Чистый стол в офисе

Обновлено: 19.05.2024

А Политика чистого стола - на немецком языке: Руководство пользователя на рабочем месте - требует, чтобы сотрудники убирали свои столы в конце рабочего дня. Однако, в конце концов, это гораздо больше, чем просто аккуратное и чистое рабочее место. За этим стоит принцип, который ведет к организация и, таким образом, увеличилась производительность, а также для Конфиденциальность способствует клиентам. Компании должны убедиться, что сотрудники точно знают, как себя вести. четкие руководящие принципы упражняться…

Принцип политики чистого стола: проблема

Политика чистого стола (CDP) в основном используется в компаниях, которые Совместное использование рабочего стола соответственно Горячий стол работать, то есть ни один сотрудник не имеет постоянного рабочего места, но устанавливает свой ноутбук там, где есть место. Чистое рабочее место абсолютно необходимо, чтобы это происходило без потери времени. Помимо удаления файлов, сюда входят также стикеры, визитки и USB-накопители.

Как выглядит ваша повседневная работа - копать Вы каждый день просматриваете документы на своем столе? Или все нужно аккуратно подшить и отсортировать вместе с вами? Мнения относительно принципа чистого стола и политики чистого стола расходятся: некоторые видят свое творческий подход ограничены в нем - согласно девизу: «Хаосом правит только гений», остальные считают это непременной необходимостью.

Это определенно может быть вопросом отрасли. Так относится к вакансиям с одним увеличение клиентского трафика таких как юридические фирмы, медицинские практики или органы власти, в особенно высокой степени, обработка личных данных.

Проблема в том, что это Данные иногда в свободном доступе оставайтесь лежать на своем рабочем месте - будь то во время обеденного перерыва, будь то после работы, потому что вы, возможно, не завершили процесс. Таким образом, охранники и уборщицы могут получить доступ к информации, которая на самом деле должна быть под замком.

Политика чистого стола: это то, что могут делать сотрудники

Компании обязаны соблюдать законы о защите данных. Но дело не только в данных о клиентах - компании, которые хотят защитить себя от промышленного шпионажа, также могут преуспеть с соответствующей стратегией. Для начала помогает то, что сотрудники получают три P организации рабочего стола уточнить:

строить планы

В самом начале работы вы должны спланировать то, что вам нужно на день, о котором идет речь. Только эти документы выбраны для работы - все остальные поданы.

Защищать

Защитите свои рабочие материалы, не оставляя ничего без присмотра. Положите вещи в папку, а документы - в ящик. Также важно: если вы используете экранную заставку, защищенную паролем, никто не сможет случайно увидеть вашу работу мимоходом.

Выбирать

В конце дня снова соберите все документы и аккуратно сложите их. Конфиденциальные данные должны храниться в запираемых ящиках.

Два наиболее важных аспекта этого принципа, а именно: Уборка и запирание, уже вступают в игру здесь. Теперь никто, на чьем столе до сих пор царил «творческий хаос», не становится в одночасье фанатиком порядка, потому что требуется определенная дисциплина. Ведь не на каждую бумажку есть полочка.

Политика чистого стола помогает отделить важное от неважного.

Определение политики чистого стола: преимущества

Политика чистого стола заключается в том, что Самый простой способдля защиты конфиденциальных данных - будь то от других сотрудников или посторонних. Компании также получают выгоду от CDP во многих отношениях:

Вы экономите время и деньги.

Исследования показывают, что сотрудники тратят в среднем два с половиной часа в день. Найти информацию. Если преобразовать это в компанию размером 300 человек, это будет 750 часов отсутствия в день, когда люди не работают продуктивно.

CDP также означает, что вы можете, если возможно Оцифровать документытак что сотрудники могут получить доступ к папкам с одинаковыми именами в фиксированных местах хранения. Это, в свою очередь, позволяет сэкономить на бумаге и тонере, а также на обслуживании принтера.

Вы реализуете защиту данных.

Ваши клиенты имеют право на информационное самоопределение, которое является частью общей Права личности является. Это, в свою очередь, защищено пунктом 1 статьи 2 в сочетании с пунктом 1 статьи 1 Основного закона.

Они производят хорошее впечатление.

Когда случаются неожиданные туры компании, CDP также окупается. Чистый и аккуратное рабочее место делает вашу компанию более презентабельной и эффективной.

Вы избегаете любопытных глаз.

Сотрудники часто оставляют конфиденциальные данные, такие как пароли, на своих рабочих столах. Часто используются стикеры, на которых указаны имена, номера телефонов и другие реквизиты. Эти привычки поощряют нечестных сотрудников, а также уборщиков и охранников. Чтобы увидеть информациюэто фактически должно быть закрыто для них.

Вы создаете спокойствие.

Все на своих местах. Если все можно найти сотрудники могут полностью сосредоточиться на своей работе вместо того, чтобы лихорадочно искать документы в отчете. Не говоря уже о начале работы: аккуратный стол очень важен более гостеприимный чем грязный.

Защита данных Clean Desk: ответственность работодателя

Чтобы сотрудники могли реализовать CDP, работодатель также должен иметь создать соответствующие условия. Это включает в себя соответствующее информирование о новых правилах, а также предоставление соответствующей помощи.

Это можно сделать таким образом, чтобы сотрудники поощрялись к этому, если это возможно. воздерживаться от распечаток. Для этого добавьте подпись к каждому электронному письму: Прежде чем печатать это письмо, подумайте об окружающей среде. Преимущество заключается не только в работе с оцифрованными файлами, но и в экономии электроэнергии и бумаги, а также в помощи в отслеживании событий.

Когда дело доходит до защиты конфиденциальных данных, конечно, должны быть доступны соответствующие варианты хранения. Ты можешь это сделать запираемый рулонный контейнер или тумбочки. Ноутбуки можно соответствующим образом закрепить замками, чтобы они могли оставаться на столе.

Помогите своим сотрудникам внедрить политику чистого стола, например, разместив заметные уведомления. В конце дня вы должны проверить рабочие места. Сотрудники, которые не подчиняются CDP, должны сначала связаться с ним. Мы будем уведомлены о неправомерном поведении, проступки также должны быть задокументированы. Если это не соблюдается трижды, должны последовать заранее определенные последствия.

Вы также можете вознаградить сотрудников, которые особенно хорошо реализуют новые правила. Создавайте стимулы.

Немецкий шаблон политики «Чистый стол»: пример правил

Мы перечислили здесь шаблон (на немецком языке) и пример того, как может выглядеть такая политика чистого стола:

обзор

Чтобы улучшить наши правила безопасности и действовать в соответствии с руководящими принципами защиты данных, мы, НАЗВАНИЕ КОМПАНИИ, вводим политику чистого стола для рабочих мест с компьютерами. Мы хотим гарантировать, что важные и конфиденциальные данные, независимо от того, хранятся ли они на бумаге или в оцифрованном виде, хранятся в безопасности, когда рабочее место пусто.

Целью данного руководства является предотвращение доступа посторонних лиц к этим данным. Кроме того, сводятся к минимуму такие риски, как потеря или повреждение. Мы руководствуемся правом на информационное самоопределение в соответствии с пунктом 1 статьи 2 в сочетании с пунктом 1 статьи 1 Основного закона.

срок действия

Эти правила распространяются на всех сотрудников компании NAME, независимо от их рабочего времени по контракту.

Методические рекомендации

Если рабочее место не используется в течение длительного периода времени, вступает в силу следующее правило: все важные и конфиденциальные документы должны быть удалены со стола и уложены в ящик или рулонный контейнер. Это также относится к носителям информации, таким как USB-накопители, компакт-диски и DVD-диски.

Любые бумажные отходы, содержащие секретную или конфиденциальную информацию, необходимо утилизировать в специально предназначенном для этого контейнере для отходов данных. Ни при каких обстоятельствах такие данные не должны попадать в корзину. В конце рабочего дня компьютерные рабочие места находятся под охраной.

Это включает в себя то, что все ноутбуки, планшеты и запоминающие устройства хранятся и запираются в ящиках или рулонных контейнерах. Соответствующие ключи не следует оставлять на ящике или контейнере для рулона. То же самое и с принтерами и факсами: не оставляйте там распечатанные данные с конфиденциальной информацией.

соблюдение

Соблюдение этого правила будет официально проверяться НАДЗОРОМ ИЛИ ОТДЕЛОМ на выборочной основе.

Игнорировать

Чтобы это постановление было успешно реализовано, всем нужно помочь. Несоблюдение этих требований приведет к дисциплинарному взысканию, которое может даже привести к расторжению.

ПОДПИСНАЯ КОМПАНИЯ, ПОДПИСЬ СОТРУДНИКА

Почему каждый офис должен отказаться от политики «чистого стола»?

Система организации и рационализации рабочего места 5S – сортировка, соблюдение порядка, содержание в чистоте, стандартизация и совершенствование – долгое время обеспечивает эффективность благодаря аккуратности и единообразию. Ее использование началось с производственных помещений; беспорядок там был вне закона, поскольку мог стать причиной ошибок и задержек, рассеивая внимание работников. Но 5S постепенно распространялась от автомобильных сборочных линий, операционных и производства полупроводников, где ее применение было оправданно,на офисные помещения, где ситуация совсем иная.

Гуру менеджмента сегодня поют дифирамбы «бережливому офису». Но в этом подходе можно увидеть очень простую ошибку. Он не учитывает те мелочи, которые делают пространство комфортным и приятным – и, если говорить на языке задач современного бизнеса, вдохновляющим и продуктивным, – и это не красивый фасад или со вкусом оформленный интерьер. На самом деле, он может иметь очень мало общего с тем, как выглядит здание.

Идея состояла в том, чтобы изучить, как обстановка в офисе влияет на производительность сотрудников и на то, как они себя ощущают. В ходе эксперимента исследователи задействовали четыре различных типа офиса.

В 2010 году психологи Алекс Хаслам и Крейг Найт из Эксетерского университета, Великобритания, воссоздали простые офисные помещения. Некоторые из них находились в лаборатории психологии, а некоторые – в коммерческом офисе. Затем Хаслам и Найт пригласили добровольцев, чтобы в течение часа они выполняли различные административные задачи, такие как проверка документов и др. Идея состояла в том, чтобы изучить, как обстановка в офисе влияет на производительность сотрудников и на то, как они себя ощущают. В ходе эксперимента исследователи задействовали четыре различных типа офиса.

Первым был бережливый офис, спартанское пространство с пустым столом, вращающимся стулом, карандашом и бумагой. Постепенно стало ясно, что аккуратность помещения действовала угнетающе. «Я чувствовал будто нахожусь в месте, где все лежит строго на своих местах», – прокомментировал один из участников, добавив: «В нем невозможно расслабиться». Наверное, это как раз то, к чему стремятся сторонники аккуратности и чистоты в офисе.

Во второй модели бережливый офис дополнился декоративными элементами. На стенах разместили большие фотографии зелени. Появилось и несколько растений в горшках. Модернистов и сторонников системы 5S может удивить, что работники смогли сделать больше в улучшенной модели офиса, и назвали атмосферу в нем приятной. Но для обычных людей результат был вполне предсказуемым.

В последних двух моделях использовались те же элементы, что и улучшенном офисе, и визуально помещения выглядели одинаково. Различие в обоих случаях заключалось в том, кто принимал решения о текущем облике офиса. Наиболее успешные офисные помещения были названы вовлеченным офисом. Как и улучшенный вариант, он предлагал одни и те же фотографии для стен и одни и те же живые растения, но участникам было предложено самим разместить эти элементы так, как они считали нужным. Они даже могли полностью убрать их, как в модели бережливого офиса, если им этого хотелось. Офис мог быть аскетичным или декорированным, или каким-либо еще – суть была в том, что у человека, работающего в офисе, был выбор.

Для последней и самой ненавистной модели экспериментаторы снова пригласили участников разместить элементы по своему желанию. Но как только это было сделано, экспериментатор вернулся и начал все переустраивать, пока офис не превратился в бережливый. Ученые назвали эту модель бесправным офисом, хотя это термин может быть слишком мягким. «Мне захотелось вас ударить», – сказал один из участников экспериментатору после того, как испытание закончилось.

Участникам пришелся по душе вовлеченный офис и не понравился бережливый и бесправный.

Вовлеченный офис имел большой успех –производительность в нем была на 30% больше, чем в бережливом офисе, и на 15% больше, чем в улучшенной модели. Это значительный результат; три человека из вовлеченного офиса почти достигли производительности четырех человек в бережливом. Улучшенный офис показал скромные успехи, тогда как бесправный офис породил низкую производительность и падение морального духа.

Хаслам и Найт задали участникам множество вопросов о том, как бы они оценили офис, в котором они работали. Людям пришелся по душе вовлеченный офис и не понравился как бережливый, так и бесправный. Участники жаловались на скуку или даже на физический дискомфорт, например, вызванный слишком высокой температурой воздуха. Неприятные чувства относились ко всем областям: если участникам не нравилось офисное пространство, они начинали негативно относиться и к самой компании, и к своим рабочим задачам.

Окружающие условия, безусловно, имеют важное значение, и декоративные элементы, такие как фотографии и растения, как правило, делали работников более счастливыми и повышали их производительность. Но еще более важным было и то, кто принимал решения, как должен выглядеть офис. Наилучшим вариантом было позволить работникам создать собственное пространство. Самым худшим–дать им свободу выбора, а затем сделать все по-своему.

Хаслам и Найт провели подробное исследование, показавшее, как важно давать работникам свободу организации своего рабочего пространства, но в этом направлении работали и другие ученые. В одном из своих исследований НАСА отправило морских биологов на работу в тесную подводную лабораторию на несколько недель – условия действительно сложные, но специалисты остались довольны. Однако, они предпочли готовить себе еду сами, а не питаться готовыми блюдами.

Психолог Роберт Соммер неоднократно убеждался, что свобода в мелочах, таких как право самому покрасить стену, помогает людям обозначить свое пространство, быть более счастливыми и повысить свою производительность.

Роберт Соммер, психолог из Калифорнийского университета в Дэвисе, не один год посвятил изучению строгих и мягких архитектурных пространств: тех, которые не могут быть изменены людьми и тех, где изменения возможны. Примерами строгих пространств стали помещения, в которых не открываются окна, невозможно изменить режим освещенности и проветривания, а стулья привинчены к полу. Самым типичным образцом строгости является тюрьма, но некоторые ее черты стали распространяться на школы, общественные места и офисы. Психолог Роберт Соммер неоднократно убеждался, что свобода в мелочах, таких как право самому покрасить стену, помогает людям обозначить свое пространство, быть более счастливыми и повысить свою производительность.

Но сторонники системы 5S из медицинского центраВирджиния Мэйсон в Сиэтле не придерживались таких взглядов. Врачи и медсестры привыкли вешать стетоскоп на крючок, но руководство придумало более аккуратное решение: ящик с надписью «стетоскоп». Медицинский персонал продолжал вешать стетоскоп на крючок. Что же делать? «В конце концов, – сказал супервайзер, – нам нужно убрать крючок».

К сожалению, повальное увлечение аккуратностью приняло глобальный размах. Сотрудники Британского департамента по сбору налогов были проинструктированы убрать все семейные фотографии и сувениры с своих столов. В BHP Billiton, крупной горнодобывающей компании из Австралии, работники обязывались поддерживать чистоту стола, как это определено в 11-страничном руководстве: «Чистый стол означает, что в конце каждого дня на нем остаются только монитор(ы), клавиатура, мышь, коврик для мыши, телефонный аппарат, одна фоторамка A5 и специальное оборудование».

Если вы хотите поставить диплом или сертификат, хорошо – но только если вы уберете фоторамку. Никаких растений. И даже не помышляйте об игнорировании правил: «Менеджеры, ответственные за порядок, будут сообщать руководителям команд обо всех нарушениях». Все эти дотошные правила основаны на логике: политика чистого стола полезна, потому что она поддерживает порядок в офисе, «чтобы создавать и сохранять рабочие места чистыми, организованными и профессиональными».

Одно дело – затачивать и расставлять все карандаши на своем столе, метафорически или буквально. Чтобы заставить кого-то еще поступать также, создаются целые системы ценностей, в которых стремление к аккуратности ставится превыше комфортной атмосферы на рабочем месте.

Об организации рабочего стола, работ и документов

У меня тоже первой была идея найти картинку, куда иконки бы вписывались органично. Либо интерьер с полками, либо какой-то конвейер. Стимпанковский. Но задачи поставлены сильнее, поэтому ищем дальше.

How to Organize your Desktop to Boost Productivity

Эта идея проста и понятна, но никак не помогает решить поставленные выше задачи. Иконок много, процесс работы над ними никак не поддержан.

Give Your Desktop A Productivity Boost With These Built-in Organisation Wallpapers

Раскрыта идея использовать рабочий стол, как инструмент для работы, где объекты не просто лежат, а проходят свой путь. В статье ещё несколько готовых картинок. Есть ещё похожая статья с аналогичной организацией в виде дорожек: Organize Your Desktop — No, Not That One!

Organize your computer desktop

Это самая эстетически приятная из найденных и тоже содержит свою идею организации работ.
Правда, во всех этих подходах мне не нравится, что на стол всё ещё можно поместить кучу иконок.

О чистоте стола

Мелкие записи перенести в ежедневник, органайзер и т.п.
Документы положить в правильное место хранения (Лоток/папка «архив», «текущий проект», «черновики», «английский язык» и т.д.)
Завершить начатое на бумажке и выкинуть её

Предлагаемая концепция

Рабочий стол используется для быстрого доступа к ключевым приложениям
На рабочий стол помещаются объекты, с которыми ведется текущая работа
Объекты перемещаются по столу в разные области в зависимости от текущего состояния работы над ними
Рабочий стол используется для навигации по долгосрочному хранилищу
На рабочем столе размещена картинка, определяющая отведённые места для документов и ярлыков.

Ярлыки запуска

Слева расположены постоянные ярлыки программ. В левом верхнем углу — Корзина. И я потом объясню почему. Если слева программ слишком много, то, во-первых задумайтесь, действительно ли они нужны каждый день, а во-вторых можете использовать два вертикальных столбца иконок. Наше решение масштабируемо.

Панель рабочих документов

Верхняя строка — самая важная. Она постоянно перед глазами, её удобнее всего использовать для текущей работы. Я предлагаю следующую структуру:
Левая треть — для временных файлов, их обработали, распечатали, дописали, отправили, скопипастили куда нужно — и отправили в корзину. Именно поэтому корзина тут же слева дня них и расположена.
Средняя треть — для текущих документов, над которыми сейчас идёт работа. По завершению они могут быть отправлены по назначению и переместиться в архив или в корзину.
Правая треть — для документов, которые задерживаются на столе для работы подольше.
Мне кажется, что современных широких мониторов как раз хватает на оптимальное для сознания количество текущих рабочих документов (задач). Но если есть необходимость, мы можем использовать два ряда и сверху.

Хранилище документов

Справа у нас будет инструмент организации долгосрочного хранения. Симметрично от Корзины в правом верхнем углу — папка «Архив» или «Склад». Туда по завершению работы над документом отправляется всё то, что жалко удалить, но лень классифицировать. Оставьте эту работу встроенным инструментам поиска по тегам и содержимому. Я до сих пор радуюсь каждый раз, когда переношу в такой архив очередной непонятный документ из текучки дел. Невозможно создать систему для всего, особенно если оно не очень нужно. Неструктурированный архив для барахла, индексация содержимого и поиск — вот легкий путь к освобождению стола и сознания. Я тут наступаю на горло песне про архив, потому что сказать хочется многое, но не всё же сразу.
Далее собственно инструмент структурирования хранилища. Нужно создать простую систему хранения файлов и вынести на стол ярлыки на ключевые точки в этой системе. То есть, полезные документы после обработки попадают не в общий архив-свалку, а в правильное место. И точки входа в такие места мы размещаем справа в ряд.

Динамика движения документов

Таким образом, динамика у нас такая: документы попадают в топ, растаскиваются в корзину влево, в архив вправо или в постоянное хранилище вправо и вниз. Появление новых объектов на столе вынуждает нас убирать со стола лишнее. Возьмите себе за правило — не иметь более 5-9 текущих документов, над которыми идёт активная работа. Остальное нужно завершать, отменять, делегировать, переносить в будущее. Да, это одна из идей — тайм-машина для файлов. Завершив работу над документом, положите его в правильное место (зелёные стрелки на рисунке выше).
Я ниже напишу про пример организации такого хранилища, а пока пара слов про оставшееся место.
TaskBar, логично завершающий симметричную картинку, поэтому я не размещаю снизу ярлыки. Однако, если мы говорим о масштабировании, то если у нас слева и сверху два ряда ярлыков, то два ряда могут быть и справа — например, для столбца постоянно необходимых документов — инструкций, схем, ссылок на проектные папки и т.д. И снизу может быть дополнительный ряд. Например, для игр и развлечений.
Вот, что получилось у меня:
Ну, и чтобы два раза не вставать, пара слов о структуре хранилища документов (папки My Documents). Мы здесь говорим об этом, потому что правая часть стола отведена под навигацию по хранилищу.

Структура хранилища

Mail — папка с локальным кэшем почтовой программы. В бекапе не нуждается. Переименую в Cache.
Music — папка с музыкой и видео для работы. Переименую в Media. В бекапе не нуждается.
Temp — папка для временных объектов при копировании и т.д.
SkyDrive — папка для всех документов, которые синхронизируются с облаком и домашним компом.

В SkyDrive лежат:
Office — офисные документы (командировки, инструкции, приказы и т.п.)
Personal — папка с личными файлами
Work — папка с рабочими файлами
Photos, Pictures — фотки, картинки
Public, Shared — папки, доступные в интернет для обмена через SkyDrive с другими людьми

Дальнейшее деление не имеет смысла описывать детально. В рабочей папке лежит архив проектов, текущие проекты, презентации и т.д. Главное — на рабочем столе есть ярлыки к ключевым точкам этой структуры. И к текущим активным проектам. Это позволяет без лишних усилий раскладывать документы в папки для долгосрочного хранения. Предлагайте в комментариях свои варианты организующих обоев и идеи их использования.
P.S. Нашёлся давний пост на Хабре на эту тему. Впрочем, там опять весь стол завален документами.
UPD: Многие рекомендуют Fences. Эта штука упоминается в статьях, но я хотел обсудить рабочий стол в чистом виде. Ещё раз хочу подчеркнуть мысль статьи: стол можно не использовать. Это всего лишь одно из приложений. Но раз уж оно есть в ДОПОЛНЕНИЕ к версионному контролю, к облачным папкам, к структуре документов (всё это можно заметить в статье), то почему бы не использовать стол как ЕЩЁ один инструмент, раз уж он всегда под рукой.

Режим коммерческой тайны: заставь NDA работать

Самый охраняемый коммерческий секрет в мире — формула рецепта “Coca-Cola” в США. Компании удается хранить его более 100 лет. Можно ли достичь такого результата охраны коммерческой тайны (КТ) в Украине. Как не переживать, что сотрудник передаст базу клиентов конкурентам, разгласит коммерческую информацию, или нарушит подписанный NDА.

Команда Icon Partners рекомендует эффективный механизм решения этой проблемы — введение режима коммерческой тайны в компании.

Одна из провальных попыток похищения коммерческой тайны “Coca-Cola” закончилась громким разбирательством в 2006 году. Трое сотрудников похитили и предложили прямому конкуренту “Pepsi” — рассказать о разработке дизайна и рецепте новой колы с ванильным вкусом за 1,5 миллиона долларов. Они получили от 2 до 8 лет лишения свободы.

В этот же день акции “Coca-Cola” на бирже упали — яркий пример, как сильно влияет КТ на репутацию компании. США защищают коммерческую тайну кодексом “Uniform Trade Secret”.

В Украине несколько способов сделать так, чтобы NDA работал и еще больше, чтобы не работал. Распространенное заблуждение — компании достаточно подписать с сотрудниками соглашение о неразглашении коммерческой тайны и спать спокойно, не беспокоясь о возможной утечке информации.

В судебном реестре зафиксирован лишь один кейс, когда удалось защитить конфиденциальную информацию (не забывайте, что любая коммерческая тайна является конфиденциальной информацией, но не любая конфиденциальная информация может быть коммерческой тайной) с помощью NDA — решение от 20.05.2020 по делу № 757/17647/19-ц. На личных страницах в Facebook и LinkedІn ответчик рассказал, что клиенты владеют компанией на Кипре. Кроме увольнения, ему пришлось выплатить штраф 10.000$. Однако случай сложно считать показательным — адвокат ответчика не явился, и решение никто не обжаловал.

Противоположных ситуаций гораздо больше. В 2019 году владелец “BINARY STYDIO LLC” подал иск в Запорожский суд о взыскании 20.000$ США за разглашение коммерческой тайны бывшим работником. В удовлетворении требований истцу отказали, поскольку он неправильно подал электронные доказательства и осуществлял давление на оппонента. Ответчик объяснялся на английском языке, которым плохо владеет, и допускал ошибки, переписывая текст с листа владельца компании (например, «Explоnation of facts» вместо правильного «Explanation of facts»).

Чтобы NDA работал, рекомендуем не просто прописывать условия на “бумажках”, но и прибегать к реальным мерам. Наглядным является украинский кейс ООО “Эргон-Электрик” против ООО “ТВК Вектор-ВС”. Истец провел экспертизы по нарушению положения, с помощью киберполиции изъял носители, которые доказывали вину оппонента. Антимонопольный комитет оштрафовал ответчика на 365.000 тысяч гривен.

Чтобы иметь доказательства в суде, нужно следовать следующим рекомендациям.
Закон о коммерческой тайне в Украине отсутствует, есть отдельные статьи в Гражданском и Хозяйственном кодексе. Но это не значит, что предприниматели уязвимы. Список локальных актов, которые “must have” в национальном бизнесе:

Указ руководителя — он приказывает тимлидам/начальникам отделов сообщить подчиненным о введении режима КТ.
Перечень информации, которая является коммерческой тайной.Сложно защищать нечто абстрактное. Члены команды должны понимать, что именно не предназначено для огласки.
Положение о коммерческой тайне, где детально описывают, как составить пароль, что и кому нельзя пересылать и тд.
Договор-обязательство, который подтверждает, что человек ознакомился с положением и обязуется его выполнять.
Non-disclosure Agreement (NDA) — договор о неразглашении информации устанавливает ответственность сотрудника за разглашение КТ и обязательства по ее охране.
Если компания хочет ввести гриф секретности, необходимо добавить соответствующую инструкцию учета документации.

Суд берет во внимание не наличие локальных актов, а реализацию на практике. Ориентируются компании на международный стандарт информационной безопасности ISO/IEC 27001.
Для сохранения коммерческой тайны и конфиденциальной информации рекомендуем использовать “политику чистого экрана” и “политику чистого стола”:

Сотрудникам строго запрещено оставлять документы без присмотра на рабочем столе.
Ноутбуки, планшеты, телефоны обязательно должны иметь надежный пароль. Важно проводить обучения, объяснять даже такие банальные вещи как пароль. Например, на сайте NordPass топ-список самых предсказуемых и взламываемых паролей: qwerty; 12345; 123456789; дата рождения и тд.

Как доказать владение и использование КТ в определенный момент, если вы всегда держали ее в секрете? Распространенная рекомендация — предоставлять шкаф с ключом, чтобы ограничить доступ посторонних. В 21 веке советуем цифровые сейфы, популярные в Европе.

WIPO PROOF — нотариальная услуга всемирной организации права интеллектуальной собственности. Отпечаток даты и времени создают на специальном цифровом файле — токене. Токены «WIPO PROOF» хранятся на серверах в Швейцарии с высоким уровнем безопасности. Появились в мае 2020 года и признаются в ста странах. Еще один популярный способ — i-DEPOT, разработанный в Бенилюксе. Сейф не подлежит никаким территориальным ограничениям. Стоимость — €37 за 5 лет или €53 за 10 лет.

Помните, для бизнеса нет ничего дороже информационных активов. Пока вы думаете, охранять информацию или нет, другие игроки рынка переманивают ваши кадры, используют сведения и зарабатывают на этом деньги. Сегодня под строжайшим секретом содержат: список книг-бестселлеров “New York Time”, соус биг-мак меню McDonald's, алгоритм поиска Google — перечислять можно бесконечно.
Многомиллиардные корпорации начинали с маленькой идеи, но грамотных решений: выстроили надежную защиту и создали условия для сохранности своих технологий и подходов.

Читайте также: