Что обычно лежит на столе у бухгалтера

Обновлено: 19.04.2024

В современных офисах рабочее пространство сотрудника — его письменный стол. Если это персональное место, а не свободный угол в воркшопе, можно попытаться установить некоторую связь между характером человека, его рабочими и бытовыми привычками и состоянием рабочего стола.

Идеальный порядок на столе

Это наводит на мысль, что человек аккуратен, педантичен, очень организован. Руководители любят таких и часто говорят: «Порядок на столе — порядок в голове». Однако аккуратное рабочее место не является показателем эффективности работы. Возможно, человек хочет произвести правильное впечатление, демонстрируя окружающим атрибуты организованности, но при этом относится к своим обязанностям весьма прохладно. Еще одна причина идеального порядка на рабочем месте — скрытность. Человек не хочет давать пишу для разговоров, оставляя на столе личные вещи и таким образом закрывается от посторонних вторжений в его личное пространство.

Рабочее пространство организовано

Папки стопкой, документы в контейнерах, визитки в холдерах, книги на полке, канцелярия в ящике. Стремление упорядочить хаос говорит о желании держать ситуацию под контролем. Скорее всего, перед вами «многозадачник», ведущий несколько проектов одновременно. Такие люди регулярно разбирают бумаги на столе, стремясь не столько навести порядок ради порядка, сколько «актуализировать» рабочую среду: документы, требующие немедленной обработки положить поближе, «под руку», файлы по задаче с низким приоритетом, убрать «в дальний ящик».

Творческий беспорядок

Со стороны рабочее место выглядит ужасающе: документы и пачки печенья, ежедневники и бутылки с водой, приглашения, билеты и тысячи маленьких «напоминалок». Кажется, что в этом просто невозможно разобраться. Но «хозяин хаоса» прекрасно в нем ориентируется, с легкостью находя нужный файл в пухлой стопке или маленькую записку с номером телефона среди тысячи мелочей. Это динамичная, креативная натура, которой чужды рамки и ограничения, это человек «потока». Ему безразлично мнение окружающих, важен личный комфорт и удобство.

Подавляющий беспорядок

Рабочее место выглядит неопрятно, и человек прекрасно это понимает. Сам страдает от своей неорганизованности: постоянно все теряет, путает, сам не знает, в каком ящике искать договоры, в каком квитанции. Часто документы «залегают слоями» и ориентироваться можно только по хронологии событий. Можно предположить, что человек не справляется с информационным потоком, интенсивностью событий. Часто не может организовать не только рабочее пространство, но и рабочее время.

Важные мелочи

Обилие витаминов и лекарств может указывать на озабоченность здоровьем или наличие серьезных проблемы в этой сфере. Фотографии друзей или семьи — важность эмоциональной связи с этими людьми. Фото «себя любимого» на отдыхе, в дорогом ресторане, с новой машиной — демонстрация достижений, давление на окружающих, эгоцентризм. Наличие на столе растений или аквариумов — потребность в связи с природой, желание сохранить эмоциональное равновесие и баланс.

Что лежит на столе у бухгалтера: кипы бумаг или аккуратные папочки

Как создать идеальную бухгалтерию: работа без авралов, ошибок и штрафов

Бухгалтерия — сердце организации, от ее слаженной работы с другими подразделениями зависит эффективность работы всей компании. На бухгалтерах лежит большая ответственность, им приходится работать с большими объемами документов и данных. Расскажем, как сделать так, чтобы система бухгалтерии работала как швейцарские часы. Статья пригодится как главбуху, так и руководителю, и финансовому директору.

Определитесь с численностью и структурой отдела

Одни из первых вопросов, на которые нужно ответить:

Сколько сотрудников взять в бухгалтерию?
Сможет ли весь функционал выполнять один главбух, или потребуется несколько специалистов на разные направления ( например, поставщики реализация, расчеты, материалы и т. д. )?
Сколько таких направлений и функциональных задач?

Самое главное: не всегда количество бухгалтеров в штате прямо пропорционально размеру предприятия . Например, в некоторых случаях вся выручка организации на миллионы рублей может складываться из 2-3 отгрузочных документов, а в других — несколько сотен тысяч по реализации — это сотни накладных.

Также и с начислением заработной платы. По трудоемкости посчитать простой оклад для 100 сотрудников равноценно сложному расчету для 15 человек по тарифам, сменному графику, со множеством коэффициентов и т. д.

Не забывайте и про автоматизацию , если бухгалтер вносит первичку в учетную программу вручную, это занимает больше времени.

При линейной (это самый простой вариант для бухгалтерий численностью 5-8 человек) каждый специалист отвечает за свой участок работы и отчитывается непосредственно перед главбухом.

Вертикальная структура уже предполагает наличие заместителей у руководителя бухгалтерской службы. Каждый из замов курирует свое направление, а им в свою очередь подчиняются рядовые специалисты. Схема аппарата будет выглядеть так:

Отдел бухгалтерии может включать следующие участки:

производственный (калькулирование себестоимости),
финансовый (учет движения денежных средств по кассе и банковским счетам),
расчетный (начисление зарплаты сотрудникам),
налоговый (начисление обязательных платежей и сдача отчетности),
материальный (оприходование документов и списание материалов) и т.п.

Функциональная структура используется на крупных производствах или в группах компаний. Бухгалтерия делится на подразделения, каждое из которых ведет одну или несколько юрлиц «от» и «до». И все вместе они в конечном итоге подчиняются главбуху.

Взаимозаменяемость — залог бесперебойной работы

Важно организовать работу службы так, чтобы в случае болезни или отпуска кого-либо из сотрудников, другой человек мог оперативно принять его функционал.

Специфика деятельности бухгалтерии такова, что пропуск сроков подачи отчетности или предоставления документов в фискальные органы может стоить компании многомиллионных штрафов. Поэтому заминки и простои в работе — непозволительная роскошь.

Рекомендуем ввести должность заместителя главбуха , чтобы за рядовыми бухгалтерами всегда оставался полный контроль.

В 2020-2021 годах особенно остро вставал проблема замены — сотрудники не только болели, но и вынуждены были оставаться дома на карантине, самоизоляции. Приходилось оперативно перестраивать взаимодействие между ними. А проконтролировать удаленную работу намного сложнее . Поэтому рекомендуем предусмотреть регламент на случай форс-мажора.

К примеру, если часть сотрудников вынуждены будут перейти на работу из дома, то они возьмут на себя функции, которые можно выполнять удаленно, а работники в офисе те, что нужно выполнять «очно». Например, удаленные сотрудники займутся работой с базами, проверкой проводок, разнесением первички, работой в электронными документами.

Офисные сотрудники — пробивают продажи по кассе, принимают документы от курьеров, сотрудников (например, авансовые отчеты), ходят на почту, отвечают на звонки и т.д.

Планируйте задачи наперед

Еще один момент, на который стоит обратить внимание при организации работы бухгалтерии, это планирование задач .

Каждый бухгалтер должен четко знать, какие обязанности за ним закреплены на определенный период, какие отчеты ему нужно сдать и в какие сроки.

Не лишним будет установить распорядок рабочего дня бухгалтерской службы, выделить часы приема по производственным вопросам для остальных работников компании.

Организуйте разумное хранение

Обработка огромного количества бумажных документов — неотъемлемая часть любой бухгалтерии. Однако сразу после обработки от них избавиться не удастся: накладные, акты, справки, расчеты нужно где-то хранить. Через какое-то время они могут понадобиться при проведении налоговых проверок или для сверки с контрагентами.

Самое разумное решение — доверить вопрос хранения специализированным компаниям. Это не только экономит вам место, но и предотвращает вероятность случайного уничтожения документов, их порчи, а также риск разглашения персональных данных, конфиденциальной информации и коммерческой тайны. Профессионально архивные услуги оказывает Делис Архив .

Проводите регулярное обучение

При организации работы отдела важно учитывать необходимость периодического обучения сотрудников, повышения уровня квалификации и рядовых бухгалтеров, и главбуха. Кроме того для отдельных компаний требование о подтверждении квалификации это обязанность.

Например, согласно статьи 195.3 ТК и профстандарта «Бухгалтер» для работы в банке главному бухгалтеру нужно иметь определенное образование и регулярно проходить повышение квалификации.

Требования законодательства, а также правоприменительная практика меняется каждый год, поэтому советуем также сразу заложить в бюджет:

обновление 1С и других программ, причем у официальных дилеров и через легальный софт;
установку и обновление справочно-правовых систем;
затраты на семинары и курсы повышения квалификации сотрудников;
проведение аудиторских проверок (чтобы убедиться, что в отчетности содержится достоверная информация).

Не обременяйте бухгалтера лишними задачами

Хотите, чтобы бухгалтерия всегда сдавала отчеты вовремя? Не перегружайте ее дополнительным (не свойственным ей) функционалом . Так, к должностным обязанностям бухгалтера не относится:

составление и проверка договоров с контрагентами;
подготовка и проверка табелей учета рабочего времени;
ведение кадрового учета и делопроизводства;
проведение маркетинговых исследований лизинговых и кредитных компаний.

Несмотря на то, что бухгалтеры считаются универсальными специалистами, их компетенции не настолько широкие. Лучше проверку договоров поручить юристу, а подбор и оформление персонала hr или кадровику.

Любая ошибка может стоить организации денег — штрафы за несоблюдение трудового законодательства высокие.

Грамотно выстроенная и слаженно функционирующая система бухгалтерии — это половина успеха бизнеса. Ведь через нее проходят все финансы организации, именно данные бухучета служат основой для формирования управленческих отчетов и составления бюджета.

Забытые вещи — 18. Конторки бухгалтеров и капиталистов

Этот рисунок Нормана Рокуэлла получил известность под названием «Замечтавшийся бухгалтер». В 1924 году бухгалтеры еще работали за конторкой, сидя на высоком табурете.

Начало про конторки — здесь.

Конторки изначально были предназначены для людей, считающих деньги. Нечто похожее – высокий стол, за которым деньги считают стоя – есть уже на гравюре XV века, изображающей банкиров за работой. На столе вещи, которые задержатся в обиходе надолго: учетная книга и чернильница с пером (нет, это не чашечка кофе – это чернильница на широком устойчивом основании).

В XIX веке рабочее место бухгалтера, счетовода, а часто и менеджера в большинстве случаев представляло собой именно конторку. Помимо идейных соображений (за работой не следовало расслабляться, развалившись на стуле!) дело было еще и в объеме учетных книг, которые не зря называли гроссбухами. В книге G. L. Howe и O. M. Powers «Секреты успеха в бизнесе» (1883) сообщается:

«Всеми признано, что стол бухгалтера должен быть достаточно высок для того, чтобы ему необходимо было за работой стоять, поскольку сверка и перенос записей из одной большой книги в другую требует постоянного передвижения, и для бухгалтера было бы очень неудобно садиться и потом снова вставать, когда потребуется посмотреть какую-нибудь запись в другой книге. В заведении достаточно большом для того, чтобы нуждаться в услугах бухгалтера, книги обычно очень громоздкие и должны лежать на отведенном месте на столе, а бухгалтеру следует по мере необходимости ходить от одной книги к другой. Многие фирмы не станут держать у себя бухгалтера, который попытается делать свою работу сидя. Стол бухгалтера должен иметь наклонную поверхность и над ней полку, чтобы держать там справочники, таблицы и пр. и с удобством доставать их, когда потребуется. Под столом должны быть устроены полки и место для книг; если же книги каждый вечер помещаются в сейф или в хранилище, то в этом нет необходимости.»

Простейшая модель употреблялась с XVIII века.

Модель длинной двускатной конторки с рабочими местами с обеих сторон оставалась в ходу и через сто лет, только длина увеличивалась с ростом объемов операций.

Наступает век электричества. Над конторками появляются провода с лампочками накаливания, но гроссбухи все те же.

На рисунке Гарри Дональда Джонса 1930-х счетная машина занимает место на столе бухгалтера, а для учетных книг рядом устроена подставка. Век бухгалтерских конторок закончился.

Дамы в бухгалтерии и их конторки

Голландская дама XVII века на картине Николаса Маса (к сожалению, авторское название этой картины неизвестно, и о даме мы ничего не знаем) занимается бухучетом на конторке-прилавке с горизонтальным верхом. У нее несколько учетных книг, и наличность она тоже считает. Географическая карта на стене наводит на мысль о внешнеторговых операциях.

А вот землячка этой дамы в XIX веке на картине Кристофеля Бишопа (авторское название картины тоже неизвестно) развернула учетную книгу уже на настоящей конторке и работает стоя. Судя по неформальному платью, это не наемная конторщица – вероятно, она ведет семейные счета.

В США в 1870 году дамы уже работали в казначействе и даже, кажется, надевали брюки под длинные юбки! В описании указано, что сидящий мужчина - их руководитель. Дамы работают стоя или присаживаются на высокие табуреты.

В начале ХХ века сотрудницы американского банка работают стоя, но поверхность высокого стола горизонтальная, поскольку там уже не только книги, но и разная офисная техника – телефон, штемпельная машинка.

Капиталисты

За конторками работали не только бухгалтеры, но и владельцы предприятий.

Асаф Баранов, представитель знаменитой династии российских текстильных фабрикантов, тоже работал за конторкой. Сохранилась обстановка его кабинета в дирекции передовой по тем временам текстильной фабрики в Александровской слободе, построенной в 1875 году. На конторке счеты – привычный инструмент бухгалтера в России вплоть до середины ХХ века. Перед конторкой традиционный высокий табурет.

Карикатуристы, изображая капиталиста за работой, помещали его за конторку. Карикатура Томаса Наста «Труд и капитал» («Поставь себя на его место») (1871) направлена против профсоюзов. По мнению автора (это тот самый Наст, который придумал образ дяди Сэма!), наемному рабочему живется гораздо лучше, чем похожему на дядю Сэма владельцу бизнеса: один после трудового дня возвращается к семье и не знает забот, а другой до полуночи просиживает за конторкой на высокой табуретке, переживая за свое предприятие.

Английская карикатура 1890-х развивает тему. Здесь капиталист и рабочий (водитель конки) поменялись местами, и теперь оба лучше понимают проблемы друг друга. Английская конторка ниже американской и отличается от обычного письменного стола только наклонным верхом — за ней работают сидя. А вот капиталисту теперь приходится проводить рабочий день на ногах, правя лошадьми.

У французского капиталиста начала ХХ века конторка тоже невысокая.

Забытые вещи — 21. Настольные пюпитры-подставки-конторки

Молодой человек на картине Якоба ван Ооста что-то записывает в толстой книге, расположенной с наклоном на специальной подставке-пюпитре. Это приспособление использовалось с давних пор и кое-где дожило до наших дней. Правда, взрослые теперь его используют редко — а были времена, когда это была необходимая вещь в хозяйстве любого человека, которому регулярно приходилось что-то писать.

На картине хорошо видно, что пюпитр стоит на столе, покрытом узорчатой скатертью. Можно было, даже не имея в доме отдельного письменного стола, устроить себе рабочее место на любой горизонтальной поверхности. Впрочем, пюпитр ставили и на письменный стол, чтобы обеспечить желаемый наклон.

У монахов-переписчиков переносной настольный пюпитр появился еще в XI веке – по крайней мере, с этого времени его постоянно изображают на миниатюрах в рукописных книгах. Положение рабочей поверхности могло быть разным — от довольно пологого наклона до близкого к вертикали; пюпитры с большим наклоном со временем стали делать двусторонними для большей устойчивости. Сбоку часто прикрепляли рожок для чернил (см. Забытые вещи — 5 про чернильницу-непроливайку).

Блаженный Августин на фреске Сандро Боттичелли в флорентийской церкви Всех Святых (1480) пользуется для чтения «двусторонним» пюпитром, на котором книга стоит почти вертикально, а для письма – дощечкой, установленной более полого. Под этой дощечкой помещаются какие-то мелочи, а под пюпитром сделаны выдвижные ящики. Из одного ящичка даже торчит краешек пергамента — там, видимо, хранятся какие-то рабочие записи. Это конструктивное решение в дальнейшем получит развитие.

А на гравюре в книге Джироламо Савонаролы (венецианское издание 1521 года) на столе у монаха пюпитр с небольшим наклоном и верхней горизонтальной «полочкой» — еще одна конструкция, которая будет развиваться.

Очень долго грамотных было мало, а книг еще меньше, и новшества в области приспособлений для удобства чтения и письма появлялись редко – заказал монастырь столяру пюпитр с держателем для чернильницы, в следующий раз такой заказ случится хорошо если лет через тридцать, а кроме этого монастыря, никому на пятьдесят верст вокруг такая штука вообще не нужна.

Всё изменилось примерно с XV-XVI века, когда совпали несколько важных обстоятельств:

· появление буржуазии как достаточно многочисленной социальной группы, которая, с одной стороны, нуждалась в грамотности, а с другой стороны, могла себе позволить тратить время и деньги на учебу

· распространение книгопечатания, благодаря которому книги стали гораздо доступнее (хотя и оставались дорогими еще очень долго)

· Реформация, благодаря которой множество мирян не просто получило возможность прочесть Библию на своем родном языке, но и стало воспринимать это как свой религиозный долг

Количество грамотных заметно увеличилось. С книгой, с пером в руке, за письменным столом теперь стали изображать не только монахов или переписчиков, но и купцов.

На акварельном рисунке примерно 1520 года Якоб Фугер (1459-1525) из знаменитой семьи немецких купцов и финансистов работает за столом в своей конторе в Аугсбурге; бухгалтер Маттеус Шварц указывает на ящики с названиями городов, в которых у дома Фугеров были отделения: Рим, Венеция, Краков, Нюрнберг, Лиссабон… Книга, в которой Фугер ведет записи, лежит на настольном пюпитре.

Среди многочисленных гравюр Йоста Аммана с изображением представителей разных профессий есть несколько изображений бухгалтеров – и все они пользуются настольными пюпитрами.

На живописных полотнах начиная с XVII века мы видим за чтением и письмом не только ученых и купцов, но и других горожан разного социального статуса. Любовную записку, конечно, можно прочитать просто у окошка, но серьезную книгу большого формата на весу не удержишь, и подставка с наклонной поверхностью теперь понадобилась многим.

Тогда же получило развитие важное конструктивное новшество: пюпитр для чтения и письма совместили с сундучком / шкатулкой / ларцом, в котором хранили семейную библию. Наклонная плоская крышка сундучка служила пюпитром. Эти сундучки поначалу были дубовыми, очень простыми, без украшений, поскольку многие протестантские течения украшательства не одобряли. Позже их стали украшать резьбой, покрывать лаком, расписывать, но самыми распространенными все-таки оставались простые, иногда даже самодельные. По-английски такой сундучок называют Bible box (название появилось в викторианское время, но сами предметы известны гораздо раньше).

Семейная библия была, конечно, одной из главных ценностей, но все-таки в доме могли быть и еще какие-то ценные вещицы и важные бумаги (касающиеся, например, происхождения, земельных владений или наследства), которые имело смысл держать под замком в надежном месте и в случае чего спасать в первую очередь. Их тоже укладывали в сундучок с библией, в котором стали делать внутренние отделения и ящички для мелких предметов.

Ну а дальше такие сундучки стали делать уже не только для семейной библии, но и просто для бумаг. Там же держали и письменные принадлежности; в горизонтальной части крышки иногда делали еще крепления для подсвечников, гнездо для чернильницы. Получилось готовое рабочее место, которое можно было при необходимости пристроить хоть на обеденном столе, а потом убрать.

Настольные «письменные ящики» пригодились и нотариусам, и сборщикам налогов, и ростовщикам – всем, кто имел дело с документами. В них часто стали делать отделения не только для письменных принадлежностей, но и для денег – как и в конторках-столах.

«Письменные ящики» с наклонной рабочей поверхностью вполне подошли и для домашнего использования, и для разных контор, так что их форма дальше уже почти не менялась. Они могли быть разной высоты – иногда совсем тонкие, только чтобы обеспечить удобный наклон для человека, привыкшего с детства писать на наклонной поверхности, а иногда довольно высокие, позволявшие превратить обычный стол в конторку для работы стоя.

Были и «дамские» модели, служащие не только для удобства, но и для украшения интерьера: от миниатюрных письменных приборов, повторяющих форму больших «ящиков для письма», до простых невысоких пюпитров без внутренних отделений.

Про дорожные конторки — старинный вариант мобильного офиса — будет отдельный рассказ.

Читайте также: