Как хранить в шкафу документы

Обновлено: 17.05.2024

Правительством планируется, что к 2024 году большинство субъектов бизнеса перейдет на электронный документооборот. На каких носителях хранить электронные документы, в каком формате, через сколько лет можно утилизировать файлы — об этом подробно в новой статье.

Кратко: что такое электронные документы и ЭДО

Немногие компании сейчас продолжают заполнять документы вручную. В основном, любые формы создаются с помощью компьютерных программ.

Для передачи в госорганы или контрагентам документы распечатываются, подписываются уполномоченным лицом и скрепляются печатью организации ( при ее наличии ).

Но можно обойтись и без этого, если данные в электронном виде подписать цифровой подписью и передать адресату с помощью ЭДО ( системы электронного документооборота ).

Цель: увеличить скорость работы бухгалтерии и организации в целом, сделать более удобным ведение и хранение документации, обеспечить конфиденциальность данных.

Электронные документы выполняют те же функции, что и их аналоги на бумажных носителях, при этом пригодны для обработки различными системами. Посредством ЭДО отчеты передаются в ФНС, фонды, другие контролирующие госорганы, идет обмен документами между клиентами и поставщиками. Сегодня уже существуют такие виды электронных документов, как

  • бухгалтерские,
  • складские,
  • перевозочные,
  • управленческие,
  • архивные,
  • кадровые.

Юридически электронный документ, подписанный ЭП, имеет ту же силу, что и документ на бумажном носителе с «живой» подписью руководителя.

Важно различать электронный документ и электронную копию (цифровой образ документа)

Требования к хранению электронных документов

Конкретных требований к процедуре хранения электронных документов законодательством не установлено. Есть закон «Об архивном деле Российской Федерации» № 125-ФЗ от 22.10.2004, но он вступил в силу почти 20 лет назад. За это время современные технологии ушли далеко вперед, и возможности составления, хранения, оборота, удостоверения документов в электронном виде сильно изменились.

В 2015 году Минкультуры выпустило приказ № 526, в котором даны рекомендации (принципы) содержания, архивирования, хранения цифровой документации . В основном, участники ЭДО опираются на этот нормативный акт, за неимением других более близких по смыслу законов.

Рекомендуем, брать нижеследующие правила за основу и адаптировать их под специфику своего предприятия.

Правила хранение электронных документов внутри организации:

  1. электронные документы передаются в личный архив на основании описей по информационно-телекоммуникационной сети (при наличии информационного цифрового хранилища у компании) или на физических материальных носителях (каждый в 2 экземплярах);
  2. основной и рабочий экземпляры одного документа должны находиться на разных физических устройствах;
  3. рекомендуемый тип хранения — PDF/A, стандарт ISO 19005-1:2005 ( базируется на описании стандарта PDF версии 1.4 от Adobe Systems Inc. );
  4. содержимое на физических носителях проверяется минимум раз в пять лет;
  5. в случае повреждения электронных данных, файлы необходимо переписать в идентичном виде на новый носитель;
  6. при перезаписи необходимо обеспечить аутентичность, полноту, достоверность, целостность и неизменность электронных данных;
  7. способ хранения электронных документов должен исключать их утрату, незаконную рассылку, уничтожение или искажение информации;
  8. в организации должно быть назначено приказом лицо, ответственное за сохранность архива электронных документов. Если его нет, то полномочия исполняет директор . При хранении данных в информационной системе организации ответственность несет руководитель IT-отдела;
  9. по запросу копия электронного документа может быть выдана в цифровом ( при помощи заверения КЭП ) или физическом формате на бумаге.

В целом, принципы хранения электронных документов организации можно заключить в один общий тезис: обеспечить надежность от утечки и утраты, создать не менее 2 идентичных экземпляров одного документа, регулярно проверять сохранность данных.

Хранение бухгалтерских документов по новому ФСБУ 27/2021

С начала 2022 года вступил в силу ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете» ( см. приказ Минфина от 16.04.2021 № 62н ).

В новом стандарте, в частности, прописаны дополнительные требования к хранению первичной документации и регистрам бухгалтерского учета .

Согласно ФСБУ 27/2021:

  • хранению подлежат только подлинники документов ( бумажных и электронных );
  • не допускается перевод бумажных документов в электронный вид для удобного хранения и уничтожение при этом всех бумажных копий;
  • хранить документы и электронные базы данных нужно только на территории РФ;
  • список лиц, которые имеют доступ к бухгалтерским документам в хранилище, определяется приказом руководителя;
  • в случае утраты первички, компания должна принять меры к ее восстановлению;
  • после истечения срока хранения, документы необходимо уничтожить.

Способы хранения электронных документов

Итак, перейдем к следующему важному вопросу: как организовать «хранилище» документов в рамках конкретного предприятия.

1. Локальный электронный архив.

Самый простой формат хранения документов, но одновременно с этим самый неудобный и небезопасный.

  • Компания создает на жестком диске локального ПК каталог файлов.
  • Электронные документы классифицируются по нужному признаку и отправляются в подходящий раздел.
  • Сотрудники имеют доступ к такому «хранилищу», любой может воспользоваться архивом, ознакомиться или скачать себе на флешку документ.

На практике такой формат хранения еще имеет право на существование, но все больше компаний отказываются от примитивных электронных архивов в пользу более современных.

2. Облачный архив.

В отличие от первого способа, документы хранятся не на жестком диске ПК (что весьма ненадежно для предприятия), а в «облаке» — архиве на удаленном сервере, с закрытым доступом.

Плюс в том, что администратор может ограничить доступ для различных категорий пользователей. Например, в локальной сети компании право просматривать и скачивать документы, включающие коммерческую тайну, финансовые ведомости, могут иметь только лица из определенного круга ( топ-менеджмент, руководители подразделений, главный бухгалтер и т. п. ).

Либо на какие-либо документы ставят защиту от редактирования и скачивания . Желающие вправе только ознакомиться с документом, но не могут его скопировать или отредактировать.

Из минусов : обязательный доступ в интернет.

3. Архив системы ЭДО .

Современный и наиболее удобный способ сохранения документов в электронном формате.

Многие компании и ИП уже сотрудничают с оператором ЭДО: с помощью систем электронного документооборота подается отчетность в госорганы, а также происходит обмен накладными, актами, договорами с контрагентами.

Все нужные документы остаются в цифровом хранилище оператора . Пользователи ЭДО могут получить доступ к архиву, который находится на сервере, из внешней сети. Так же, как и при работе с локальной сетью, допустимо ограничить право ознакомления для некоторых категорий сотрудников.

Система Астрал.ЭДО дает доступ в любое время к архивным документам: как формализованным (УПД, акты, накладные Торг-12 и др.), так и неформализованным (в формате .pdf, .png и .jpeg).

Почему хранение в системе ЭДО это удобно:

Сроки хранения и утилизации электронных документов

Электронные аналоги бумажных документов должны сохраняться на предприятии те же сроки. Напомним, какие требования установил закон:

  • счета-фактуры, первичка — 5 лет;
  • регистры налогового учета и налоговая отчетность — 5 лет;
  • квартальные финансовые отчеты — 5 лет;
  • годовые финансовые отчеты — 10 лет;
  • учетная политика предприятия — 5 лет;
  • сведения о доходах сотрудников (физлиц) — 75 лет;
  • передаточные акты, пояснительные записки — без ограничения срока;
  • все документы, связанные с ЭЦП (сертификаты проверки, сведения о ключе подписи, договор с УЦ) — 5 лет.

При этом отсчитывать срок хранения нужно не от даты самого документа, а с 1 января года, который следует за годом, когда по конкретный файл вышел из делопроизводства (п. 2 ст. 21.1 закона № 125-ФЗ).

Например, если товарная накладная подписана 01.04.2022, хранить ее следует до 01.01.2028.

Когда срок хранения документа истек, его нужно утилизировать. При этом если файл хранился на физическом носителе, его недостаточно просто отформатировать, а рекомендуется уничтожить сам носитель ( флешку, диск и т. п. ).

Если сертификат ЭП истек раньше срока хранения документа

Остается выяснить, будет ли иметь юридическую силу документ в течение всего срока хранения ( допустим, 5 лет ), если действие сертификата ЭП, которой он подписан, истекает через 1 год.

Электронная подпись в любом случае окажется невалидна раньше, чем компания сможет утилизировать документы. Это ставит под вопрос легитимность документации в хранилище.

Закон об электронной подписи № 63-ФЗ говорит, что при проверке должен быть:

  • либо действующий сертификат ЭП,
  • либо доказательства, что он действовал на момент подписания документа. Это может подтвердить оператор ЭДО, как правило, подпись содержит в себе штампы времени, OCSP-ответы, CRL-списки.

Операторы также предоставляют возможность автоматического переподписания документа ( но эту информацию нужно уточнять у разработчика конкретного сервиса, с которым вы работаете ). Система сама ежегодно переподписывает хранящиеся документы новым действительным сертификатом , таким образом, обеспечивается непрерывная легитимность.

Сервисы Астрал.ЭДО и 1С-ЭДО дают возможность не только обмениваться электронными документами с контрагентами и государственными учреждениями, но и хранить их в надежном архиве. Любые файлы всегда под рукой, в защищенном доступе и удобном формате для работы и пересылки.

Хранение документов дома: идеи, которые будут полезны каждому

Хранение документов дома: идеи, которые будут полезны каждому

Появившись на свет, мы начинаем обрастать документами и, хотя сегодня многие вопросы решаются с помощью интернета, бумажная документация по-прежнему остается важной частью жизни. Рано или поздно, каждый задумывается, как организовать порядок в доме; идеи для хранения, позволяющие не потерять ни одной важной бумаги, будут интересны всем и каждому. В статье рассказывается о практичных способах упорядочивания и хранения документов, познакомившись с которыми, вы сможете навести порядок в собственных бумажных залежах.

Почему порядок — это важно

Вопрос о том, как хранить документы дома, и идеи, помогающие его решить, будут актуальны для всех тех, кто хоть раз тратил бездну времени, пытаясь найти нужную бумагу. Но порядок нужен не только для того (хотя это ценно само по себе), чтобы необходимую документацию можно было найти в любой момент.

Ценные бумажные документы нуждаются в бережном хранении вдали от посторонних глаз. Не только их утеря, но иногда и порча оборачивается длительным процессом восстановления, неоднократным утомительным посещением различных инстанций. На восстановление может уйти уйма времени, нервов и средств.

Существует и другая причина для аккуратного хранения бумажной документации. В случае форс-мажора, когда приходится срочно покидать жилье (пожар, наводнение), из вещей стремятся спасти самое необходимое, деньги и документы. Если последние лежат неизвестно где, велик риск остаться совсем без них.


Наводим порядок: сортировка

Перед тем, как выбрать подходящий способ хранение документов дома, воспользуйтесь идеей сортировки с последующей систематизацией. Сортировка нужна для того, чтобы выявить бумаги с истекшим сроком давности.

Особенно предусмотрительные личности имеют привычку припрятывать каждую бумажку, попавшую к ним в руки, включая продуктовые чеки и справки. Стремление похвальное, но имеет обратную сторону: бумажный архив разрастается до неприличных размеров и на поиск действительно нужного документа тратится неприличное количество времени.

Срок давности бумаг варьируется от месяца и до бесконечности, поэтому имеет смысл проредить бумажные залежи, чтобы избавиться от бесполезного балласта. Информацию о сроке давности документа проще всего получить у того, кто его выдает. Постоянно (пока они актуальны) хранятся следующие типы бумаг:

  • Документы на недвижимость, машину (пока вы владелец).
  • Семейные: свидетельства о браке и рождении, завещания.
  • Касающиеся образования (аттестаты, дипломы), работы и выхода на пенсию.
  • Нотариально заверенные бумаги.
  • Касающиеся здоровья, например, выписки из больницы, результаты обследований. Корешки квитанций частных клиник, которые могут понадобиться для страховых выплат, сберегают 2 года.

Чеки на крупные и дорогие покупки сохраняются в течение срока, указанного в гарантийном талоне, в стандартном случае — 12 месяцев. Квитанции и чеки об оплате коммунальных услуг, а также услуг врача, преподавателя, адвоката необходимо сберегать 3, максимум 5 лет, после чего от них избавляются.


Систематизация

Наконец, вы избавились от бесполезных, с истекшим сроком давности, квитанций и справок. Пришло время решить, как хранить документы дома в порядке; идеи по упорядочиванию просты и предлагают три подхода к систематизации.

Чаще всего бумаги рассортировывают по категориям, логически вытекающим из сферы применения документации. В этом случае появляются следующие группы: документы на жилье, налоговые, медицинские и далее по необходимости. Отдельные категории выделяются для квитанций об оплате коммунальных услуг, а также для чеков с гарантией.

Иногда удобно хранить персонально личные документы каждого члена семьи; отдельно содержатся бумаги родителей и детей. Если в доме имеются животные, сортировка касается также и их.

В отдельных случаях хозяевам удобнее упорядочить бумаги по частоте использования:

  • Архивные (вечного хранения). Сюда помещают как документы на жилье, так и памятные вещи, например, фотографии.
  • Базовая документация. Эти бумаги нужны время от времени, поэтому их держат отдельно. Это паспорта, дипломы, сертификаты, медицинские карты.
  • Активные (текущие). Квитанции по оплате услуг, а также важные заметки, которые делаются наспех и имеют обыкновение теряться, если их сразу не поместить в определенное место.


Системы хранения

Когда дело касается вопроса хранения и порядка в доме, идеи не блещут разнообразием. Обычно хозяева выделяют выдвижной ящик или полку, где бумаги лежат безликой массой, и необходимо достать почти все, чтобы найти нужную.

Встречаются и экзотические варианты в виде катонной коробки из-под обуви или старого чемоданчика-дипломата. Многие хозяева, осознав важность порядка в документации, переходят к прогрессивным способам, в числе которых:

  • Папки с файлами. Лидирующий по простоте, удобству и порядку вариант, когда в каждой папке хранятся бумаги, отсортированные по категориям. Для удобства использования можно приобрести папки разного цвета и размера.
  • Если бумаг много, покупают вместительные папки на металлических кольцах с твердой обложкой или большие папки-портфели с отделениями. Папки можно спрятать в бюро, поставить на полке или на рабочем столе в специальном боксе.
  • Особо ценную бумажную документацию скрывают не только от чужих глаз, но и от маленьких и не в меру любопытных отпрысков. В этом случае поможет надежный шкаф или сейф; возможна аренда банковской ячейки.
  • Настольная корзина для бумаг. Практичное, удобное и многовариантное решение с разнообразным дизайном. Если бумаги должны находиться на рабочем столе, подойдет прозрачная или перфорированная модель.
  • Доска-органайзер. Также неплохая идея для хранения текущей документации, подходящая тем, кто работает за столом; стикеры и чеки всегда будут под рукой. В продаже имеются самые разные модели, от пробковых до магнитных, со всевозможным дизайном.
  • Картонные и пластиковые коробки. Нужны, если документов действительно много. Выбирайте такие модели, где папки можно хранить вертикально; папки, сложенные стопкой — не самый практичный способ.


Видео описание

О том, как организовать хранение документов в следующем видео:

Заключение

Год от года документов скапливается все больше, и нужны они оказываются чаще всего неожиданно и срочно. По этой причине рациональным решением станет их сортировка и систематизация. Существует немало способов удобного хранения бумажной документации, каждый из которых поможет навести порядок и забыть о бумажных залежах и лихорадочных поисках нужного листочка.

Все, что важно знать о шкафах для бухгалтерских документов

Российское законодательство требует хранить документы первичной отчетности (накладные, счета-фактуры, оригиналы счетов на покупку материалов) на протяжении нескольких лет после окончания отчетного периода.

Хранение должно быть организовано либо в специальном закрываемом помещении – архиве, либо в запираемых шкафах по местонахождению субъекта хозяйствования.

Металлические шкафы созданы для сотрудников бухгалтерии и других отделов: экономического, по работе с персоналом. По своему назначению бывают нескольких типов:

  1. для хранения архивной документации;
  2. для постоянно используемой и пополняемой документации;
  3. для бланков строгой отчетности, печатей;
  4. для денег, носителей электронных подписей.

Если у вас небольшая организация и арендованный офис, то о специальной комнате не может быть и речи. Здесь на помощь придут архивные шкафы.

Архивные шкафы для документов

Архивные шкафы предназначены для хранения документации с ограниченным доступом к ней. Используются в офисных и архивных помещениях. Представляют собой цельносварную или сборно-разборную конструкцию из металлического листа толщиной от 0,6 до 0,8 мм.

Двери запираются на замок начального уровня секретности и стойкости. Замки именно ограничивают доступ к содержимому, а не исключают его как, например, сейфы или шкафы других классов. Давайте попробуем подсчитать нужное количество шкафов для организации архива.

К примеру, у вас 2000 продаж в отчетном году и столько же покупок. Всего 2000 накладных на продажу, 2000 счетов-фактур, 2000 накладных на покупку, 2000 счетов-фактур на покупку, 2000 оригиналов счетов – итого 10 000 документов. В стандартной пачке бумаги размером 30х21х5см 500 - листов бумаги. Тогда для хранения отчетов за один год потребуется:

10 000 листов / 500 листов * 5 см = 100 см

полки для хранения документов стоя. Добавим к этому 10% на разделители, скрепки, сшиватели и другие лайфхаки, которыми пользуется бухгалтерия для обозначения документов. Получаем 110 см, умножим их на 5 лет хранения, итого – 550 см. Наиболее распространенная ширина архивного шкафа составляет 80 см.

С небольшими допущениями получается, что для такого состава документов потребуется около 7 полок в шкафу + 1 полка для договоров с контрагентами. Один шкаф высотой 185 см у разных производителей идет с тремя, либо с четырьмя полками. То есть для вашего архива их потребуется как минимум 2.

Теперь вы можете самостоятельно подсчитать количество архивных шкафов для вашего предприятия пропорционально уменьшая или увеличивая исходные данные в приведенных формулах.

Достоинства:

  1. Невысокая цена;
  2. Удобно использовать для большого количества документов;
  3. Небольшая масса;
  4. Сборно-разборные модели проще и дешевле перевозить.

Недостатки:

  1. Низкая устойчивость к взлому;
  2. Невысокая жесткость тонколистовой стали. Этот недостаток нивелируется в какой-то степени применением листа большей толщины и сварной конструкции против сборно-разборной.

Для хранения более ценных бумаг: оригиналов учредительных документов, договоров аренды, кредитования, лизинга, инвестиций – используют шкафы сейфового типа, которые называются бухгалтерскими.

Металлические бухгалтерские шкафы

Бухгателтерские шкафы производятся в виде цельносварной конструкции из металлического листа толщиной от 1,2 до 2 мм, отличаются повышенной надежностью и устойчивостью к взлому. В отличие от архивных шкафов имеют замок повышенной секретности и надежности. На некоторых шкафах устанавливают электронные кодовые замки.

Бухгалтерские шкафы имеют огромное разнообразие размеров и функциональных возможностей. Есть шкафы наподобие архивных для большого количества документов, есть маленькие – не больше тумбочки. Бывают с одной, двумя, тремя независимыми секциями. Так же существуют модели с внутренним запираемым отсеком для хранения денег (трейзером), носителей электронной подписи и особо важных документов.

  1. Высокая взломостойкость в сравнении с архивными шкафами;
  2. Более длительный срок службы за счет более качественной фурнитуры;
  3. Хорошая жесткость;
  4. Возможность подбора для себя оптимального варианта из огромного количества конфигураций.
  1. Более высокая стоимость;
  2. Большая масса.

Картотечные шкафы для хранения A4 и A6 форматов

Для хранения и систематизации документов в подвесных папках A4 или FoolScape используют картотечные шкафы. Производители предлагают картотеки от 2 до 5 лотков для хранения бумаг A4, до 9 лотков для документов формата A6.

При выборе изделия помимо количества рекомендуем обратить внимание на наличие антиопрокидывающего устройства, допустимую нагрузку на направляющие, возможность использования двух форматов (A4 и FoolScape).

Антиопрокидывающее устройство в целях безопасности не позволяет выдвинуть больше одного ящика, так как при выдвижении всех лотков за счет смещения центра тяжести возникает опрокидывающий момент.

Для ящиков в картотеках необходимо использовать направляющие с нагрузкой не менее 40 кг. При глубине шкафа 600 мм масса содержимого одного лотка может достигать 25-30 кг. Чтобы обеспечить достаточный ресурс работы номинальная нагрузка направляющих должна быть на 25-30% выше реальной нагрузки.

Некоторые производители выпускают картотеки только формата A4. За счет чего достигают меньшей себестоимости производства и, как следствие, меньшей цены. Если вам нужно хранить все вместе (А4 + папки FoolScape), то этот вариант не для вас.

Как бухгалтеру правильно хранить и уничтожать документы

В текущей работе организации составляют различные документы. Ими обосновываются хозяйственные операции, сделки или расходы. При этом налоговики в любой момент могут истребовать информацию, даже если она связана с деятельностью вашего партнера по бизнесу. Вот почему важно хранить все документы. О том, что нужно учесть, организуя хранение документов, расскажем далее.

Как организовать хранение документов

Порядок хранения документации состоит:

  • из организации хранения документов;
  • обеспечения сохранности документов.

За хранение документов в организации отвечает руководитель (ст. 29 закона № 402-ФЗ). Эти полномочия своим приказом он может передать другому сотруднику, например, главному бухгалтеру. В крупной компании за организацию хранения бумаг может отвечать архивариус.

Нормативные документы, регламентирующие хранение

Порядок и сроки хранения документов установлены:

  • Налоговым кодексом;
  • Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
  • Федеральным законом от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»;
  • ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете», утвержденный приказом Минфина от 16.04.2021 № 62н;
  • перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности организаций, с указанием сроков их хранения, утвержденным приказом Росархива от 20.12.2019 № 236;
  • правилами организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов, утвержденными приказом Минкультуры от 31.03.2015 № 526;
  • методическими рекомендациями Росархива от 19.07.2018 № б/н.

В последнее время в организациях расширяется электронный документооборот. Электронные документы также нужно хранить.

В этом случае обратим внимание на документ, который необязателен, но рекомендован для добровольного применения — ГОСТ Р 54989-2012/ISO/TR 18492:2005, утвержденный приказом Росстандарта от 17.09.2012 № 325-ст. Он устанавливает правила обеспечения долговременной сохранности электронных документов.

Организация хранения документов

Все документы условно можно подразделить на текущие и архивные.

Текущие — это документы, с которыми вы работаете в настоящий момент или которые имеют временный срок хранения.

Архивные — это документы, по которым делопроизводство закончено.

Правила хранения текущих документов законодательно не регламентированы. Как правило, бумаги, используемые сотрудниками в работе, хранятся в столах или стеллажах, расположенных в кабинетах.

Исключение — конфиденциальные документы. Их документооборот надо организовать отдельно, определив в локальном нормативном акте, какие документы относятся к конфиденциальным, каким сотрудникам предоставлено право с ними работать, как они получают доступ к такой информации. Кроме того, потребуется отделить конфиденциальные бумаги от обычных и отвести под их хранение специальную площадь.

Текущие документы можно хранить и в архиве. Но, как правило, там хранят документы, по которым делопроизводство окончено либо которые имеют постоянный или временный (свыше 10 лет) срок хранения.

Перед передачей дел на архивное хранение требуется провести подготовительную работу.

В связи с расширением электронного документооборота организации нужно наладить порядок хранения и таких документов. Их можно держать в электронном виде, а распечатывать по запросу, например, налоговой инспекции.

Только оцифровать все документы с целью уничтожения бумажных копий нельзя. Законодательно это запрещено. Если документы сразу оформлены на бумаге, хранить их нужно в бумажном виде в течение всего срока хранения.

Хранение бухгалтерских документов

С первого января 2022 года обязательно надо применять ФСБУ 27/2021. Он установил следующие правила хранения документов бухгалтерского учета:

  • хранить нужно подлинники документов;
  • хранить нужно документы в том виде, в котором они составлены. Если документ составлен на бумаге, уничтожить его, предварительно переведя в цифровой вид для хранения, нельзя;
  • документы и данные, содержащиеся в них, нужно хранить в РФ. Здесь же должны размещаться и базы данных бухгалтерского учета.

Обратите внимание: требование ФСБУ 27/2021 о хранении документов бухучета, содержащихся в них данных, а также о размещении баз данных на территории РФ, станет обязательным только с 1 января 2024 года (Приказ Минфина от 23.12.2021 № 224н).

Порядок предоставления доступа к документам определяет организация или ИП. При этом чтобы получить доступ к документам, об этом нужно проинформировать главного бухгалтера или другое ответственное лицо.

Хранение кадровых документов

За хранение кадровых документов отвечает кадровая служба. К кадровой относится документация по личному составу организации, а также локальные акты и иные документы, которые обязательны для исполнения всеми сотрудниками.

К документации по личному составу относятся документы:

  • о трудовой деятельности работников, в том числе на работах с вредными и (или) опасными условиями труда;
  • по учету кадров;
  • по расчетам заработной платы и других выплат;
  • по охране труда.

Хранить кадровую документацию нужно в течение сроков, установленных типовым перечнем документов.

Сроки хранения документов

Документы бухучета, бухгалтерскую, финансовую отчетность хранят не менее пяти лет после истечения отчетного года (ч. 1 ст. 29 закона № 402-ФЗ).

С 17 марта 2021 года сроки хранения регистров налогового учета, а также документов для исчисления, удержания и уплаты налогов составляют пять лет (пп. 8 п. 1 ст. 23 НК).

Другие сроки хранения предусмотрены типовым перечнем документов. Он предусматривает, что документы можно хранить:

  • постоянно. Так хранят бухгалтерскую отчетность, передаточные акты, разделительные, ликвидационные балансы и пояснительные записки к ним;
  • если документы по личному составу закончены делопроизводством после 1 января 2003 года, их хранят 50 лет, если после этой даты — 75 лет;
  • 10 лет нужно хранить документы о недостачах, присвоениях, растратах — например, справки, акты, переписку.

Кроме того, предусмотрены и специальные сроки хранения документов:

  • в течение 6 лет нужно хранить документы по страховым взносам (пп. 6 п. 3.4 ст. 23 НК);
  • 10 лет установлены для хранения документов по убыткам, которые переносят на будущее.

Сроки хранения документов зависят от их видов. Типовые сроки хранения документов смотрите в таблице ниже.

Банковские и кассовые документы

Документы на открытие, закрытие, переоформление расчетных счетов

Договоры банковского счета

5 лет после окончания срока действия договора

Первичные учетные документы и связанные с ними оправдательные документы — кассовые документы и книги, банковские документы

5 лет при условии проведения проверки

Кредитные и заемные договоры,

документы, подтверждающие предоставление кредита (займа) и исполнения должником своих обязательств

5 лет — после полного исполнения обязательств и проверки экспертной комиссией;

10 лет — с условием о залоге имущества

Документы по бухгалтерскому учету

Бухгалтерская отчетность: сводная годовая (консолидированная), годовая;

Постоянно, но не менее 10 лет

Если нет годовых, постоянно, но не менее 10 лет

5 лет после отчетного года;

По годовой бухотчетности — постоянно, но не менее 10 лет

Документы учетной политики

5 лет после замены новыми

Первичные документы и приложения к ним — корешки денежных чековых книжек, ордера, табели, извещения банков и переводные требования, акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов, квитанции, накладные и авансовые отчеты, переписка

Расчетно-платежные ведомости, расчетные листы на зарплату и другие выплаты

если нет лицевых счетов — 50 / 75 лет

Положения об оплате труда и премировании работников по месту утверждения

Документы о дебиторской и кредиторской задолженности

5 лет после погашения долга

Документы о недостачах, растратах, хищениях

10 лет (после возмещения ущерба, в случае возбуждения уголовных дел храните до принятия решения по делу)

Акты выполненных работ, оказанных услуг

Акты сверки дебиторской и кредиторской задолженности

5 лет при условии погашения дебиторской или кредиторской задолженности

5 лет после истечения срока действия

Инвентаризационные описи, акты и ведомости

Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов

Налоговые документы

Документы (справки, таблицы, сведения, переписка) о начисленных и перечисленных суммах налогов в бюджеты всех уровней, задолженности по ним

5 лет после снятия задолженности

Декларации (расчеты) организаций по всем видам налогов

Сведения о доходах физических лиц

если нет лицевых счетов — 50/75 лет

Реестры сведений о доходах физических лиц, представляемые налоговыми агентами

Книги учета доходов и расходов по УСН

Страховые взносы и пособия

Расчеты по взносам на обязательное пенсионное страхование

Трудовые договоры, служебные контракты, соглашения об их изменении, расторжении

Личные карточки и личные дела работников, в том числе руководителей

Лицевые счета работников, карточки-справки по заработной плате

О приеме, переводе, перемещении, ротации, совмещении, совместительстве, увольнении, оплате труда, аттестации, повышении квалификации, присвоении классных чинов, разрядов, званий, поощрении, награждении, об изменении анкетно-биографических данных, отпусках по уходу за ребенком, отпусках без сохранения заработной платы

О направлении в командировку работников

О дисциплинарных взысканиях

Табели, графики, журналы учета рабочего времени

при вредных и опасных условиях труда — 50 / 75 лет

Правила трудового распорядка

1 год после замены их новыми

Штатные расписания и изменения к ним:

  • по месту разработки или утверждения;
  • в других организациях

3 года после замены новыми

Отчеты работников о командировках

5 лет при условии проверки экспертно-проверочной комиссией

Согласие на обработку персональных данных

3 года после истечения срока действия согласия или его отзыва, если иное не предусмотрено федеральным законом или договором

Корпоративные документы

Протоколы, постановления, решения общих собраний акционеров и пайщиков

Реестры владельцев ценных бумаг

Выписки из реестров владельцев ценных бумаг

Переписка о начислении дивидендов

Ведомости на выдачу дивидендов

Начало срока хранения документации нужно считать с 1 января года, следующего за годом, в котором по ней закончено делопроизводство (ч. 2 ст. 21.1 закона № 125-ФЗ). По некоторым документам это правило уточнено.

Например, по счетам-фактурам годом окончания делопроизводства является год, в течение которого их в последний раз использовали при расчете НДС и при составлении отчетности (письмо Минфина от 19.07.2017 № 03-07-11/45829).

При переносе убытков на будущее нужно хранить документы, подтверждающие объем понесенного убытка, в течение всего срока, пока организация уменьшает налоговую базу (письмо Минфина от 28.01.2022 № 03-03-06/3/5632). Следовательно, срок хранения документов по убыткам составляет 15 лет. Его рассчитывают после истечения 10 лет, установленных для переноса убытков на будущее.

Срок хранения первичных документов, которые подтверждают формирование первоначальной стоимости амортизируемого имущества, нужно исчислять с момента завершения начисления амортизации в налоговом учете (письмо Минфина от 16.08.2019 № 03-03-06/1/62257).

Архивное хранение документов

Для передачи дел в архив документы надо правильно подготовить. Если под архив специально отведено помещение, к нему предъявляют особые требования (п. 2.16 правил, утвержденных приказом Минкультуры от 31.03.2015 № 526).

Архивное помещение должно быть удалено от остальных помещений организации — лабораторных, производственных, бытовых и не иметь общих с ними вентиляционных каналов. От соседних помещений архив должен быть отделен несгораемыми стенами и перекрытиями с пределами огнестойкости не менее двух часов.

Через архивохранилище не могут проходить трубы водоснабжения и канализации, технологического или бытового вывода воды.

Архивное помещение должно быть достаточно освещенным и хорошо проветриваемым, чтобы обеспечить рециркуляцию воздуха, стабильный температурно-влажностный режим, очистку воздуха от пыли и посторонних примесей. Кроме того, архивохранилище должно иметь выходы к лифтам и лестничным клеткам.

Но отводить для документов специальное помещение необязательно. Главное — хранить их в запирающихся шкафах или сейфах, которые обеспечивают сохранность документов и предохраняют от пыли и света.
Документы перед сдачей на архивное хранение надо отобрать и правильно подготовить.

Из всего массива имеющихся документов нужно выделить те, которые относятся к личному составу, имеют постоянные или временные сроки хранения. Именно эти документы подлежат архивному хранению (раздел 1.1.2 методических рекомендаций Росархива от 19.07.2018 № б/н).

Перед передачей дел в архив требуется экспертиза, которая определит ценность документа и срок его хранения. Для проведения экспертизы нужно создать экспертную комиссию. В небольших фирмах ее создают по приказу руководителя, в крупных она действует на основании специально утвержденного положения.

Дела в архив передают по описи. В результате экспертизы нужно составить отдельные описи дел по документам:

  • постоянного срока хранения;
  • временных сроков хранения свыше 10 лет;
  • по личному составу;
  • по электронным документам постоянного хранения.

Основой для составления описи дел, документов постоянного или временного срока хранения является номенклатура дел. Ее составляют на предстоящий календарный год, вводят в действие с 1 января и впоследствии корректируют.

Передачу документов в архив организации надо оформить актом приема-передачи. Его подписывают председатель и члены комиссии, а утверждает руководитель организации.

Далее необходимо организовать правильное хранение дел в архиве. Полное оформление дела на бумажном носителе предусматривает выполнение следующих действий:

  • подшивку или переплет документов дела;
  • нумерацию листов дела;
  • составление листа — заверителя дела;
  • составление внутренней описи документов дела;
  • оформление обложки дела.

Если на хранение сдают электронные дела, для их передачи тоже нужна опись.

В локальном нормативном акте организации должно быть указано лицо, ответственное за хранение архивных документов. Например, бухгалтер, секретарь или кадровик. Поручите им завести специальный журнал выдачи архивных документов. В нем нужно указывать Ф.И.О. сотрудника, который получил дело из архива, дату его выдачи и возврата. Все эти операции работник должен подтвердить подписями в журнале.

Уничтожение документов с истекшими сроками хранения

Документы с истекшими сроками хранения уничтожают. Для утилизации отбирают документы, срок хранения которых истек к 1 января того года, в котором их ликвидируют.

За уничтожение документов на фирме также должна отвечать экспертная комиссия. Она нужна, чтобы отобрать дела для уничтожения и для дальнейшего хранения.

Комиссия утверждает и согласует описи дел, документы описи и акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению. Все эти документы нужно утвердить у руководителя. После этого дела, выделенные по акту к уничтожению, можно утилизировать.

Дела на бумажном носителе, выделенные к уничтожению, передаются на утилизацию по акту о выделении к уничтожению документов, а также на основании иных документов, подтверждающих факт их сдачи на уничтожение.

Электронные дела с истекшими сроками хранения выделяют в общем порядке. После этого их ликвидируют физически или с помощью программно-технических средств, например, перезаписывают информацию на диске.

«Я на всякий случай храню все»: 8 советов, как хранить платежки и квитанции

Каждый месяц собственникам квартир приходят платежки за ЖКУ. А некоторым до сих пор приходят бумажные уведомления из налоговой.

Это истории читателей из Сообщества Т⁠—⁠Ж. Собраны в один материал, бережно отредактированы и оформлены по стандартам редакции.


У меня папка с 40 прозрачными страницами-файлами . Заплатив за текущий месяц, складываю в файл свежие бумаги, а бумаги трехлетней давности из этого файла выкидываю.

Документы за три года в хронологическом порядке и в одном месте. Мне удобно.


Сохраняю все квитанции в электронной форме в формате «2021-04-ЖКХ» , «2021-04-Капремонт» , «2021-04-Электричество» и так далее. К pdf-файлу добавляю чек об оплате из личного кабинета банка. Обычно всегда есть место, куда можно поместить чек, горизонтально или вертикально.

Раз в год 12 файлов объединяю в один и складываю в архивную папку с годом. То есть открываю папку за 2019 год, там несколько файлов: «2019-ЖКХ» , «2019-Капремонт» и так далее.

В случае чего найти нужное и распечатать не составит труда. И чеки не нужно отдельно искать и сопоставлять, что, когда и где оплачивалось.

Поначалу думал, что чеки сохранять не обязательно, есть же банковские кабинеты. Но был как-то «Связной-банк» , был «Рокет-банк» — пойди найди теперь их кабинеты.


Я плачу онлайн, банк выдает квитанцию с печатью. Делаю скрин квитанции и сохраняю в отдельной папке — в любое время могу распечатать все квитанции.


«Мос-ру» каждый месяц рассылает квитанции в электронном виде, оплачиваю через интернет-банк. Смысла хранить бумажки вообще не вижу.


У меня все квитанции за 14 лет уместились в небольшой подарочный пакет. Не мешает. Все платежки снабжены печатью, подписью и чеком. Плюс все с недавних пор попадает в ГИС ЖКХ.

Налоговые письма с платежками тоже хранятся, ведь их базы могут екнуться. Потом дольше доказывать через суды без этой макулатуры. У нас в России без бумажки ты букашка, а с бумажкой — человек.


Храню даже чеки из супермаркетов три дня. Зачем? Как-то раз любимый свежий хлеб вдруг тайно зацвел: под верхней корочкой в упаковке все ломти хлеба оказались с белым налетом.

По чеку «Перекресток» заменил хлеб. Хотя, как я поняла, магазин и без чека мог принять и заменить товар, а некачественная продукция отправляется на хлебозавод на экспертизу при наличии упаковки с реквизитами.


Коротко: я настроил фильтры в почте так, что архив формируется сам собой. К сожалению, в офлайне так не работает.

А теперь подробнее все мои правила хранения документов:


Хранить на сервере документы, которые неожиданно могут стать важными, сами хозяева этих серверов — не важно, «Гугл» или «Яндекс», — не рекомендуют в своих условиях использования, с которыми все не глядя соглашаются при регистрации. То же самое — хранить документы только на компьютере.

Лучший и самый надежный вариант — это разделять место хранения, то есть и бумага, и скан документа с резервной копией. Тогда точно будет достигнут максимальный уровень сохранности.

Ну и то, что документы эти нужны всего три года, также весьма спорно. В редких случаях может понадобиться «закопаться» и гораздо глубже этого срока.


Я на всякий случай храню все.

Вот один свежий пример. Ко мне обратилась знакомая, которая всегда платила по квитанции в срок все коммунальные и прочие платежи. Она тоже прочитала, что квитанции надо хранить три года, и выбросила все документы старше трех лет. Спустя месяц ей пришло уведомление о долге за ЖКУ — дело происходило в Москве, поэтому у нее одна квитанция на все. Она сходила в УК, и там выяснилось, что долг образовался больше трех лет назад, — на 1 января три года назад он уже был. Вполне вероятно, что или сама женщина пропустила платеж, или что-то в УК напутали, но требование о погашении долга было. Я тоже сразу же сказала, что, конечно, она никому ничего не должна: УК сама проспала долг.

А потом я решила посмотреть судебную практику. И выяснилось, что долг за ЖКУ сейчас считается три года не с момента просрочки, а с того момента, как долг выявлен. В случае со знакомой долг сразу не был виден даже УК, так как он постоянно гасился последующими платежами. Но вот УК решила подбить баланс — и на определенную дату долг проявился. А квитанции, которым больше трех лет, уже уничтожены. Доказать платеж невозможно, она платила через офис банка, чек был бумажный.

Поэтому я пока ничего не выбрасываю, но идею со сканированием возьму на заметку.

Читайте также: