения сортировки, но компактность является ее относительным минусом.

Ящик, но уже декоративно оформленный и уже имеющий несколько встроенных разделителей – делает возможным хранение документов на столе, естественно, не всех, а только тех, что у вас в работе. Степлеры, печати и другие небольшие предметы в нем вы тоже расположите без труда, но размеры такого вместилища серьезно ограничены – это вариант для самого нужного.

Какой бы модели вы ни отдали предпочтение, на первое место всегда выйдет комфорт. Это решение для регулярно используемых деловых бумаг, которые важно не смешивать между собой. При правильном подходе найти любую из них на доске, в подвесной корзине или боксе можно будет за считаные секунды, быстрее всего. Правда, при этом они сравнительно плохо защищены от внешних воздействий и посторонних взглядов.

Сейфы

А это уже ответ на то, как правильно хранить документы дома, если они обладают практической ценностью или являются предметами коммерческой тайны. Несгораемые ящики или шкафы с хорошими замками будут самыми надежными решениями. Их преимущества очевидны – они:

Уберегают файлы от огня или влаги.

Не дают злоумышленникам завладеть дорогим (или просто важным) имуществом.

Позволяют спрятать проекты и контракты от любопытных глаз.

При этом они традиционно объемны – в них не проблема уместить большое количество папок или даже портфелей. Минусом же является их большой вес и дороговизна, хотя последний недостаток относительный: за годы использования любой отличный сейф стократ себя окупит – хотя бы тем спокойствием, которое он подарит своему владельцу.

Удобное хранение домашних документов в электронном виде: идеи

Отсканируйте паспорта всех членов семьи, а также свидетельства о рождении или о вступлении в брак. Тогда, в случае утери или порчи чего-то из этого списка, потерю можно будет сравнительно быстро восстановить по существующей копии. А после добавьте их в облачное хранилище Гугла или Яндекса и отдельно сбросьте на флешку – чтобы у вас было сразу два источника для восстановления.

Сложите в один из органайзеров гарантийные талоны и инструкции ко всей бытовой технике. Если какими-то из них вы не пользуетесь, отсканируйте их, спрячьте физические носители подальше и смело выбрасывайте, когда пройдет 12 месяцев с момента их выдачи.

А как вы храните документы дома? Наверняка некоторые из них можно перевести в электронный вид, и это будет сразу в нескольких смыслах практичное решение:

Какие угодно брошюры и листы достаточно комфортно читать с монитора, тем более что их в любой момент можно увеличить или уменьшить по желанию;

Маленький файл MS Word или Excel успешно заменяет собой целый ворох каталогов с теми же строительными или декоративными материалами, и необходимую информацию в нем вы найдете гораздо быстрее.

Кстати, большинство инструкций на все модели бытовой техники и так уже лежат в интернете – на сайтах ее производителей – остается лишь скачать нужную, даже сканировать ничего не потребуется.

Другие способы организации хранения документов дома: идеи с фото

Помимо уже рассмотренных вариантов, для упорядочивания бумаг можно приобрести:

Хранение документов дома: идеи, которые будут полезны каждому

Появившись на свет, мы начинаем обрастать документами и, хотя сегодня многие вопросы решаются с помощью интернета, бумажная документация по-прежнему остается важной частью жизни. Рано или поздно, каждый задумывается, как организовать порядок в доме; идеи для хранения, позволяющие не потерять ни одной важной бумаги, будут интересны всем и каждому. В статье рассказывается о практичных способах упорядочивания и хранения документов, познакомившись с которыми, вы сможете навести порядок в собственных бумажных залежах.

Почему порядок — это важно

Вопрос о том, как хранить документы дома, и идеи, помогающие его решить, будут актуальны для всех тех, кто хоть раз тратил бездну времени, пытаясь найти нужную бумагу. Но порядок нужен не только для того (хотя это ценно само по себе), чтобы необходимую документацию можно было найти в любой момент.

Ценные бумажные документы нуждаются в бережном хранении вдали от посторонних глаз. Не только их утеря, но иногда и порча оборачивается длительным процессом восстановления, неоднократным утомительным посещением различных инстанций. На восстановление может уйти уйма времени, нервов и средств.

Существует и другая причина для аккуратного хранения бумажной документации. В случае форс-мажора, когда приходится срочно покидать жилье (пожар, наводнение), из вещей стремятся спасти самое необходимое, деньги и документы. Если последние лежат неизвестно где, велик риск остаться совсем без них.

Наводим порядок: сортировка

Перед тем, как выбрать подходящий способ хранение документов дома, воспользуйтесь идеей сортировки с последующей систематизацией. Сортировка нужна для того, чтобы выявить бумаги с истекшим сроком давности.

Особенно предусмотрительные личности имеют привычку припрятывать каждую бумажку, попавшую к ним в руки, включая продуктовые чеки и справки. Стремление похвальное, но имеет обратную сторону: бумажный архив разрастается до неприличных размеров и на поиск действительно нужного документа тратится неприличное количество времени.

Срок давности бумаг варьируется от месяца и до бесконечности, поэтому имеет смысл проредить бумажные залежи, чтобы избавиться от бесполезного балласта. Информацию о сроке давности документа проще всего получить у того, кто его выдает. Постоянно (пока они актуальны) хранятся следующие типы бумаг:

Документы на недвижимость, машину (пока вы владелец).

Семейные: свидетельства о браке и рождении, завещания.
Касающиеся образования (аттестаты, дипломы), работы и выхода на пенсию.
Нотариально заверенные бумаги.
Касающиеся здоровья, например, выписки из больницы, результаты обследований. Корешки квитанций частных клиник, которые могут понадобиться для страховых выплат, сберегают 2 года.

Чеки на крупные и дорогие покупки сохраняются в течение срока, указанного в гарантийном талоне, в стандартном случае — 12 месяцев. Квитанции и чеки об оплате коммунальных услуг, а также услуг врача, преподавателя, адвоката необходимо сберегать 3, максимум 5 лет, после чего от них избавляются.

Наконец, вы избавились от бесполезных, с истекшим сроком давности, квитанций и справок. Пришло время решить, как хранить документы дома в порядке; идеи по упорядочиванию просты и предлагают три подхода к систематизации.

Чаще всего бумаги рассортировывают по категориям, логически вытекающим из сферы применения документации. В этом случае появляются следующие группы: документы на жилье, налоговые, медицинские и далее по необходимости. Отдельные категории выделяются для квитанций об оплате коммунальных услуг, а также для чеков с гарантией.

Иногда удобно хранить персонально личные документы каждого члена семьи; отдельно содержатся бумаги родителей и детей. Если в доме имеются животные, сортировка касается также и их.

В отдельных случаях хозяевам удобнее упорядочить бумаги по частоте использования:

Архивные (вечного хранения). Сюда помещают как документы на жилье, так и памятные вещи, например, фотографии.
Базовая документация. Эти бумаги нужны время от времени, поэтому их держат отдельно. Это паспорта, дипломы, сертификаты, медицинские карты.
Активные (текущие). Квитанции по оплате услуг, а также важные заметки, которые делаются наспех и имеют обыкновение теряться, если их сразу не поместить в определенное место.

Системы хранения

Когда дело касается вопроса хранения и порядка в доме, идеи не блещут разнообразием. Обычно хозяева выделяют выдвижной ящик или полку, где бумаги лежат безликой массой, и необходимо достать почти все, чтобы найти нужную.

Встречаются и экзотические варианты в виде катонной коробки из-под обуви или старого чемоданчика-дипломата. Многие хозяева, осознав важность порядка в документации, переходят к прогрессивным способам, в числе которых:

Папки с файлами. Лидирующий по простоте, удобству и порядку вариант, когда в каждой папке хранятся бумаги, отсортированные по категориям. Для удобства использования можно приобрести папки разного цвета и размера.
Если бумаг много, покупают вместительные папки на металлических кольцах с твердой обложкой или большие папки-портфели с отделениями. Папки можно спрятать в бюро, поставить на полке или на рабочем столе в специальном боксе.

Особо ценную бумажную документацию скрывают не только от чужих глаз, но и от маленьких и не в меру любопытных отпрысков. В этом случае поможет надежный шкаф или сейф; возможна аренда банковской ячейки.
Настольная корзина для бумаг. Практичное, удобное и многовариантное решение с разнообразным дизайном. Если бумаги должны находиться на рабочем столе, подойдет прозрачная или перфорированная модель.

Доска-органайзер. Также неплохая идея для хранения текущей документации, подходящая тем, кто работает за столом; стикеры и чеки всегда будут под рукой. В продаже имеются самые разные модели, от пробковых до магнитных, со всевозможным дизайном.

Картонные и пластиковые коробки. Нужны, если документов действительно много. Выбирайте такие модели, где папки можно хранить вертикально; папки, сложенные стопкой — не самый практичный способ.

Видео описание

О том, как организовать хранение документов в следующем видео:

Заключение

Год от года документов скапливается все больше, и нужны они оказываются чаще всего неожиданно и срочно. По этой причине рациональным решением станет их сортировка и систематизация. Существует немало способов удобного хранения бумажной документации, каждый из которых поможет навести порядок и забыть о бумажных залежах и лихорадочных поисках нужного листочка.

«Я на всякий случай храню все»: 8 советов, как хранить платежки и квитанции

Каждый месяц собственникам квартир приходят платежки за ЖКУ. А некоторым до сих пор приходят бумажные уведомления из налоговой.

Это истории читателей из Сообщества Т⁠—⁠Ж. Собраны в один материал, бережно отредактированы и оформлены по стандартам редакции.

У меня папка с 40 прозрачными страницами-файлами . Заплатив за текущий месяц, складываю в файл свежие бумаги, а бумаги трехлетней давности из этого файла выкидываю.

Документы за три года в хронологическом порядке и в одном месте. Мне удобно.

Сохраняю все квитанции в электронной форме в формате «2021-04-ЖКХ» , «2021-04-Капремонт» , «2021-04-Электричество» и так далее. К pdf-файлу добавляю чек об оплате из личного кабинета банка. Обычно всегда есть место, куда можно поместить чек, горизонтально или вертикально.

Раз в год 12 файлов объединяю в один и складываю в архивную папку с годом. То есть открываю папку за 2019 год, там несколько файлов: «2019-ЖКХ» , «2019-Капремонт» и так далее.

В случае чего найти нужное и распечатать не составит труда. И чеки не нужно отдельно искать и сопоставлять, что, когда и где оплачивалось.

Поначалу думал, что чеки сохранять не обязательно, есть же банковские кабинеты. Но был как-то «Связной-банк» , был «Рокет-банк» — пойди найди теперь их кабинеты.

Я плачу онлайн, банк выдает квитанцию с печатью. Делаю скрин квитанции и сохраняю в отдельной папке — в любое время могу распечатать все квитанции.

«Мос-ру» каждый месяц рассылает квитанции в электронном виде, оплачиваю через интернет-банк. Смысла хранить бумажки вообще не вижу.

У меня все квитанции за 14 лет уместились в небольшой подарочный пакет. Не мешает. Все платежки снабжены печатью, подписью и чеком. Плюс все с недавних пор попадает в ГИС ЖКХ.

Налоговые письма с платежками тоже хранятся, ведь их базы могут екнуться. Потом дольше доказывать через суды без этой макулатуры. У нас в России без бумажки ты букашка, а с бумажкой — человек.

Храню даже чеки из супермаркетов три дня. Зачем? Как-то раз любимый свежий хлеб вдруг тайно зацвел: под верхней корочкой в упаковке все ломти хлеба оказались с белым налетом.

По чеку «Перекресток» заменил хлеб. Хотя, как я поняла, магазин и без чека мог принять и заменить товар, а некачественная продукция отправляется на хлебозавод на экспертизу при наличии упаковки с реквизитами.

Коротко: я настроил фильтры в почте так, что архив формируется сам собой. К сожалению, в офлайне так не работает.

А теперь подробнее все мои правила хранения документов:

Хранить на сервере документы, которые неожиданно могут стать важными, сами хозяева этих серверов — не важно, «Гугл» или «Яндекс», — не рекомендуют в своих условиях использования, с которыми все не глядя соглашаются при регистрации. То же самое — хранить документы только на компьютере.

Лучший и самый надежный вариант — это разделять место хранения, то есть и бумага, и скан документа с резервной копией. Тогда точно будет достигнут максимальный уровень сохранности.

Ну и то, что документы эти нужны всего три года, также весьма спорно. В редких случаях может понадобиться «закопаться» и гораздо глубже этого срока.

Я на всякий случай храню все.

Вот один свежий пример. Ко мне обратилась знакомая, которая всегда платила по квитанции в срок все коммунальные и прочие платежи. Она тоже прочитала, что квитанции надо хранить три года, и выбросила все документы старше трех лет. Спустя месяц ей пришло уведомление о долге за ЖКУ — дело происходило в Москве, поэтому у нее одна квитанция на все. Она сходила в УК, и там выяснилось, что долг образовался больше трех лет назад, — на 1 января три года назад он уже был. Вполне вероятно, что или сама женщина пропустила платеж, или что-то в УК напутали, но требование о погашении долга было. Я тоже сразу же сказала, что, конечно, она никому ничего не должна: УК сама проспала долг.

А потом я решила посмотреть судебную практику. И выяснилось, что долг за ЖКУ сейчас считается три года не с момента просрочки, а с того момента, как долг выявлен. В случае со знакомой долг сразу не был виден даже УК, так как он постоянно гасился последующими платежами. Но вот УК решила подбить баланс — и на определенную дату долг проявился. А квитанции, которым больше трех лет, уже уничтожены. Доказать платеж невозможно, она платила через офис банка, чек был бумажный.

Поэтому я пока ничего не выбрасываю, но идею со сканированием возьму на заметку.

Хранение документов дома: как организовать систему и хранить в порядке домашние бумаги

За несколько десятков лет у каждого человека собирается множество самых разнообразных бумаг и документов дома, удобное хранение которых хочется организовать как можно более компактно. Свидетельства о рождении, образовании и браке, СНИЛС, договоры и квитанции об оплате, акции, удостоверения, чеки и прочее, чаще всего просто свалены в один ящик. При потребности приходится перевернуть все – от начала до конца, чтобы отыскать то, что требуется.

Содержание:

Если оставлять каждую бумажку, то вскоре в квартире будет нужна целая комната только для архива, что далеко не всегда возможно. Да и требуется ли все оставлять? Давайте разберемся, что именно стоит беречь, на какое время, и как именно это сделать.

Зачем сохранять

Бумажных документов на протяжении жизни скапливается чрезвычайно много. От одних можно сразу же избавляться, так как они краткосрочны в использовании, а вот другие надо тщательно классифицировать, ведь они в любой момент могут потребоваться для определенных целей:

Предъявления в государственные структуры.
Оформления чего-либо.
Простота поиска.
Удобство и компактность в экстренных случаях.

Однако упорядоченность необходима не только для того, чтобы быстро найти нужную бумагу. Некоторые, особенно ценные экземпляры, требуется бережно защищать от посторонних глаз, ведь их восстановление впоследствии может обернуться длительным процессом. Придется посещать государственные инстанции, порой размещенных далеко друг от друга, в разных районах и населенных пунктах, потратить время и собственные нервы.

Виды и сроки

Начинать изучение идеи и способы организации хранения документов дома следует с классификации. Одни имеют бессрочное действие, например, свидетельство о рождении, а другие ограничены временными рамками, после чего их без раздумий утилизируют, чтобы не создавать беспорядок:

Налоговые декларации. Все, относящееся к этой сфере, обычно сберегают не более 7 лет. Это стандартный срок, в который, возможно, они потребуются. После этого уже не пригодятся никогда.
Квитанции. Такой тип трудно классифицировать, так как некоторые из них требуется оставить на неопределенное время, к примеру, о покупке дома, автомобиля, акций, билетов. Чеки из обычного магазина сохраняют не более 14–31 дня, если есть вероятность (возможность) возврата приобретенного товара.
Инструкции для техники. Они нужны только для того, чтобы научиться пользоваться прибором или устройством, потому оставлять их на годы не имеет никакого смысла. Тем более на сайтах производителей и на просторах интернета легко найти все руководства в электронном виде.
Гарантийные талоны. Обычно их хранят, пока не истечет срок годности (употребления, эксплуатации). В дальнейшем – это просто хлам, который лучше выбросить, он больше не пригодится.
Оплаченные счета. Они могут касаться чего угодно, начиная от коммунальных услуг и заканчивая расчетом за номер в отеле. Сберегать их следует на протяжении 3 лет, после чего они утрачивают свою силу, во внимание не принимаются никакими организациями.
Контракты, страховые полисы, включая медицинские, кредитные, о покупке недвижимости, автомобиля. Лучше сделать для этой категории специальное отдельное хранилище и держать их там бессрочно или столько, сколько действует документ.
Предметы личной идентификации. К ним относят: паспорта, пенсионные, рабочие и другие удостоверения, свидетельства (о рождении, браке, разводе, смене фамилии и имени, смерти), завещания. Они не подлежат утилизации никогда, должны всегда быть под рукой.

Правила хранения

Чтобы они не утратили аккуратный вид, необходимо соблюдать определенные требования и порядок:

Помещение выбирают в меру сухое (влажность не более 50–55%).
Желательно обеспечить стабильную температуру в пределах 18–25°С.
Все нужное делают легкодоступными. Чтобы просто было отыскать по первому требованию.
Раскладывают все не только по разделам, но и по годам, что упростит поиск в будущем.

Таким образом, нельзя оставлять архив на чердаке, где повышенная пожароопасность, в подвале, поскольку там зачастую зашкаливает влажность, и в других подобных помещениях. Небрежное отношение приводит к преждевременной порче, что чревато серьезными неприятностями.

Как организовать хранение документов дома правильно

Перед подготовкой пространства рекомендуем посмотреть советы от профессиональных дизайнеров, занимающихся планировкой рабочих мест и хранилищ. Достаточно просто адаптировать их под индивидуальную обстановку, а в остальном они вполне подходят для любого желающего:

Все, что только возможно, следует перенести в электронный вид, это значительно сократит место, выделенное под необходимое.
Что не требуется часто, к примеру, хотя бы раз в год, надо отставлять в самые дальние углы. Так более востребованные носители окажутся всегда под рукой.
Инструменты и емкости для складывания выбирают разного размера. Например, для маленьких чеков и квитанций едва ли нужен органайзер формата А4. Совсем мелкие можно помещать по несколько в одном файле, отсортировав их по датам и/или другим параметрам.
Для каждой категории бумаг не помешает создать отдельную папку. Это значительно упростит поиск, особенно, если указать на ней соответствующую информацию.
Хорошо выбирать вертикальные стойки, этажерки или короба, которые сильно экономят пространство. Их приобретают в обычных мебельных магазинах, а при определенной сноровке, умении обращаться с лобзиком и отверткой, даже делают самостоятельно из МДФ, деревянных планок или фанеры.

Не реже одного раза за год проводят тщательную ревизию в собственном архиве. Это поможет вовремя избавиться от ненужного и сделает пространство свободнее.

Системы хранения для документов дома

Подбирают варианты после того, как сами бумаги полностью разобраны, классифицированы и разложены на несколько основных стопок по тематикам. Для удобства можно наклеить на каждую небольшой цветной стикер, который легко снимается и не испортит поверхность.

Зачастую, кроме личного (к примеру, у предпринимателей), имеется еще и раздел с делопроизводством, который необходимо отставить в сторону. Рекомендуется подготовить под него не просто отдельные файлы, но предусмотреть другие ящики, шкафы или помещения.

Папки

Каждая из них должна быть грамотно и ясно подписана, доносить сведения о том, что в ней находится. Оптимальный вариант – подпись на корешках, чтобы сразу было понятно, что внутри. Удобно ставить их в специальные большие короба по несколько штук. Укладывать носители информации следует каждую по отдельности, классифицируя по типу или дате. Отдельно придется организовать емкости для следующих категорий:

Семья или личное (паспорта внутренние и заграничные, свидетельства о браке, рождении, смерти, разводе, СНИЛС, удостоверения).
Медицина (договоры с учреждениями, справки, выписки, чеки, анализы, книжки).
Покупки (квитанции, инструкции, гарантийные талоны и прочее, что относится к вещам или устройствам, которые эксплуатируются в это конкретное время).
Учёба (сертификаты, дипломы, допуски).
Коммуналка (счета, чеки оплаченные и нет, расчеты, книжки).
Работа (рекомендации, трудовые, контракты, справки из центра занятости).
Кредиты и займы (договоры, квитанции, выписки со счетов).
Банковские или правоустанавливающие (недвижимость, автомобили, яхты, дачи, антиквариат, квартиры, договоры ренты, аренды, купли-продажи, о вступлении в наследство, завещания, дарственные).

Корзины, коробки, ящики

Когда все аккуратно рассортировано по классам и разделам, будет намного проще убрать все в специально подготовленные емкости. Они могут быть изготовлены из древесины, пластика, фанеры, картона и других подходящих материалов, их вполне реально сделать собственными руками. Выбор таковых полностью зависит от владельца, а также от финансовых вложений, которые он готов выделить для этого дела.

Портфель

Для хранения меньшего объема носителей информации хорошо подойдет чемоданчик, дипломат или кейс с ключом. В него удобно разложить папки или файлы с отсортированными заранее бумагами. Материалы изготовления допустимы разные:

дерматин;
кожа;
пластмасса;
брезент;
гранитоль;
плотная ткань.

Этот способ хорош тем, что его очень легко перемещать при потребности, а также быстро взять в экстренных ситуациях, чего никак не скажешь о предыдущих.

Органайзер

Существует колоссальное количество устройств, которые могут быть использованы в качестве архива. Они изготавливаются из дерева, пластика, фанеры, могут представлять собой ящики со специальными ячейками, большие папки с отдельными файлами, быть в виде стационарных конструкций, которые разбираются или нет, а также иметь возможность добавления дополнительных разделов.

Для правильного выбора нет критериев, главное – это персональное удобство. Потому каждый может подбирать что-то как раз под себя, под интерьер или по размеру.

Конверты

Современный рынок предлагает множество разнообразных материалов изготовления:

бумага;
картон;
полиэтилен;
пластмасса;
ткань;
стекловолокно.

Размеры вполне реально выбрать от стандартного почтового до очень крупного, превышающего 1 метр в длину. Однако подобные едва ли пригодятся, достаточно стандартного формата А4, чтобы перекрыть все потребности домашнего сберегания.

Мини-комод

Мебель такого плана может быть металлической, деревянной, фанерной, из МДФ, пластика и даже полиэтилена. Обычно выбор касается не материалов, а по размерам, гармоничности и соответствию основному дизайну интерьера.

Большой металлический бокс для хранения подойдет тем, у кого много важных бумаг, которые следует сберегать длительное время, например, предпринимателям для финансовой отчетности. Тайники могут быть оснащены современными кодовыми электронными замками, сканерами отпечатков пальцев, сетчатки глаза и прочим технологичным оборудованием.

Подобное устройство занимает довольно много места. Но есть вариант выбрать что-то маленькое, встраиваемое в стену, спрятанное за картиной, мини-баром, книжной полкой.

В электронном виде

Когда с классификацией и емкостями все более или менее понятно, осталось разобрать идеи и лайфхаки, как удобно и правильно хранить документы дома в полном порядке, и никогда не путаться среди них. В век технического прогресса и развитых технологий на первый план выход сбережение на цифровых носителях. Все самые важные можно отсканировать, а при потребности, даже заверить копии у нотариуса при помощи электронной подписи. Если вдруг они будут по какой-либо причине утрачены, то это поможет быстрее их восстановить.

Всю информацию содержат на флешке, но в идеале надо продублировать ее также в облачное хранилище. Это предотвратит утрату при выходе носителя из строя. Тогда данные останутся в интернете, откуда их можно будет извлечь по первому требованию.

Бумажные письма, уведомления, рецепты

Текущие удобнее хранить как есть. Их вовсе не продуктивно переводить в электронный формат, ведь они должны быть постоянно под рукой. Актуальные ценные бумаги, отправленные по почте, следует сразу классифицировать: неактуальные выбрасывают, а нужные берегут в специальном ящике, чемодане, органайзере или комоде на протяжении нескольких дней, месяцев или даже лет:

Судебные повестки, выписки или иные информационные вести оставляют не менее, чем на 1 год. Рационально складывать их вместе с банковскими уведомлениями.
Ответы из разных инстанций на запросы желательно сохранить на 3 года. Под них можно завести папку.
Рецепты оставляют в бумажном исполнении. Их складывают не только в отдельном файле, но и в другой корзинке. Практично держать их прямо на кухне, чтобы потом в любой момент можно было быстро отыскать любое руководство по приготовлению блюд.

Квитанции и чеки из магазина временно сбрасывают в одну корзину. Лучше всего сортировать все из такого хранилища раз в неделю, пока их не накопилось чрезвычайно много. Часть отправится в утиль, а другая будет разложена в определенные файлы.

Основные ошибки

В таком не хитром деле многие допускают типичные оплошности, которые потом могут всерьез мешать в поиске:

Много домочадцев, подключенных к работе. Когда делом занят кто-то один, он точно знает, что и где лежит, может интуитивно разобраться в созданной им же стройной системе. Потому лучше, чтобы не все подряд занимались сортировкой и классификацией, а выбрать ответственного, кому и делегировать все полномочия.
Мало времени для организации. Важно правильно планировать процесс, чтобы сделать все вдумчиво и методично, без спешки.
Неправильное составление подразделов, несоответствие сроков и дат. Впоследствии трудно отыскать то, что требуется. Методичное, регулярное пренебрежение этими факторами приводит к беспорядку.

Часто в процессе многие люди приходят в недоумение по поводу некоторых бумаг, которые непонятно куда отнести. Они просто прячут их, а потом не могут вспомнить куда. Для такого рода носителей информации стоит завести отдельное место, которое регулярно придется разбирать.

Важность сбережения семейного архива нельзя преуменьшать, ведь упорядоченность дает особые преимущества. Любую информацию впоследствии будет легко отыскать. Поэтому каждому человеку полезно разобраться, как хранить домашние документы, почему выгодно перевести часть из них в электронный вид и какие приспособления для этого оптимально использовать.

Читайте также: