Что поставить на стол в переговорную
Обновлено: 15.05.2024
Какие сладости выбрать для руководителя и его партнеров? Чем угостить сотрудников? Как составить меню для корпоратива?
Давайте поговорим об офисных угощениях на разные случаи жизни, узнаем о моде на продукты и попробуем угодить даже самым капризным гостям.
Угощение в офисе нельзя считать обязательным, если речь идет о желании поесть вволю или вдоволь напиться чаю.
Общепринятые законы гостеприимства предполагают внимание к гостям и некоторое угощение. Современные компании стремятся не только не нарушать эти законы, но и исполнять их в самом лучшем и даже совершенном виде. В результате многие из них направляют свой персонал на обучение, справедливо полагая, что квалифицированные знания и умения в части приема клиентов и деловых партнеров составляют важный элемент имиджа компании.
Новому секретарю достаточно беглого ознакомления с особенностями офисного гостеприимства, чтобы привести в порядок деятельность этого сегмента внутриофисной жизни.
Что же такое офисное гостеприимство? Угощение в офисе следует рассматривать как:
- упрощенную форму гостеприимства;
- короткую передышку;
- отдых.
Чтобы правильно и красиво организовать угощение, лучше всего подготовиться к мероприятию заранее. Важно, чтобы у вас всегда был широкий ассортимент чая, кофе, напитков, сухофруктов, печенья, конфет. Какие же угощения необходимы и где их приобрести?
ОФИСНОЕ УГОЩЕНИЕ КАК ЧАСТЬ ИМИДЖА КОМПАНИИ
Формы офисного угощения во многом зависят от особенностей деятельности компании.
Например, если компания активно работает с клиентами и поток посетителей достаточно высок, то стоит установить автомат для приготовления горячих напитков, а не угощать каждого клиента чашкой кофе. Это особенно удобно, если клиентам приходится какое-то время проводить в очереди – возможность выпить чашку кофе позволяет скрасить время вынужденного ожидания.
Если речь идет об офисе более высокого уровня, например о банке, то угощение в подобном случае выглядит несколько иначе и рассматривается уже не просто как знак внимания к гостям, а как элемент фирменного стиля компании. Поэтому антураж офисного угощения в таких ситуациях можно использовать с большей эффективностью, размещая логотип компании на посуде, салфетках, маленьких шоколадках, пакетиках со сливками и сахаром и т.д. Это не очень дорого и вполне доступно для многих организаций[1].
Важно!
Кофе/чай на стол во время переговоров – это одно, а кофе-пауза – это совсем иная ситуация. Сервисный антураж, набор продуктов и стиль обслуживания в том и другом случае имеют принципиальные различия.
Хорошая идея использовать конфеты (особенно леденцы) с символикой компании. Их можно не только подавать с угощением гостям, но и выложить в красивое блюдо на стойке секретаря или офисного администратора и даже раздавать в рекламных целях на выставках и презентациях.
КАКИЕ СЛАДОСТИ ВЫБРАТЬ ДЛЯ СОТРУДНИКОВ ОФИСА?
Сотрудники вашего офиса тоже люди, и всем хочется попить чаю со «сладеньким». Во многих компаниях в представительских расходах предусмотрена закупка кондитерских изделий и для сотрудников. Они же подойдут и для руководителя на каждый день. Для проведения приемов с клиентами продукты закупаются отдельно.
Выбирайте натуральные, вкусные, богатые витаминами продукты: засахаренные и засушенные фрукты, леденцы на травах и соках, орехи, цукаты, рахат-лукум и горький шоколад.
Приобретайте низкокалорийные сладости: овсяное печенье, пряники из ржаной муки, зефир и пастилу, ягодный щербет.
Наш совет
Сладости должны быть:
красивыми, яркими, чтобы поднимать настроение одним своим видом;
безопасными: без консервантов и красителей, без скоропортящихся кремов и начинок (творога, взбитых белков и т.д.);
гипоаллергенными: мед и экзотические фрукты могут вызвать крапивницу;
низкокалорийными, чтобы минимизировать вред для желудка и талии;
не пачкающими: испорченная блуза сведет на нет все удовольствие от чаепития.
В качестве десерта можно заказать шарлотку, бисквит, тирольский пирог, торт с легким йогуртовым кремом.
Помните, что блюдо с печеньем и конфетами, стоящее на виду, соблазняет съесть больше, чем хочется. Берите с собой в офис только дневную порцию сладкого, а не недельный запас. Чтобы насытиться раньше, тщательно пережевывайте каждый кусочек.
ЧЕМ УГОСТИТЬ ПАРТНЕРОВ?[2]
Угощение во время деловой встречи – вопрос тонкий. В первую очередь при подготовке офисного угощения необходимо учитывать предпочтения руководителя. Если хозяин офиса знает вкусы и привычки гостей, то целесообразно учесть их. Гости наверняка заметят и оценят такое внимание.
К чаю и кофе принято подавать сладкие булочки, печенье и конфеты.
Одно из главных требований к мучным кондитерским изделиям, которые покупаются для офисе, – они должны быть удобными для потребления «в галстуке», то есть не жирными и не крошащимися, чтобы после чаепития не искать возможность вымыть руки, а сразу приступить к подписанию контракта.
Избегайте лакомств, посыпанных сахарной пудрой или шоколадной крошкой, булочек с кремом или вареньем, конфет с жидкой начинкой, хрупкого и рассыпчатого печенья, чтобы не поставить гостей в неудобное положение
Сервировка стола – важная часть делового обеда. Раскладывайте угощение так, чтобы сам вид праздничного стола поднимал настроение. К пирожным подавайте блюдечки и десертные ложечки или вилки, к кусковому сахару – щипцы, к порезанному ломтиками лимону – двузубую вилочку.
Булочки должны лежать на блюде, конфеты в обертках – в конфетнице, конфеты в коробках подавайте без крышки, плиточный шоколад – разломанный, без бумажной обертки, но с фольгой. Печенье, торты, выпечку – только на тарелках, даже если упаковка очень красивая. Желательно на дно тарелок положить кружевные салфетки.
Конфетницы, блюда и коробки можно поставить на общий стол или подать на отдельном сервировочном столике. Конфеты, булочки и печенье допустимо брать руками.
Сладкий подарок к празднику – отличная идея
Нарядная коробка конфет ассорти, подарочное печенье, сладкий букет из конфет для партнера-дамы, экзотические сладости, пряничный домик или сладкий каравай, а также заказные торты с надписью и поздравительной открыткой будут отличным подарком на торжественный случай.
КАК СОСТАВИТЬ МЕНЮ ДЛЯ КОРПОРАТИВА?
Для корпоративного праздника или приема, где помимо чая и кофе потребуются закуски, можно предложить следующий вариант меню:
- канапе с подкопченным лососем;
- канапе с сыром и виноградом;
- канапе с тигровой креветкой и ананасом;
- рулеты со слабосоленой семгой и сливочным сыром;
- брускетта с томатами с соусом песто;
- тост с сыром бри;
- ассорти из свежих овощей;
- нарезка мясная;
- ассорти рыбное;
- сэндвич «Цезарь»;
- тортилья с семгой и сливочным сыром;
- валованы с красной икрой;
- рулеты из ветчины;
- салат «Оливье» с каперсами в тарталетках[3];
Подобного вида закуски можно либо приобрести готовыми в кулинарии крупного супермаркета, либо сделать самим.
Не оставляйте закуски храниться даже один день: они ни как минимум потеряют товарный вид, а в худшем случае – испортятся.
КАК ВЫБРАТЬ СУХОФРУКТЫ И ФРУКТЫ?
Сухофрукты
Мой руководитель предпочитает, чтобы на столе переговоров всегда стояли соответствующие сезону свежие фрукты, а также орехи и сухофрукты. Их я закупаю раз в неделю на рынке ( как правило, у проверенных продавцов).
Особенно внимательно следует выбирать сухофрукты. Для придания товарного вида и сладкого вкуса их нередко вымачивают в сиропе. Поэтому следует обязательно попробовать сухофрукты: они не должны быть приторно-сладкими и липкими на ощупь, допустима небольшая кислинка.
Не берите пересушенные или, наоборот, слишком мягкие плоды. Это свидетельствует о нарушении условий изготовления и хранения.
Перед употреблением тщательно промывайте развесные сухофрукты от грязи и химикатов теплой водой (кипяток разрушает витамины). Можно залить сухофрукты яблочным соком и оставить на ночь.
Если вы купили сухофрукты в упаковке и доверяете производителю, их можно не мыть. Некоторые производители честно указывают на упаковке: «Рекомендуется вымыть перед употреблением».
Светлые фрукты в идеале должны быть темными после сушки. Курага, не обработанная серой –темного цвета. Яркий цвет – результат обработки марганцовкой. Изюм не должен быть равномерно-желтым, мягким и масленым. Лучшие сорта изюма на базаре для показа подбрасывают в воздух и они, падая, стучат, как мелкие камешки.
Для придания блеска сухофрукты могут быть натерты маслом, причем не лучшего качества – в этом случае лучше отказаться от покупки.
Если сухофрукты обработаны неправильно, у них винный «горелый» привкус.
Полезные сухофрукты имеют неприглядный вид: матовые, сморщенные, непрозрачные.
Я пристально слежу за тем, чтобы фрукты и сухофрукты не портились, поэтому раз в неделю полностью обновляю содержимое вазы с фруктами и сухофруктами.
Фрукты
Фрукты я стараюсь брать отечественные, когда это возможно, и обязательно пробую их сама.
Есть несколько простых правил, которые помогут купить качественный продукт. Начать следует с аромата. Спелые плоды обладают приятным сильным запахом. Если вы не чувствуете аромат, значит перед вами недозрелые фрукты.
Не удивляйтесь тому, что очень большое количество фруктов попадает на наш рынок еще зелеными. Это обусловлено тем, что не все фрукты можно довезти до рынка и продать до того момента, как они испортятся. А вот определить, что именно быстро придет в негодность к употреблению, очень легко.
Все фрукты обладают определенной лежкостью (способностью длительное время сохранять свои товарные качества, не подвергаясь различным заболеваниям и не теряя массы). Так, бананы, манго, киви, груша, папайя, авокадо всегда собирают вызревшими на 3/4, но никак не спелыми, т.к. зрелые фрукты очень быстро портятся. Цитрусовые, инжир, ананасы и гранаты собирают практически зрелыми. Эти фрукты лежат достаточно хорошо, со временем их вкус почти не ухудшается. Хурму, персики и нектарин также собирают вызревшими, но фрукты этой группы после полного созревания портятся очень быстро.
Недозрелые фрукты, даже если они хорошо вылежались и обладают сильным ароматом, не всегда полезны. В цитрусовых, которые попали на рынок еще зелеными, содержание витамина C в разы ниже, чем вы можете себе представить. Но даже если вы купили созревшие фрукты, то со временем количество витаминов в плодах начинает уменьшаться.
Не забывайте, что у привозных фруктов есть еще один существенный недостаток – наличие нитратов. Посмотрите только, какие красивые привезенные фрукты: ровные, гладкие, без единого повреждения. В природе очень редко попадаются такие красивые и ровные плоды. Уберечь их от любых недостатков, в том числе и от поражения червями, помогают нитраты. Кстати, самыми полезными и вкусными могут оказаться именно червивые фрукты, как бы это странно ни звучало.
При выборе фруктов вы можете руководствоваться еще одним правилом: самыми полезными и вкусными будут тяжелые плоды. Выберите для себя несколько фруктов, которые вы хотели бы купить. Попробуйте каждый из них взвесить в руке. Тот фрукт, который окажется самым тяжелым, хотя на вид таким не должен быть, смело берите. Это будет самый качественный и вкусный плод.
К тому же необходимо учитывать, что многие фрукты, а также особенности их обработки способны вызвать аллергию. Наиболее аллергенными являются цитрусовые, ягоды, ананасы.
При выборе фруктов также нужно учитывать сезонность. Фрукты, характерные для конкретного сезона, всегда будут свежие с минимумом удобрений, но и храниться будут хуже.
МОДА НА ЕДУ
Да-да, мода на еду тоже существует! Во-первых, здоровый образ жизни – это настоящий тренд XXI века. Люди больше не хотят есть сэндвичи и запивать их сладкой газировкой. Их интересы устремлены в сторону правильного питания и фитнеса. Если ты успешен, то ты подтянут, моложав и ухожен. Новые увлечения породили интерес к натуральным продуктам. Ведь внешность человека напрямую зависит от того, чем насыщен его организм. В связи с этим люди во всем мире заговорили о так называемых суперфудах.
Наш словарик
Суперфуд (от англ. superfood) – это натуральный органический продукт, сбалансированный состав которого в полной мере обеспечивает все потребности активного образа жизни.
Ягоды годжи
Пожалуй, самые известные из всех суперфудов. В 2014 году началась волна споров на тему этой модной еды: правда ли ягоды помогают похудеть? Эти дискуссии лишь способствуют росту их популярности. Ягоды годжи признаны природным антидепрессантом с высоким содержанием кальция, железа, фосфора и других витаминов. Их можно добавлять в различные блюда, в чай или просто перекусывать ими. Даже звезды признаются, что носят в сумочке эти ягодки, чтобы полакомиться в свободную минуту.
Русские суперфуды – облепиха, черноплодная рябина, шиповник, клюква. Сейчас модно заваривать из них чаи с добавлением меда, имбиря, лимона. Такие чаи будут и вкусны, и полезны. На смену черному и некогда модному зеленому чаю пришли чаи травяные с добавлением чабреца, шиповника, мяты, зверобоя.
Пример из личного опыта
В Корпоративном университете нашей компании все кофе-брейки состоят исключительно из полезных закусок: овощных палочек, льняного печенья, зеленых яблок.
Сейчас вошли в моду вегетарианство и сыроедение. Сыроедение представляет собой систему питания, основанную на употреблении продуктов, которые не прошли тепловую либо химическую обработку. В качестве таких продуктов могут рассматриваться фрукты и овощи, ягоды и злаковые, орехи и бобовые культуры – все, что можно есть без дополнительной готовки.
ГДЕ КУПИТЬ СЛАДОСТИ?
Даже среди приверженцев здорового образа жизни немало сладкоежек. Популярностью у них пользуются сыроедческие конфеты и торты. Их можно купить в магазинах, заказать через Интернет или даже сделать самостоятельно. Готовят их, как правило, из сухофруктов, орехов, меда, кокосовой стружки и сырого какао. Единственный минус таких сладостей – очень маленький срок хранения. Поэтому покупать их стоит для особых случаев, а не на каждый день. Среди руководителей нашей компании тоже есть любители таких полезных сладостей.
Поскольку при покупке продуктов для руководителя в первую очередь учитывается свежесть и качество, а не цена, то покупать кондитерские изделия имеет смысл в проверенных крупных супермаркетах либо в фирменных магазинах производителей.
Можно оформить заказ с доставкой на сайтах тех же супермаркетов и компаний-производителей или заключить договор с компанией-производителем на поставку кондитерских изделий.
Закупки целесообразно производить не по мере того, как заканчивается тот или иной продукт, а один раз в какой-либо период времени (раз в месяц, раз в квартал) в одно и то же время (например, в 20-х числах месяца заказывать на следующий). Так вы точно будете обеспечены всеми необходимыми продуктами и готовы к любому офисному приему.
Капкейки, макаронс и различные виды пирожков и пирожных можно найти в кондитерских «Волконский», «Пушкин», «Чайковский», «Upside down cake» и других. А недавно в Москве открылась кондитерская Ladurée. Во Франции это заведение является одним из символов Парижа, а маленькие цветные макаронс в коробочках цвета фисташки – в числе самых популярных сувениров.
Капкейк (буквально «чашечный торт») – американское название кекса. Пирожное небольшого размера, предназначенное для употребления в пищу одним человеком, запеченное в тонкой бумаге или алюминиевой форме для выпечки. Часто содержит разнообразные элементы кондитерских украшений.
Макаронс (macarons) – небольшое легкое печенье-безе с мягкой начинкой и суховатой хрустящей корочкой; оно круглой формы и состоит из двух половинок, соединенных кремом. Это сладкое блюдо готовится из миндальной муки, яичных белков, сахарного сиропа и бывает самых разных вкусов.
И ПОСЛЕДНЕЕ
Офисный этикет не позволяет молча расставить посуду перед гостем. Вежливое «пожалуйста», сказанное с улыбкой, всегда располагает к доброжелательности.
Надеюсь, что благодаря моим советам ваши деловые переговоры всегда будут проходить на высшем уровне!
Резюме
Готовьтесь к мероприятиям заранее. Пусть в офисе всегда будет широкий ассортимент чая, кофе, напитков, сухофруктов, печенья, конфет с учетом предпочтений руководителя.
Выбирайте натуральные, вкусные, низкокалорийные, богатые витаминами продукты.
Не храните закуски дольше одного дня. Все должно быть свежим.
Внимательно выбирайте фрукты и сухофрукты, следите за их сроком годности.
Покупайте продукты в проверенных крупных супермаркетах либо в фирменных магазинах производителей.
[1]Подробнее см. Чайная церемония // Секретарь-референт. 2010. № 3. С. 76–80.
[2]Также см.: Герасимова Е.В. Чай и кофе для гостей как одна из составляющих имиджа компании // Секретарь-референт. 2014. № 4. С. 101–104.
[3]Вместо «Оливье» можно использовать «Гавайский» и другие популярные салаты.
Правильные вкусности, или Офисные угощения
Тонкости офисного гостеприимства
«Вам чай или кофе. » – робко спрашивает посетителя секретарь. Казалось бы, нет ничего проще – исполнить просьбу гостя, но сколько историй в офисной жизни связано с этой маленькой церемонией! Зачастую именно такой, казалось бы, привычный момент гостеприимства вызывает дрожь в руках и коленях, на лице появляется гримаса ужаса из-за предательски разлитой жидкости, а шеф… можете сами догадаться. В общем, зачеркиваются жирной, неблагодарной чертой все ваши достижения, знание двух языков, делопроизводства и многое, многое другое. И этот кошмар, как мексиканский сериал, никак не заканчивается…
Руководствуясь советами и рекомендациями по ресторанному обслуживанию, а также собственными наблюдениями и практическим опытом многих секретарей, с которыми я часто общаюсь на семинарах, постараюсь рассказать об основных тонкостях офисного гостеприимства.
Обязанность или удовольствие?
Самое главное при угощении любым напитком – не забывать, что это для вас не тяжкая повинность, а радость. Да-да, именно так, ведь этот жест гостеприимства – подача чая, кофе, напитков – не обязательный момент в деловой жизни, но желательный. Демонстрируя внимание и доброжелательность в незнакомой гостю среде, вы создаете для него атмосферу комфорта и безопасности, а все это, как показала практика, приносит немалую пользу и организации, и вам – хотя бы в виде благодарной улыбки в ваш адрес. Поскольку чаще всего организацией угощения в офисе занимается секретарь, думаю, не лишним будет напомнить некоторые истины, касающиеся именно вашей профессии.
Секретарь, независимо от образования, внешности и всего остального, прежде всего – правая рука руководителя, помощник, который всегда создает необходимые условия для его работы, освобождает шефа от рутинных и мелких дел. Если вы не обладаете артистизмом, трудолюбием, стрессоустойчивостью и хорошими манерами в сочетании с элегантной внешностью – ничего не получится. Есть еще одно качество, которое было присуще секретарям с давних времен (обладающие им могли рассчитывать на прощение руководителем многих своих промахов), – «угодить с удовольствием», то есть не рассматривать свое положение в офисе как положение официантки (хотя это тоже достойная профессия) или «девочки на побегушках». Ведь вы – хозяйка офиса, и именно вы на правах гостеприимной хозяйки всегда, невзирая на свою сверхзанятость, рады любому гостю. Именно здесь нужно искать причины неуклюжего, по мнению руководителей, непрофессионального обслуживания во время угощения напитками или чаем. Ваши муки на лице, напряженные жесты и молчание (страх перехватывает горло) заставляют любого гостя испытывать неудобство и жалость к вам. У вас всегда должно быть приветливое выражение лица, улыбка, внимательный взгляд (готовность общаться), предупредительные жесты, движения и, конечно же, приятный и доброжелательный голос. Вы всем своим видом должны демонстрировать, что вас совсем не раздражает уже десятый посетитель за последние два часа.
«Чайная церемония» в офисе
Чтобы было меньше суеты, лучше заранее приготовить все необходимое. Сразу же хотелось бы обсудить те моменты, которые могут помешать вам правильно и красиво организовать угощение.
Ваша обувь не должна стучать, так что набойки лучше заменить на более «тихие». Волосы, если они у вас ниже плеч, следует подобрать, какими бы они роскошными ни были – это просто негигиенично. Руки тщательно (даже не скрывая от присутствующих, можно и нарочито) протирайте влажными салфетками (постоянно бегать к умывальнику может быть не всегда удобно): у гостей не должно возникать сомнений по поводу чистоты ваших рук. Посуда для гостей всегда должна быть чистой, чтобы не пришлось второпях мыть ее, и сотрудники офиса ею пользоваться не должны.
Очень важная, чуть ли не главная деталь – поднос. Сервировочные передвижные столики производят много шума и, как показала практика, редко используются. Вся надежда на поднос. Но не пытайтесь взять все сразу за один заход. И не покупайте вместо подноса огромное блюдо из нержавеющей стали или серебра с утолщенным дном – это блюдо используют для подогрева мясных или рыбных блюд (а сколько раз я такие видела в руках секретарей!). Выберите круглый или квадратный 30 х 30, 25 х 30, 30 х 40 поднос. А как красиво его можно нести! Чтобы посуда на подносе не стучала и предательски не скользила, обязательно покрывайте его салфеткой, полотенцем, а еще лучше – прорезиненной кружевной салфеткой. Она легко моется, но желательно иметь их несколько.
Cледите, чтобы у вас всегда было в ассортименте достаточное количество чая, кофе, напитков, сухофруктов, печенья, конфет. Если угощение происходит в переговорной или в кабинете шефа, желательно заваривать натуральный чай и кофе. Их в последнее время заваривают в специальной пресс-кружке. Это замечательная и просто незаменимая помощница для секретаря: пока вы расставляете чашки с блюдцами, чай заваривается. Затем вы надавливаете на крышку пресс-кружки – и заварка оказывается на дне, а вам остается только разлить по чашкам свежий чай. Лучше иметь несколько таких кружек разного объема – не все пьют черный или ваш любимый чай с бергамотом или жасмином.
Пакетированный чай можно подавать гостям только в том случае, если каждый мешочек с чаем упакован в бумажный пакетик. Чайные пакетики лучше поставить в коробке на стол или блюдце – это гигиеничнее.
Лимон подают на отдельной тарелочке, к нему прилагается двузубая небольшая вилка или к каждой дольке шпажка как для канапе.
Воду для угощения в офисе приобретают только в бутылках емкостью не больше 0,5 л. В последнее время используются вода и газированные напитки в пластиковых бутылках, хотя лучшей считается в стеклянных. Возле бутылок всегда должен быть ключ для их откупоривания. Если вы будете сами наливать воду в стакан, старайтесь держать бутылку поближе к стакану. Наполнив его на 2/3, не отрывайте бутылку резко, а сначала поверните ее над стаканом по часовой стрелке – последние капли упадут не на стол, а в стакан.
Если поток посетителей большой, можно использовать одноразовые стаканы. А для кабинета руководителя, совещаний и переговоров – только стеклянные. При этом практичнее использовать не бокалы или фужеры ,а именно стаканы. Стоять они должны обязательно в перевернутом виде – это свидетельство их чистоты. Стаканы смотрятся эстетичнее, если они не выше бутылок с водой.
В офисе лучше использовать не сахар-песок, а рафинад. Подавать его нужно обязательно в сахарнице, из расчета 1 сахарница на 2–3 персоны. С рафинадом подаются щипчики. Если их нет, сахар берут руками, но не ложкой. Выдавать порционно по два кусочка на блюдце – не эстетично и не гигиенично. Даже сахарные палочки или пакетики с сахаром-песком ставят в розетках или сахарницах.
Для кондитерских изделий и выпечки желательно приобрести лопатки, щипчики, нож-пилку, а также салфетницы, блюда для торта, фруктов, вазочки для цветов. Лучше, если чайный и кофейный наборы были иметь одного цвета и дизайна.
Конфеты в коробках подают, снимая крышку, плиточный шоколад – снимая бумажную обертку, но оставляя фольгу и разламывая. Печенье, торты, выпечку – только на тарелках, даже если упаковка очень красивая. Желательно на дно тарелок или блюд положить кружевные салфетки.
В офисе необходимо иметь достаточное количество салфеток различного предназначения. Стол обычно накрывают тканевой скатертью или салфетками. Можно использовать твердые салфетки, рисунок лучше выбирать нейтральный: пробка, дерево, орнамент. Никогда в офисах не ставят посуду на стол без салфеток – она стучит и оставляет пятна на офисных столах. Очень хорошо для этих целей подходят однотонные, круглые с кружевными краями бумажные салфетки. Лучше запастись такими салфетками разной величины: большие подойдут под наборы питьевой воды, для оформления стола на переговорах и совещаниях, а маленькие – под стаканы и блюдца с чашками.
В комнате для переговоров и в кабинете руководителя обязательно должна быть тумба-шкаф. В ней обычно хранится чистая посуда, салфетки, сахар. Такой шкаф послужит также столиком для предварительной подготовки. Все это поможет вам быть более организованной.
Когда можно предложить напитки?
Чай, кофе или прохладительные безалкогольные напитки секретарь может предложить в таких случаях:
- если возникла необходимость подождать руководителя или сотрудника в приемной (в этом случае предлагают дважды, вторично – через 5–7 минут);
- перед началом деловой встречи в кабинете руководителя или в комнате переговоров;
- в середине длительной беседы – по просьбе руководителя или, если дверь открыта, – через 1–1,5 ч после первого угощения;
- в перерыве на переговорах, совещаниях.
Обязательно предлагайте угощение руководителю, когда вы видите его впервые в этот день, сразу же после приветствия. Затем в течение всего дня, проявляя инициативу, а также руководствуясь своим опытом и здравым смыслом.
Многое зависит от места
Угощение в приемной проходит по упрощенному варианту. Для начала выясните, что предпочитает гость – кофе или чай. Желательно использовать обычную посуду, но здесь все зависит от статуса организации, и вполне приемлемо, если посуда будет одноразовой, особенно если идет большой поток посетителей. На салфетку перед гостем ставят на расстоянии согнутой руки сахар в сахарнице, лимон на блюдце, затем чай или кофе. Между чашкой и блюдцем салфетка отсутствует, она может быть рядом с чашкой в виде треугольника, если нет салфетницы. Чашка и блюдце всегда ставятся с левой стороны от сидящего или перед ним. При этом старайтесь как можно меньше касаться пальцами поверхности блюдца, а о чашке вообще не может быть и речи. Расстояние от края стола до чайной пары – 2 см. Чашка выставляется ручкой к правой руке сидящего, а за ней кладется чайная или кофейная ложка, краями вверх, ручкой перпендикулярно правой руке сидящего. Если вы подаете чай в пакетиках, не забудьте поставить соответствующую посуду – маленький стаканчик или розетку, блюдце для использованного пакета или чайного мешочка.
Соблюдение всех этих тонкостей позволит посетителю избежать лишних движений, суеты и, соответственно, неприятностей вроде пролитой чашки чая.
Если чай подается на переговорах или во время деловой встречи, а на столе находятся документы, необходимо проявлять особую осторожность и собранность. При большом количестве гостей обязательно обратитесь сначала к самому высокому по статусу гостю и запишите его пожелания в блокнот, где заранее есть пункты «кто», «что», сахар (сколько?), сливки, лимон – не стоит надеяться на свою светлую память. Как показывает практика, в этом случае угощение лучше подавать в готовом виде. Не забывайте о порядке обслуживания: прежде всего вы подаете угощение старшему по статусу гостю и своему руководителю, затем всем женщинам со стороны гостей, мужчинам со стороны гостей и после этого в таком же порядке обслуживаете сотрудников вашей организации. При этом посуда подается всем из одного сервиза.
При подаче угощения старайтесь двигаться плавно и бесшумно, сохраняйте красивую осанку, корпус держите прямо, почти не наклоняя.
Иногда по просьбе руководителя чай сервируется на отдельном столе или оставляется на подносе, сервировочном столике. Гости в этом случае сами себя обслуживают. Ваша задача – все предусмотреть и в случае необходимости, по желанию руководителя, что-то добавить или убрать. Это удобно также для угощения сотрудников своей фирмы.
Несколько слов об уборке. Не забывайте, что убирают сначала неиспользованную посуду и приборы, а затем все остальное. Никогда на одном подносе не уносят использованную грязную посуду с продуктами или сахаром, с салфетками и конфетами.
Обратите внимание
- Чай и кофе наливают в чашки, не доливая на 1 см до края чашки.
- Чай, натуральный кофе, растворимый кофе заваривают из расчета 1 полная чайная ложка на 200–250 г жидкости.
- Игристые, газированные напитки наливают под наклоном, негазированные – в стоящую на столе посуду.
- Для алкогольных напитков существует такое правило: заполнять бокалы на 2/3, при этом чем крепче напиток, тем меньше емкость посуды. Исключением является коньяк. Если он подается в коньячном, тюльпанообразном бокале с толстой ножкой, тогда заполняют 1/3 бокала, если в водочную рюмку – 2/3 рюмки.
- Все бокалы с ножками держат за самую тонкую часть, коньячный бокал – четырьмя пальцами, согревая напиток в ладони.
«Маршрутный лист»
Составьте подробный план-список «что за чем» для угощения чаем, кофе, прикрепите его на внутренней двери кухонного шкафчика офиса – это для вас «маршрутный лист», хорошая подсказка, особенно для того случая, когда вы одной рукой отправляете факс, а другой пытаетесь приготовить чай. Возможно, эта инструкция станет ценным путеводителем для самого руководителя в случае вашего отсутствия, и он будет вам очень признателен.
И последнее напоминание: всегда мило улыбайтесь, демонстрируйте радушие и гостеприимство, особенно когда ставите чашки. Тогда, поверьте, простят любые погрешности. Это и называется «угодить с удовольствием», то есть предупредить, предусмотреть все желания и стать незаменимой. Постарайтесь выработать в себе это качество – и все получится. Тогда вам не придется думать о повышении зарплаты – об этом задумается ваш руководитель.
Что поставить на стол переговоров?
Диетологи предупреждают, что пища с высоким содержанием углеводов смягчает депрессию, снимает напряжение, уменьшает гнев и печаль, ослабляет смущение, придает бодрость и спокойствие.
Вообще у меня создалось впечатление, что иногда пониманию и корректному отношению на переговорах и в дальнейшем сотрудничестве мешает то, что фирма, которая берет на себя обслуживание своего клиента, почему-то начинает думать, что знает его бизнес лучше, чем он сам, и начинает общаться поучающим тоном. И это становится причиной потери заказа, как было в случае, о котором я только что рассказала.
Я долго не могла успокоиться из-за несостоявшейся сделки, в то время как мой шеф уже даже и думать забыл о своем проколе. Мне стало интересно, типичны ли наши реакции, и я разослала вопросник знакомым предпринимателям с просьбой ответить, как они относятся к потере потенциального клиента. Оказалось, что моя реакция типична. Женщины сложнее справляются с отказом работать с ее фирмой и с потерей заказчика, а мужчины относительно быстро об этом забывают.
Лишь однажды я была свидетелем ответной агрессии со стороны женщины-менеджера.
У нас в агентстве очень недолго работал креативным директором специалист высшего класса, приехавший в Петербург из Москвы, по всей вероятности, отдохнуть от каких-то личных проблем. И, к счастью, пришел к нам. Нам повезло, так как он работал по западным стандартам рекламного бизнеса с более чем вековым стажем и научил нас и работе с клиентами, и принципам организации работы по проектам, согласованности действий всех служб, в нем занятых, и, соответственно, контролю его прохождения.
Хотя сам он, как почти каждый творческий человек, был безалаберен до умопомрачения. Если на переговоры мне нужно было ехать с ним, я должна была проявлять двойную бдительность, чтобы не забыть документы, необходимые мне, и папки с презентационными материалами для него. Кроме того, я должна была следить за часовой стрелкой, чтобы вовремя вытащить его из-за компьютера и не опоздать на деловую встречу. Но все это компенсировалось морем обаяния, остроумия, широты души, которую редко сейчас встретишь, а главное, высочайшим профессионализмом.
Так вот именно с ним приехали мы на известное петербургское кондитерское предприятие беседовать с начальником отдела рекламы и маркетинга. Мой коллега был москвич, до недавнего времени чуть ли не ежемесячно выезжавший в заграничные командировки, а перед ним сидела очень некрасивая женщина. Он решил показать свою «крутизну». Начал с того, что поехидничал по поводу розового фона на всех рекламных роликах и плакатах этой фирмы, покритиковал слоган прошедшей рекламной кампании и т. д. Ну кому это понравится? У женщин чаще всего какая бывает реакция? Обида, растерянность. Наша визави, похоже, таких чувств вообще не знала. Она спокойно стала задавать гостю встречные вопросы, как и он, цитировала известных авторов, владела статистикой и была самоуверенна, как и он. В конце беседы мне казалось, что она его просто, как говорят, «забила». Это было похоже на поединок без поддавков, и победителем была явно женщина. Как ни странно, первый раунд нашей встречи прошел удачно, и когда мы уже сели в машину, я поинтересовалась у коллеги, уют но ли он себя чувствовал. Он был доволен! Разговор с женщиной-маркетологом проходил в привычном ему мужском стиле соперничества и покорения вершин. Креативный директор ответил, что женщина была адекватна, что она ему понравилась и он с удовольствием будет с ней работать.
Почему она так себя вела? Возможно, природа не наделила ее приятной внешностью, но позволила вырабатывать организму более высокий, чем свойственно женщинам, уровень тестостерона? Возможно, женщина сознательно выбрала такую манеру поведения как защитную реакцию и идею о том, что воображение мужчин можно поразить интеллектом? Тогда она этого добилась!
Читайте также: